Klerk: taken en kenmerken van het beroep

Papierwerk is een karakteristiek gebiedactiviteiten van de meeste ondernemingen, organisaties en particuliere bedrijven, waarbij alle documentatie wordt verzameld, uitgevoerd en opgeslagen. De efficiëntie van het verkrijgen en verwerken van informatie hangt af van de juistheid en geletterdheid van het samenstellen van papers, en dit leidt tot de tijdige vaststelling van effectieve beslissingen. Dienovereenkomstig heeft het personeel van elke zakelijke entiteit een griffier, wiens verantwoordelijkheden zich uitstrekken tot documentbeheer. Wat is de verantwoordelijkheid van de griffier?

Beroepsbeschrijving

Bediende wiens taken mogenvariëren van papierwerk tot operationele beslissingen, altijd gewild op de arbeidsmarkt. Hij kan werken in elk bedrijf waar een workflow is. Tegenwoordig is elke onderneming, ongeacht de sfeer en de vorm van eigendom, volgens de wetgeving verplicht om ondersteunende documenten over activiteiten en financiën correct te hebben uitgevoerd, en het onderhoud ervan is de verantwoordelijkheid van de griffier. Ze komen naar dit beroep vanuit verwante posten: dispatcher-operator, secretaris-referent, officemanager of helpdeskmedewerker. Een goede administratieve medewerker is een onmisbare specialist en een betrouwbare hoofdassistent. De klerk, wiens verantwoordelijkheden al lang het banale papierwerk zijn ontgroeid, kan een persoonlijke assistent voor het hoofd worden. Een specialist in dit vak is in de eerste plaats een medewerker die verantwoordelijk is voor het organiseren en opslaan van bedrijfsdocumentatie. Meestal werkt hij op kantoor en wordt hij geleid door fiscale, burgerlijke en gerechtelijke wetten. In kleine bedrijven vervult de klerk, wiens taken alleen betrekking hebben op het invullen van papieren, zijn taken alleen. Het is mogelijk dat hij en de secretaris één persoon zijn. In grote bedrijven en bedrijven heeft de staat verschillende medewerkers van deze oriëntatie die papier verwerken over een specifiek scala aan kwesties.

Functionele verantwoordelijkheden van de griffier

Zijn belangrijkste verantwoordelijkheid is het documentbeheer van het bedrijf, hij:

• accepteert, correspondeert, sorteert, verstuurt alle handelspapieren en brieven;
• voert zakelijke correspondentie;
• houdt hun administratie bij in speciale tijdschriften en bewaakt de niet-openbaarmaking van bijzonder belangrijke informatie, evenals bewaakt de tijdige en correcte uitvoering van documenten;
• bereidt al het benodigde materiaal voor de leider en zakelijke bijeenkomsten voor;
• organiseert het werk van het archief.

Vereisten

De griffier moet een hoger diploma hebbenonderwijs (economisch, juridisch), soms is secundair onderwijs voldoende. De kandidaat moet vloeiend zijn in de taal, de belangrijkste regels kennen voor het voeren van handelspapieren. Dit beroep vereist van een specialist niet alleen professionaliteit en intellectuele capaciteiten, maar ook zulke persoonlijke kenmerken als nauwkeurigheid, organisatie, stiptheid, vriendelijkheid. Iemand die als klerk wil werken, moet het vermogen hebben om zich lange tijd te concentreren, een uitstekend geheugen, psychologische stabiliteit, communicatieve vaardigheden en een constructieve perceptie van kritiek. Naast persoonlijke kwaliteiten en een opleidingsdiploma heeft de kandidaat meestal andere eisen, bijvoorbeeld kennis van vreemde talen. Tegenwoordig werken veel bedrijven samen met buitenlandse ondernemingen en om misverstanden te voorkomen, moet de klerk een vreemde taal spreken, meestal is het Engels.