Popis gotovine uključujeprovjera usklađenosti raspoloživog novca i iznosa naznačenog u izvještavanju. Takvo usklađivanje redovito se provodi u poduzeću, učestalost određuje šef organizacije i utvrđuje se u njegovoj računovodstvenoj politici.
Popis gotovine na blagajni obvezujeblagajnik za vrijeme pomirenja, prestati izdavati novac i primati dokumente za plaćanje. Uz to, blagajnik je osobno odgovoran za sigurnost novčanica i ispravnost cjelokupne dokumentacije. Blagajna tvrtke ne smije držati osobne stvari na radnom mjestu, posebno novac. Sav višak iznosa naplaćuje komisija za popis i ne može se povratiti. O tome mora biti obaviještena financijski odgovorna osoba prilikom stupanja na dužnost.
Provodi se popis sredstavaposebno organizirana komisija za popis na temelju naredbe čelnika poduzeća. Ova komisija uključuje glavnog računovođu, predsjednika uprave poduzeća i naravno financijski odgovornu osobu. Ako je potrebno, komisija uključuje neovisne revizorske kuće koje kontroliraju nepristranost i ispravnost ovog postupka. Kao rezultat toga, popunjava se akt provjere zaliha.
Prije početka pomirenja blagajnik morasastaviti posljednje izvješće o gotovini, a zatim napisati potvrdu da su svi dokumenti o plaćanju predani komisiji uz ispunjenje pravila. Tek nakon poštivanja formalnosti, komisija za popis započinje provjeru dokumenata. Prije svega provjeravaju se ispunjeni dokumenti u odnosu na utvrđene uzorke i nadzire se ispravnost popunjavanja glavnih registara. Posebna pažnja posvećuje se blagajničkoj knjizi, jer svi unosi u nju moraju biti potkrijepljeni primarnom dokumentacijom. Uz činjenicu da knjiga mora biti pravilno uokvirena, mora imati i odgovarajući izgled, odnosno provjerava se prisutnost pečata, svih potrebnih potpisa, vezivanja i paginacije.
Na blagajni svake tvrtke postoji ograničenjegotovina čiji je višak dopušten samo u slučaju izdavanja plaća, putnih sredstava, naknada i stipendija. Iznos koji premašuje ograničenje koje je naznačila banka koja servisira može biti na blagajni samo s dokumentima koji potvrđuju njegovu svrsishodnost i to u razdoblju ne dužem od tri dana. Nakon provjere dokumentacije i poštivanja pravila njenog održavanja od strane blagajne, gotovina se preračunava.
Metodologija za reviziju sredstava
Sve novčanice preračunavaju se na novčanicu.U pravilu su priloženi iznosi znatni, pa je komisija dužna sastaviti popis kako bi utvrdila iznos novčanica svake nominale. Ovaj dokument, kao i akt o popisu, moraju potpisati svi sudionici provjere. Na temelju rezultata ponovnog izračuna može se prosuditi postoji li višak ili nedostatak. Podaci o ovom pitanju naznačeni su u aktu s potpisom financijski odgovorne osobe.
Blagajna je dužna sve objasniti u pisanom oblikuutvrdio kršenja i podnio izvješće povjerenstvu. Kada je popis sredstava završen, izrađuje se završni akt s detaljnim opisom rezultata. Obično se popunjava u nekoliko primjeraka, jer se jedan predaje financijski odgovornoj osobi kao dokaz u slučaju neslaganja s povjerenstvom, a drugi se šalje računovodstvu. Povjerenstvo mora izvijestiti predstojnika o obavljenom radu i njegovom rezultatu.
Popis sredstava trebaprovodi se svaki put kad se blagajnik otpusti i zamijeni drugim zaposlenikom. U tom se slučaju akt o rezultatima provjere sastavlja u tri primjerka. Jedan se daje blagajni, drugi se daje podnositelju zahtjeva za njegovo mjesto, odnosno zamjenskom zaposleniku, a treći se, kako bi trebao biti, šalje u računovodstvo.
