Milyen szerepet tölt be a beszerzési vezető?

Gyakorlatilag egyetlen vállalkozás sem -ipari vagy kereskedelmi - nem anyagi erőforrások nélkül. Szükségesek az egész vállalat zavartalan működéséhez, és az ellátási vezető felelős a rendelkezésre állás biztosításáért. Mik a szakember szakmai feladata?

A beszerzési vezetőnek biztosítania kell a szükséges árucikkek rendelkezésre állását, az előállítási nyersanyagokat, a szolgáltatások teljesítéséhez szükséges anyagokat.

Részben akkor tudja ellátni a raktáros funkcióitismerni kell a raktárkészletek állapotát, nyilvántartást vezetni az átvételről és a kiállításról. A legtöbb modern gyárban azonban a beszerzési vezető nemcsak a rendelkezésre állásért, hanem a szállításokért is felelős. Neki kell megbízható partnereket találnia, akiktől a vállalat árakat vagy alapanyagokat vásárol megfizethető áron. Tisztában kell lennie a vállalkozás igényeivel és teljesítményével. Egyes vállalatoknál a beszerzési menedzser vevőként (vevőként) is jár. Vagyis nemcsak beszállítókat keres, hanem a vállalkozás anyagi támogatásának teljes eljárását is lefolytatja, az igények kiszámításától a raktárkezelésig.

Készül a beszerzési vezető utasításkülön-külön, az iparágtól és a személyzet számától függően. A nagyvállalkozásoknál több ilyen szakember van, akik mindegyikük felelős egy bizonyos árucsoportért. Például az egyik csak nyersanyagokkal, a másik irodai anyagokkal foglalkozik. A harmadik felelős a gazdasági támogatásért: a szappan, tisztítószerek, tea, kávé és

háztartási készülékeket is. A könyvelés, a garanciális szolgáltatás, az értékcsökkenés, a leltár, a leírás szintén a felelősségi körébe tartozik.

A beszerzési menedzser is felelősminőségi áruk szállítása. Vagyis a panaszos eljárások, a házasságkötés, a késések, a szállítás is részét képezhetik kötelességeinek. Ezenkívül az ilyen szakembernek helyesen kell végrehajtania bármely tranzakcióját: el kell fogadnia egy számlát, fizetnie (vagy átutalást fizetnie a számviteli osztálynak), kérelmet kell benyújtania, alá kell rendelnie. A beszerzési menedzsernek, akinek felelőssége elsősorban az iparágtól és a termelés nagyságától vagy a kereskedelem mennyiségétől függ, folyamatosan figyelnie kell az áruk raktárban való rendelkezésre állását. Ez a funkció különösen fontos az ipari vállalkozások számára. Minden leállás hatalmas veszteséget jelent a vállalat számára. A beszerzési menedzsernek biztosítania kell az alapanyagok, valamint például az alkatrészek vagy a fogyóeszközök rendelkezésre állását vagy megszakítás nélküli ellátását. Egy ilyen szakember kapcsolatot tart az összes részleggel - mind a könyveléssel, mind a közvetlen vezetéssel, valamint a raktárosokkal, sofőrökkel, szállítmányozókkal. A vállalkozáson kívül az első olyan személy, aki kapcsolatba lép a beszállítókkal és a vállalkozókkal, ezért rendkívül fontos, hogy képes legyen fenntartani a jó kapcsolatokat és kompetens tárgyalásokat folytatni.

Ha a vállalat importtal foglalkozik, akkor egy ilyen szakembertől megkövetelhető az idegen nyelv, valamint a nemzetközi szállítás és az áruk vámkezelésének elveinek ismerete.

A számítógépes programok ismeretének nem szabadcsak irodai alkalmazásokra korlátozódik. Kívánatos, hogy egy ilyen szakember képes legyen mind a számviteli bizonylatokkal, mind a fuvarokmányokkal dolgozni. A beszerzési menedzser a cég egyik kulcspozíciója. Ez a szakember hatalmas felelősséggel tartozik az üzem megfelelő működésének biztosításáért.