Om kantoorwerk goed uit te voeren,je moet weten wat een nomenclatuur is. Volgens de definitie is de nomenclatuur een lijst die is samengesteld volgens een bepaald systeem, met een opsomming van de onderdelen, materialen en constructies die bij de productie zijn gebruikt. Bij het samenstellen van zo'n lijst krijgt elk genoemd materiaal voorwaardelijk een code van cijfers, letters of een alfanumerieke combinatie - een nomenclatuurnummer.
Bij kantoorwerk is de nomenclatuur van zakeneen lijst van zakelijke documenten (of cases), gesystematiseerd naar inhoud, die worden opgesteld tijdens het werk van een organisatie. De nomenclatuur bepaalt hoe lang de papieren moeten worden bewaard en in welke volgorde ze moeten worden opgesteld. In instellingen voor voortgezet onderwijs (gymzalen) worden schooltijdschriften bijvoorbeeld nog 5 jaar bewaard door de directeur na het afstuderen van de studenten.
Hoofdfuncties
De belangrijkste taak bij het opstellen van een nomenclatuur van zaken isom het werk van het administratieve apparaat perfecter en productiever te maken, om af te komen van bureaucratische rompslomp. Snelle en hoogwaardige oplossing voor veel problemen, de activiteiten van de hele organisatie zijn vaak afhankelijk van de volgorde waarin de documenten zijn opgenomen, hoe gemakkelijk ze op aanvraag kunnen worden gevonden, hoe goed ze zijn geclassificeerd en gesystematiseerd. De juiste classificatie maakt het niet alleen mogelijk om snel met documenten te werken, maar maakt het ook gemakkelijker om met archieven en archieven te werken.
Laten we met voorbeelden bekijken wat de nomenclatuur van gevallen is en in welke richtingen deze het meest effectief is.
- Documenten organiseren - wanneer de documenten warenin ieder geval gebruikt (contracten opstellen, transacties afsluiten, strafzaak afronden, geplande afdelingsrapporten, enz.), en daarna buiten actief gebruik gingen, volgens de nomenclatuur worden ze in een bepaalde volgorde in organisaties opgeslagen. Dit geldt zowel voor papieren documenten als voor elektronische documenten die zijn opgeslagen in een computerdatabase.
- De inhoud van informatie over hoe langhet document wordt bewaard voor hoelang het geldig kan zijn. Elk geval dat in de nomenclatuur is opgenomen, heeft zijn eigen gespecificeerde voorwaarden voor het bewaren van de daarin opgenomen documenten. Hoe waardevoller en belangrijker een document is, hoe langer het meegaat. Dat wil zeggen, wanneer u met documenten in de zaak werkt, worden ze onmiddellijk geëvalueerd - een soort onderzoek naar de waarde. Het helpt ook om met de case zelf te werken.
- Beveiligen van de indexering van dossiers.De zaaknomenclatuur wordt vaak gebruikt in het documentregistratieproces, en de zaaknomenclatuurindex wordt een integraal onderdeel van het documentregistratienummer. Dit is te zien bij het opmaken van een inventarisatie, als er wordt geïnventariseerd in een productie of instelling.
- Vervult de rol van referentie in de studie van de organisatiestructuur van de instelling, enz.
- Bij kantoorwerk wordt het beschouwd als de basis voor een inventarisatie van zaken met een permanente of tijdelijke opslagperiode en archieven van documenten.
- Gebruikt als voorbeeld, een schema voor het maken van een archiefkast en een referentie voor gebruikte documenten.
Dus een goede kennis van wat isnomenclatuur en vaardigheden om ermee te werken zijn noodzakelijk in elke organisatie of instelling, in een onderneming. De nomenclatuur moet van toepassing zijn op alle documentaire activiteiten van de instelling.
Nomenclatuur classificatie
De nomenclatuur heeft zijn eigen normen en ontwerpvereisten, deze kunnen niet worden overtreden. Ze zijn uiteengezet in speciale trainingshandleidingen en instructies voor kantoorwerk.
Het is gebruikelijk om drie soorten bedrijfsnomenclatuur te onderscheiden:
- typisch;
- bij benadering;
- individueel, ontworpen voor een specifieke organisatie.
Wat is een typische nomenclatuur, het is duidelijk uit de naam - dit zijn regelgevende documenten, ze bepalen de samenstelling van zaken die worden gebruikt in organisaties van hetzelfde type.
De benaderde nomenclatuur is bedoeld voorhet vaststellen van de geschatte samenstelling van zaken die beginnen in het kantoor van de organisatie waar deze nomenclatuur wordt verspreid. Dergelijke voorbeelden van kantoorwerk zijn niet normatief, maar aanbevelend. Een onderscheidend kenmerk is dat indices worden aangegeven in documenten van dit type.
Typische en voorbeeldige administratieve nomenclaturen worden ontwikkeld door hogere organisaties voor hun ondergeschikte organisaties.
Individuele nomenclatuur - ontwikkeldspecifiek voor een specifieke organisatie en rekening houdend met de specifieke kenmerken van haar activiteiten. Een typisch of benaderend monster wordt meestal als monster genomen en de nodige wijzigingen worden daarin aangebracht.
