Gyakran, különösen kis szervezetekben,Az irodavezetőt rendes titkárnőnek hívják. Ez az álláspont sokkal szilárdabbnak hangzik, és az a tény, hogy az irodavezetõ feladatai különböznek a titkársági feladatoktól (bár nekik valóban nagyon sok közös van), ebben az esetben ritkán aggasztja senkit.
Mi a felelőssége ennek a munkavállalónak?Mindenekelőtt az irodavezetõ feladatai közé tartozik a dokumentumokkal való munka. Az alkalmazott elfogadja a beérkezett levelezést, regisztrálja, átadja a címzettnek, és ha szükséges, elküldi az archívumba. Emellett más alkalmazottak kérelmeit is elfogadja, aláírásukhoz benyújtja az ügyvezetõ igazgatónak, pecséttel igazolja, majd visszaadja. Az irodavezető feladatai közé tartozik a belső dokumentációval való munka: a nyomtatási megbízások és azok végrehajtása, tárolása, az archívumba küldés és a könyvelés, a kimenő levelekkel kapcsolatos munka. Ha szükséges, képesnek kell lennie arra, hogy bármilyen irodai berendezéssel együtt dolgozzon: fax, szkenner, másológép, valamint a dokumentumok beírása és nyomtatása. A helyiségek előkészítése az előadásokhoz, a találkozók jegyzőkönyvezése, a találkozó, valamint a társaság vendégeinek és ügyfeleinek fogadása szintén irodavezető feladata.
Gyakran az alkalmazottnak kell foglalkozniahagyományos titkársági feladatok: meghívott partnerek vagy menedzserek kiosztása szállodákban, foglalási szobákban, repülőjegyekben és vonatjegyekben. A cég sajátosságaitól függően maga az irodavezető képviselheti a vállalkozást az üzleti tárgyalásokon, és elláthatja a személyzeti menedzser néhány feladatát is: új alkalmazottak keresése, ösztönző és képzési programok létrehozása, állásra jelentkezés. Időnként az informatika megvalósításával, új programok fejlesztésével foglalkozik.
Az irodavezető feladatai megkövetelik a következő ismereteket:
- Törvényhozó törvények és rendeletek, amelyek a társaság jogi, információs, vállalkozói tevékenységeit szabályozzák.
- A menedzsment, marketing, vállalkozói és üzleti alapok.
- A szociológia, a pszichológia, az üzleti kommunikáció etikája, a munka az alkalmazottakkal és a nyilvánossággal.
- Az üzleti javaslatok, jelentések, tervek, szerződések és megállapodások összeállításának folyamata.
- A menedzsment alapjai, az ergonómia és a munkavédelem alapjai.
A felsorolt feladatok mellett feladatokaz irodavezető magában foglalja a leltározás elvégzését az irodában és a munkához szükséges kellékek (írószerek, papír és egyéb kiegészítők) biztosítását, amelyek a munkavállalók munkájához szükségesek. Ezenkívül köteles nyilvántartást vezetni ezekről az anyagokról, gondoskodni azok kiadásáról, meghatározni az ellátás fogadásának eljárását, megszervezni és nyomon követni a szállítások kifizetését. Az irodavezető feladatai közé tartozik az irodai berendezések állapotának figyelemmel kísérése, amely magában foglalja: azonnali elhívást a mester javítási munkákra, a fogyóeszközök (például patronok) időben történő cseréjét, ha a javítás nem lehetséges, az irodai berendezések cseréjét.
A vállalatban elfogadott szabályoktól függőenaz irodavezető mérete vagy fogadja a hívásokat és faxokat, továbbítja azokat a megfelelő alkalmazottnak, faxokat küld és felhívja az ügyfeleket és a partnereket, vagy ellenőrzi a titkárok munkáját, beleértve a beszéd kultúrájának figyelemmel kísérését is. Ezenkívül az irodavezető feladatai közé tartozik maga az iroda egészségügyi állapotának figyelemmel kísérése, ütemezett javítások megszervezése, a műszaki személyzet felhívása a meghibásodások kiküszöbölésére (például lámpák cseréje vagy kapcsolókapcsolók).
Általában ez a lista növekedhet vagya munkavégzés helyétől függően zsugorodik. Ezért az interjú szakaszában meg kell kérdezni, hogy mit csinál az irodavezető (a vállalat alkalmazottjának munkaköri feladatai).
