Žurnālisti augstu vērtē dalībupreses konferencēs, jo tās dod iespēju vispirms saņemt visatbilstošāko informāciju. Tajās piedalās lielo uzņēmumu pārstāvji, populārs cilvēks. Ir iespēja pievērst uzmanību jebkurai problēmai, ieviest jaunu pakalpojumu veidu, pastāstīt par uzņēmuma panākumiem. Galu galā preses konference ir galvenais notikums, kurā tiek risināti daudzi svarīgi jautājumi un uzdevumi. Tāpēc ir svarīgi zināt, kā pareizi organizēt pasākumu.
Lielas organizācijas ir ieinteresētasobjektīvi atspoguļo plašsaziņas līdzekļus par savu darbību, iepriekš sagatavo preses konferenču biežumu. Turklāt šādu notikumu biežums runā par uzticību presē un var radīt stabilitātes sajūtu. Vidēja lieluma organizācijām pašām ir jānosaka, kas tām būs optimāls. Visbiežāk žurnālisti tiek aicināti katru mēnesi vai reizi ceturksnī.
Ņemot vērā pasākuma galveno tēmu (stāsts par. \ Tsituācija tirgū, uzņēmuma jauno pakalpojumu prezentācija, darbības analīze ceturksnī), ir skaidri jāformulē. Tam vajadzētu likties, lai pievērstu uzmanību gaidāmajai preses konferencei.
Ir ieteicams, ka preses konference navsakrita ar rajona, pilsētas notikumiem vai nozīmīgiem notikumiem, kas var novērst ievērojamu daļu žurnālistu. Optimālais laiks preses konferences rīkošanai būs nedēļas vidus, ne vēlāk kā četri pēcpusdienā. Tāpat nevēlams, ka jūsu pasākums sakrīt ar līdzīgu iestādi.
Выбирая место, где планируется проведение preses konferencēm jābalstās uz organizācijas iespējām. Telpai jābūt pietiekami plašai, lai tajā varētu uzņemt vismaz divdesmit cilvēkus, bet, no otras puses, nedrīkst būt daudz brīvas vietas, lai neradītu notikuma nenozīmīguma sajūtu. Jums jāpievērš uzmanība tam, vai zālē ir mikrofoni, ja nepieciešams, parūpējieties par projicēšanas ekrānu klātbūtni. Ja tiek aicināti žurnālisti no televīzijas, viņiem ir jānodrošina brīva telpa kameru uzņemšanai.
Sagatavot un vadīt preses konferencinotika augstā līmenī, ir jāsastāda to plašsaziņas līdzekļu saraksts, kuru pārstāvji piedalīsies pasākumā. Divas nedēļas pirms plānotās konferences žurnālistiem tiek nosūtīti paziņojumi presei, kā arī ielūgumi, kuros norādīta pasākuma tēma, žurnālista vārds, datums un vieta. Ja adrese ir mazpazīstamā ielā, labāk uzaicinājumu iesniegt ar satiksmes diagrammu. Pasākuma priekšvakarā, lai noskaidrotu viesu skaitu, žurnālistiem jāzvana. Galu galā viņi var aizmirst par ielūgumu vai nesaņemt paziņojumu presei.
Dalībnieku reģistrācija tiek veikta pirms konferences sākuma. Vēlāk pasākuma vadītājs saņem pilnu uzaicināto žurnālistu sarakstu. Lai sarīkotu preses konferenci radīja viesmīlības atmosfēru, jums jārūpējas par tabulām žurnālistiem, uz kurām jāuzliek mediju vārdi.
Žurnālistiem, īpašsprezentāciju paketes, kas satur "izdales materiālus", kas ietver preses relīzi, runātāju sarakstu personu preses konferencē, reklāmas un reklāmas materiālus.
Preses sekretārs, kas atbild parpreses konferences, atklāj pasākumu, paziņo tā tēmu, pēc tam iepazīstina cilvēkus, kas sniedz preses konferenci. Viņa pienākumos ietilpst arī noteikumu uzraudzība. Pārstāvim jāspēj veikt dialogu. Kad sarunā rodas aizķeršanās, viņam vajadzētu aizpildīt parādīto pauzi.
Uz galda, pie kura sēž personas,sniedzot preses konferenci, ir jāizvieto zīmes ar viņu vārdiem un ieņemamajiem amatiem. Uz ilgu laiku paredzētajiem pasākumiem jums jānodrošina pārtraukums kafijas pauzei, tualetes un smēķēšanas telpu apmeklējums.
