Angolból lefordítva „időgazdálkodás” -idő beosztás. Nyilvánvaló, hogy valójában lehetetlen irányítani. Ez a munka- és személyes idő szabályos felhasználását jelenti, percekben, órákban, napokban, hetekben számolva. Az időgazdálkodás számviteli és működési tervezés.
Az időgazdálkodás filozófiája és gyakorlata viszonylag új tudomány, amely csak a huszadik század 80-as éveiben vált világszerte népszerűvé. Még mindig sok mítosz és tévhit kering körülötte.
Az alapok
Megpróbál egy időgazdálkodási programot megvalósítaniFontos megérteni, hogy a rendszer érthető és nem mindenki számára hozzáférhető, és ennek megfelelően nem mindenki fogja elfogadni és asszimilálni. Ha az ember céltalanul él, nem törekszik semmire, és az idő nehezedik rá, akkor ő és az időgazdálkodás két ellentétes dolog. A termelékenység érdekében dönteni kell arról, hogy a tudományt tanuló személy milyen célokat követ. Az időgazdálkodás 4 pillére:
- idő optimalizálás;
- a nap megtervezése;
- időmérés;
- motiváció szervezése.
Miután megértette mindegyikük működési elveit, nemcsak a maximális hatékonysággal lehet dolgozni, hanem az egészséget, az erőt és a jó elmét is megőrzi.
Dwight Eisenhower Mátrix
Időgazdálkodási tanfolyamokon kezdőknek, oktatóknakAz Egyesült Államok 34. elnöke által kidolgozott mátrix használata javasolt. Eisenhower úgy vélte, hogy a gyors navigáció és a rangsorolás képessége nélkülözhetetlen készség egy sikeres ember számára. Az államfő az ügyek végtelen körforgásában idejét optimalizálni próbálta egy olyan mátrixot, amely a következő elv szerint működik: „Nem minden fontos ügy sürgős, nem minden sürgős ügy fontos.” Ez egy vizuális segédeszköz az időgazdálkodáshoz anyák és üzletemberek, építők és művészek számára, lehetővé téve az erőforrások hatékony tervezését és ésszerű elosztását.
A működés elve
A mátrix akkor lesz gyümölcse, ha a célok reálisak és helyesen vannak kitűzve. A következő feladat elvégzése előtt két kérdésre kell válaszolnia:
- Fontos?
- Ez sürgős?
A rájuk adott válasz alapján 4 esettípust különböztetünk meg:
- Fontos sürgős.
- Lényegtelen sürgős.
- Nem sürgős fontos.
- Lényegtelen, nem sürgős.
Az élet folyamatosan sürgős dolgokat sodor felénk.Ami fontosságukat illeti, mindenki megadja a saját választ. A sürgősségről szólva megállapíthatjuk, hogy ez a kritérium objektív. Például egy osztálytárs, akit 5 éve nem láttál, felhívott, és megkér, hogy egyeztessen időpontot a rokonával, és segítsen neki munkát találni. Fontos? Sürgősen? Összhangban van a céljaival? Melyik típus?
Fontos sürgős
Az ilyen feladatokat azonnal el kell végezni.Létfontosságúak, és közvetlenül kapcsolódnak életcéljaihoz. Minden időgazdálkodási gyakorlat a való életből származik; sürgős ügyek előre nem tervezve, és gyakran az Ön hibájából merülnek fel. Például gondozásra szoruló gyermek, egészségi állapot romlása, munkahelyi nehézségek stb.
Feladatkezelési technikák ismerete ésaz illetékes tervezés minimálisra csökkenti a sürgős fontos ügyek számát. Ha a feltétel nem teljesül, és a semmiből felhalmozódnak a sürgős ügyek, érdemes még egyszer átgondolni a közeljövő céljait, és szigorítani az önfegyelmet.
A megbízhatóság a fontos sürgős ügyek fő forrásaüzleti Az, hogy nem tudunk nemet mondani, olyanná tesz bennünket, akikre mások átruházzák fontos sürgős vagy nem sürgős feladataikat. Az elutasítás nehézségeinek okai különbözőek lehetnek, de össze kell fogni, és határozott akaratú döntést kell hozni. Hivatkozzon saját sürgős dolgaira, kérjen szünetet, vagy jelezze az Önnek megfelelő időkeretet, ajánlja fel másik munkatárs (asszisztens, partner, stb.) megbízását a megbízás elvégzésére. Tegyél fel egy váratlan kérdést a felbujtónak: mit tehet? A legfontosabb, hogy ne tévessze szem elől a célt. Fontos megérteni, hogy a sürgős és fontos feladatok folyamatos végrehajtása maximális koncentrációt és elhivatottságot igényel, ami a közeljövőben a jólét romlásához vezet. Nincs időnk megállni, átgondolni a történteket, értékelni az eredményt, a végén egyszerűen kiégünk.
Fontos, nem sürgős
A leírt viselkedés, amikoridőgazdálkodás - időgazdálkodás, olyan feladatok listáját tartalmazza, amelyek végrehajtása során nyugodt és körültekintő lehet. Van időd átgondolni minden lépést. Kiváló lehetőség ez a megszerzett elméleti tervezési ismeretek gyakorlati alkalmazására.
Szakértők azt mondják, hogy az emberek építikvállalkozás vagy karrier ezen elv szerint érjen el kiemelkedő eredményeket. Az időtartalék lehetővé teszi a kérdések alapos és értelmes megközelítését, teljes körű tervezést, a köztes eredmények értékelését és jellemzését, valamint rugalmasságot.
Ebbe a csoportba tartoznak a kapcsolódó esetekszükséges rutin: edzés, saját egészség megőrzése (napi rutin betartása, táplálkozás, betegségmegelőzés stb.). Ne hanyagold el az időt, mert... A fontos, nem sürgős ügyek sürgőssé válhatnak.
Lényegtelen sürgős
Az extrém időgazdálkodás szabályai szerint mindenki kell őket zárni a mindennapi életből, mert... elterelte a figyelmét a fontos sürgős és nem sürgős feladatok elvégzéséről. Gyakori nem fontos feladatok: felesleges értekezletek, hosszú telefonbeszélgetések, berendezések javítása/beállítása. Azok a feladatok, amelyeket az ember ebben a szakaszban maga elé tűz, gyakran mások kompetenciájához, szakmai felkészültségéhez kapcsolódnak, ezért célszerű ezeket delegálni. Például, ha elromlott a hűtőszekrénye, miért töltene órákat azzal, hogy elolvassa az utasításokat, videókat néz a javításról, és sikertelenül próbálja meg visszaállítani a korábbi működését, amikor gyorsan kapcsolatba léphet egy technikussal, és rábízhatja a munkát? Akkor lesz idő a valódi sürgető problémák megoldására, amelyek figyelmet igényelnek.
Nem sürgős lényegtelen
A válasz a kérdésre az időgazdálkodásban, mint mindenki másnállépést tartani az ilyen feladatok mindennapi életből való teljes kizárásában rejlik. A szabadidő könyörtelen felfalói. Ha az előző mezőny helyzetei kissé elvonják a figyelmet a fő célokról, akkor a nem sürgős, lényegtelen ügyek negatív hatásfokkal járnak. Mindenki kedvenc közösségi hálózatairól beszélünk, az Instagramról, a Facebookról stb. a hírfolyam céltalan görgetésével, üres levelezéssel a barátokkal, tévésorozatok hosszas nézésével, számítógépes játékokban való „lógással”.
Az ilyen feladatok könnyűek és nem kötelezőek. Legfőbb káruk abban rejlik, hogy észrevétlenül blokkolják a fontos feladatok természetes menetét.
Ha a cél egyértelműen megfogalmazott és konkréthatáridők, a negyedik típusú ügyeknek minimális időt kell igénybe venniük, vagy ami még jobb, teljesen ki kell zárni. Nem szabad önfeledten belemerülnie a munkába anélkül, hogy megpihenné magát. Az „idő az üzletre, idő a szórakozásra” szabály itt releváns.
Az Eisenhower Mátrix az élet bármely területén alkalmazható: legyen szó az újévi ünnepekre készülő anyák időgazdálkodásáról vagy egy élethosszig tartó projektet megvalósító nagyvállalat szakemberéről.
Ha a célok helyesen vannak kitűzve, erős az önbizalom, erős a cselekvési motiváció, akkor ne merüljenek fel nehézségek.
Az alábbiakban felsoroljuk azokat az időgazdálkodási módszereket, amelyek segítenek optimalizálni a különböző prioritású feladatokat.
Tanulj meg nemet mondani
A jó nevelés és a visszafogottság nem engedile kell mondanunk arról, hogy céltalanul hallgassuk a szomszédok történetét egy viharos hétvégéről, egy nem tervezett látogató fogadásáról vagy valaki más problémájának megoldásában való részvételről. Az extrém időgazdálkodás az ilyen helyzeteket „időpazarlónak” nevezi, amelyet hatékonyabban lehetne felhasználni. Az elutasításról szóló döntés meghozatala olyan felelősség, amelyet egyszer s mindenkorra fel kell vállalnia. Erőfeszítései jutalma nagy mennyiségű idő áll majd rendelkezésére.
A szekér és a ló szabálya
Gondoltál már arra a tényre, hogyÉrtékes időt vesztegetsz valamire, ami már rég értelmét vesztette? Megszokásból végez olyan munkát, amelyre már nincs szükség az eredmények eléréséhez? A szakértők szerint a nők időgazdálkodása ennek a kérdésnek a megoldásán alapul. A munkarendet szisztematikusan felül kell vizsgálni a nem informatív jelentések és hasonlók eltávolítása érdekében.
Az érthetőség kedvéért képzeljük elegy szekeret húzó ló. Ahogy a kocsi mozog, megtelik új rakományokkal, és minden megtett kilométerrel egyre több lesz. Valóban meg kell várni, amíg az állat kimerül, és megpróbál túl nagy terhet húzni? A legtöbb ember (többségük nő) biztos abban, hogy a jó munka kemény munkát jelent. Egyre több feladattal terhelik magukat, munka után maradnak, és nem bánják az ott eltöltött hétvégét. Az ilyen altruizmus eredménye a munka hatékonyságának csökkenése és az „érzelmi kiégés” lesz, amikor az, amit csinálsz, elveszti értelmét.
Fontos megtalálni a kényes egyensúlyt a magánélet és a mozgalmas élet között. Ez a legjobb motiváció az időgazdálkodás (time management) tanulására és gyakorlására – önfejlesztésre, önfejlesztésre való törekvésre.
"Eni egy elefántot"
A legnehezebben megoldható feladatok az összetett feladatok.világviszonylatban. Legfőbb bajuk az, hogy nem egyhamar lesz látható az eredmény, de most keményen kell dolgozniuk. Az időgazdálkodási programokban metaforikusan „elefántoknak” nevezik őket. Nem lehet majd egy mozdulattal megbirkózni az egész „elefánttal”. Hogy megszabaduljon tőle, a problémák töredékes megoldását javasolják - az állatot „steakekre” osztják. A daraboknak olyan méretűeknek kell lenniük, amelyek optimálisak az egyidejű „evéshez”, kényelmetlenség és negatív érzelmek nélkül.
Egy példa a nők időgazdálkodására:Mindenki „kedvenc” tavaszi nagytakarítása több kisebb szabású tevékenységre osztható: még ma válogatja át a szekrények tartalmát, és halassza holnapra az ablakmosást. Így minden lépéssel könnyebb lesz előrelépni.
A fő probléma az „elefántok” neveléseTöbb tonnát magunk kezelünk. Ez akkor történik, ha fontos dolgokat későbbre halaszt. Még ha gondolunk is egy feladatra, de nem kezdjük el, az „elefánt” megnő.
Amikor nincs más hátra, mint megoldani a problémát,Kiderült, hogy ez nem is olyan bonyolult. A hosszan tartó tétlenség eredménye az elpazarolt potenciál és sok negatívum. És csak a munka teljes befejezése hoz pozitivitást és energiát az életbe.
Svájci sajt technika
A fő különbség a „sajt” és az előző módszer közöttidőgazdálkodás egy probléma megoldásában nem „fejtől farokig”, hanem tetszőleges sorrendben. Célszerű a könnyen megközelíthető területekkel kezdeni, amelyek megoldása pozitív hangulatot ad és növeli az önbizalmat. A kis lyukak napi „rágása” a sajtban észrevétlenül a teljes elfogyáshoz vezet.
Tipikus példa: amikor elkezdett írni egy cikket, a szerző bizonyos szempontokat jobban tanulmányozott, mint másokat, vagy egyszerűen érdeklődik a téma iránt. Ezzel a témával el kell kezdenie papírra vetni gondolatait.
A maximális munkahatékonyság elérése érdekében a leírt módszereket kombinálva kell alkalmazni. Kombinációjuk egyéni lesz a kitűzött céloktól és a tevékenység sajátosságaitól függően.
