Hoe een zakelijke brief te schrijven: regels en aanbevelingen

Een essentieel kenmerk van elk bedrijf isZakelijke correspondentie. Medewerkers van elke onderneming communiceren met collega's en klanten, met leveranciers en consumenten. Over het algemeen omvat de dagelijkse routine van elk kantoor zeker de deelname aan correspondentie.

Ondanks het feit dat op dagelijkse basis het merendeel van de ingehuurdewerknemers bij ondernemingen en organisaties verzenden en ontvangen talloze berichten, die niet allemaal voldoen aan de vastgestelde normen en regels bij het maken ervan. Het blijkt dat het vakkundig en correct schrijven van een zakelijke brief niet zo eenvoudig is. Er zijn een aantal vereisten en sjablonen die in de wereld worden gebruikt en die verband houden met de workflow. Ze bevatten de regels voor het schrijven van een zakelijke brief, evenals de belangrijkste punten met betrekking tot het ontwerp.

Составляя послание в стороннюю организацию или alleen een collega van een aangrenzende afdeling moet zich aan een strikte stijl houden (met uitzondering van vriendschappelijke correspondentie, waarvoor dergelijke beperkingen niet gelden). Gebruik zelfs geen woorden die te emotioneel zijn om het belang van de deal of de opwinding van de geteste producten te beschrijven. Een zakelijke brief moet duidelijk, beknopt en redelijk discreet zijn.

Het bericht moet beginnen met de geadresseerde.Als het bedoeld is voor een medewerker van een externe organisatie, moet u zeker de naam, functie van de ontvanger en zijn volledige naam vermelden. In het geval dat het document binnen het bedrijf blijft, is de achternaam met initialen voldoende (u kunt de beklede functie toevoegen).

Деловое письмо в стороннюю организацию следует uitgifte op briefpapier (ongeacht of het elektronisch of in papieren vorm wordt verzonden). Indien deze afwezig is, kunt u eenvoudig de gegevens van de afzender aangeven in de "header" van het document.

Voordat u begint met het samenstellen van de tekst, heeft u nodigdenk na over de structuur, schets de belangrijkste stellingen en doelen van het schrijven. In dit geval zal het schrijfproces veel gemakkelijker zijn. De brief moet worden afgesloten met een handtekening, die niet alleen de naam van de afzender vermeldt, maar ook de functie en de naam van het bedrijf dat hij vertegenwoordigt.

Wanneer u aan het einde een offerte aan een potentiële klant of partner stuurt, moet u zeker uw dank uitspreken voor uw medewerking en hopen op verder gezamenlijk werk.

Naast de regels die worden gebruikt in zakelijke correspondentie,er zijn ook richtlijnen. Elk document dat aan een specifieke persoon is gericht, moet bijvoorbeeld beginnen met de woorden "gerespecteerd" met de volledige naam en niet met de initialen. U hoeft geen afkortingen in letters te gebruiken, schrijf bijvoorbeeld "uv". of om de positie van de geadresseerde, zijn werkplek, te verkleinen.

Internationaal wordt als het moeilijkst beschouwddocumentcirculatie, aangezien elke staat zijn eigen communicatienuances heeft en de taal waarin u met buitenlandse partners moet corresponderen, niet altijd duidelijk is voor de briefschrijver, dus u moet gebruik maken van de diensten van vertalers. Voordat u een beroep doet op de diensten van een dergelijke specialist, moet u verduidelijken of hij weet hoe hij een zakelijke brief in het Engels moet schrijven, of dat we het hebben over een banale letterlijke vertaling. Als het de bedoeling is dat de circulatie van buitenlandse documenten constant wordt gehandhaafd, is het beter om een ​​werknemer in dienst te nemen die voldoende een vreemde taal spreekt om er een zakelijke brief over te schrijven.

In het algemeen, over hoe het document zal worden opgestelden hoe het is ontworpen, hangt grotendeels af van de uitvoering van de taak. U mag dus in geen geval het belang van zakelijke etiquette onderschatten bij het communiceren.