Grāmatveži bieži ir zināminodarbojas ar dažāda veida dokumentiem. Viņiem pastāvīgi jābūt rīcībā visu nepieciešamo informāciju, savlaicīgi jāsniedz atskaites un vērtspapīri. Dažreiz grāmatvedim ir jāpārvar ievērojams attālums, lai atvestu noteiktus dokumentus. Ir zināms, ka, ja jūs to neizdarīsit skaidri noteiktā ceturkšņa periodā, tad sods neaizņems ilgu laiku. Izrādās, ka grāmatvedim vajadzētu būt ne tikai laikam, lai visu aprēķinātu un pabeigtu, bet arī jāstrādā kā kurjeram un jānogādā visi dokumenti norādītajām iestādēm, kuru ir daudz. Kā sekot tam visam?
Īpaši šādiem gadījumiem turdzīvības glābšanas līdzeklis visiem grāmatvežiem un citiem cilvēkiem, kuri meklē uzticamus veidus dokumentu nodošanai citām iestādēm. Tam, kā likums, ir nosaukums - ieguldījumu uzskaite. Kas ir šī operācija un kas tā ir?
Jūs ieradāties pastā, aizpildātpiedāvātās veidlapas, kurās pierakstāt visu nosūtāmo dokumentu nosaukumus. Pasta darbinieks rūpīgi pārbauda, vai visi dokumenti ir noliktavā. Pēc tam ar to jūs apzīmogojat aploksni un noformē savu vērtīgo vēstuli. Pēc tam uzrakstiet adresi un nosūtiet to, kā paredzēts. Lai jūsu nervi būtu pilnīgi mierīgi, varat aizpildīt vēstules saņemšanas aktu. Adresātam, saņemot jūsu ziņojumu ar vērtspapīriem, ir jāapstiprina saņemšana ar parakstu. Šī veidlapa tiks nosūtīta jums personīgi tādā pašā veidā - iesūtnē atradīsit piegādes apstiprinājumu.
Dabiski, ka ilgu laiku daudzi neuzdrošinājāsuzticiet pasta darbiniekiem pārskaitīt vērtspapīrus vai vienkārši svarīgus vērtspapīrus. Iemesls ir vienkāršs: visi atceras lietu masu ar vēstules nozaudēšanu. Tomēr šī operācija tagad ir skaidri redzama. Ja vērtīgā vēstulē esat veicis ieguldījumu uzskaiti un pēc tam nosūtījāt to uz norādīto adresi, tas ar jums nenotiks. Tieši šī procedūra aizsargā jūs no dažāda veida negadījumiem.
Tātad, kā inventarizācija tiek sastādīta vēstulē?Parasti tiek izmantota standarta veidlapa 107. To var lejupielādēt jebkurā tīmekļa vietnē, izdrukāt un aizpildīt birojā, taču pareizāk ir to izdarīt tieši pasta nodaļā. Starp citu, investīciju sarakstā ir šādas ailes, kuras jums jāaizpilda: “Investīciju saraksts” - 1 rindā, kur jāraksta standarta frāze - “vērtīga vēstule”, 2 rindā - “Kur”, kur jāraksta organizācijas adrese, kurai jūs sūtāt šo ziņu. 3. rinda - “Vārdā”. Tajā jūs rakstāt tās personas vārdu un iniciāļus, kurai ziņa ir paredzēta, tas ir, tas ir adresāta vārds.
Tad formā 107 būs tabula, kas sastāv no 4kolonnas. 1 - tas ir dokumenta kārtas numurs, 2 slejā ir nosaukums - “Objektu nosaukums” - šeit jums būs jāraksta katra dokumenta nosaukums. 3. slejā ir norādīts dokumentu skaits - šeit jūs norādāt 1 lapu, 2 vai 3 lapas. Un ceturtajā būs vērtība rubļos. Tātad katrā rindiņā ailē “name ...” uzrakstāt dokumenta nosaukumu, tad 3 kolonnās lapu skaitu un cenu 4. Visi ir pavisam vienkārši.
Pēc tabulas aizpildīšanas rakstiet -"Kopējā vērtība", piemēram, 3 loksnes, 300 rubļu. Pierakstieties slejā “Sūtītājs”. Tad rindā “Pārbaudīts” darbinieks uz amata raksta savus iniciāļus, iepriekš apskatot sūtāmo dokumentu paketi. Un tikai pēc tam vēstule tiek aizzīmogota. Uz aploksnes jūs atkal rakstāt adresi, virs pasta darbinieka piezīmēm - “Vērtīga vēstule”. Tas faktiski ir visa procedūra.
Kāpēc mums ir nepieciešams pielikumu inventārs?Fakts ir tāds, ka, ja vēstule nesasniedz galamērķi, nosūtīšanas faktu varat apstiprināt ar čeku palīdzību, kas jums tiks izsniegti pa pastu. Turklāt aresta inventārs tiks ierakstīts jūsu izmantotā pasta datu bāzē. Un tad jūs varēsit pierādīt savu nevainību, ja dokumenti nenonāks šajā vai organizācijā laikā. Lai gan tā nebūs: pielikumu inventarizācija ir uzticams veids, kā vērtīgus dokumentus pārsūtīt no sūtītāja uz saņēmēju.
