एक्सेल में वेयरहाउस अकाउंटिंग। वेयरहाउस अकाउंटिंग को स्वचालित करने के लिए एक सरल कार्यक्रम

एक्सेल में वेयरहाउस अकाउंटिंग किसी भी ट्रेडिंग कंपनी या निर्माण संगठन के लिए एक उत्कृष्ट समाधान है, जिसे उपयोग की जाने वाली सामग्री, कच्चे माल और उपयोग किए गए उत्पादों की मात्रा पर नज़र रखने की आवश्यकता होती है।

कौन स्प्रेडशीट मदद कर सकता है

बड़ी फर्में तैयार किए गए अधिग्रहण करती हैंइलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में समाधान। हालांकि, वे काफी महंगे हैं, और कुछ जटिल कार्यक्रमों में गोदाम में काम करने के लिए उच्च वेतन वाले एक योग्य कर्मचारी को काम पर रखने की आवश्यकता होती है। यह स्टार्ट-अप या छोटी कंपनियों की शक्ति से परे है। सौभाग्य से, एक रास्ता है और आप एक्सेल स्प्रेडशीट का उपयोग कर सकते हैं। यह इलेक्ट्रॉनिक उपकरण, जो लोकप्रियता में वर्ड ऑफिस प्रोग्राम के लिए केवल दूसरा है, में कार्यक्षमता है जो वेयरहाउस अकाउंटिंग समस्याओं को हल करने के लिए काफी पर्याप्त है।

कई महत्वपूर्ण नियम

जिन लोगों को इस सवाल में दिलचस्पी है कि आचरण कैसे करेंवेयरहाउस अकाउंटिंग, को शुरुआत से ही अपने कंप्यूटर प्रोग्राम बनाने के मुद्दे पर गंभीरता से विचार करना चाहिए। इस मामले में, शुरू से ही निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

• सभी निर्देशिकाओं को शुरू में बनाया जाना चाहिएयथासंभव सटीक और विस्तृत। विशेष रूप से, किसी को माल के नामों के सरल संकेत के लिए खुद को सीमित नहीं करना चाहिए और लेख, कोड, समाप्ति तिथियों (कुछ प्रकारों के लिए), आदि का भी संकेत देना चाहिए।
• ओपनिंग बैलेंस आमतौर पर मौद्रिक संदर्भ में तालिकाओं में दर्ज किए जाते हैं।
• क्रोनोलॉजी का पालन करना और खरीदार को शिपमेंट से पहले गोदाम में कुछ सामानों की प्राप्ति पर डेटा दर्ज करना आवश्यक है।
• एक्सेल तालिकाओं को भरने से पहले, इन्वेंट्री लेना अनिवार्य है।
• इसके लिए यह जानकारी प्रदान करनी चाहिए कि अतिरिक्त जानकारी की क्या आवश्यकता है, और इसे दर्ज करें, ताकि भविष्य में आपको प्रत्येक सामान के लिए डेटा को स्पष्ट न करना पड़े।

एक्सेल में वेयरहाउस अकाउंटिंग: सामान्य सिफारिशें

इससे पहले कि आप अपने वेयरहाउस को सुचारू रूप से चलाने के लिए स्प्रेडशीट डिज़ाइन करना शुरू करें, बारीकियों पर विचार करें। इस मामले में सामान्य सिफारिशें इस प्रकार हैं:

• निर्देशिकाओं को संकलित करना आवश्यक है: "खरीदार", "आपूर्तिकर्ता" और "वस्तुओं के लेखांकन के बिंदु" (छोटी कंपनियों को ज़रूरत नहीं है)।
• यदि उत्पादों की सूची अपेक्षाकृत स्थिर है,तब आप तालिका के एक अलग शीट पर डेटाबेस के रूप में उनके नामकरण को बनाने की सिफारिश कर सकते हैं। भविष्य में, व्यय, आय और रिपोर्ट को इसके लिंक से भरना होगा। शीर्षक "नामकरण" के साथ एक एक्सेल स्प्रेडशीट में एक शीट में उत्पाद, उत्पाद कोड, उत्पाद समूह, माप की इकाइयां, आदि का नाम होना चाहिए।
• PivotTable टूल का उपयोग करके रिपोर्ट तैयार की जाती है।
• गोदाम पर माल (उत्पादों) की प्राप्ति "आगमन" शीट पर दर्ज की जानी चाहिए।
• आप वर्तमान स्थिति को ट्रैक करने के लिए शीट "उपभोग" और "शेष" बनाना चाहते हैं।

हम डायरेक्टरी बनाते हैं

नेतृत्व करने के लिए एक कार्यक्रम विकसित करनाएक्सेल में वेयरहाउस अकाउंटिंग, किसी भी नाम से फाइल बनाएं। उदाहरण के लिए, यह "वेयरहाउस" की तरह लग सकता है। फिर हम संदर्भ पुस्तकों को भरते हैं। उन्हें कुछ इस तरह दिखना चाहिए:

सुर्खियों को भागने से रोकने के लिए, उन्हें ठीक करने की आवश्यकता है। इस उद्देश्य के लिए, एक्सेल में "व्यू" टैब पर, आपको "फ्रीज एरिया" बटन पर क्लिक करना होगा।

तालिका "खरीदार" बिल्कुल समान दिखती है।

सुविधाजनक और आंशिक रूप से स्वचालित प्रदान करेंयदि आप इसमें माल जारी करने के बिंदुओं की एक सहायक निर्देशिका बनाते हैं, तो कार्यक्रम नि: शुल्क स्टॉक को नियंत्रित करने में सक्षम होगा। सच है, यह केवल तभी आवश्यक होगा जब कंपनी के कई आउटलेट (गोदाम) हों। उन संगठनों के लिए जिनके पास एक मुद्दा बिंदु है, उनके लिए ऐसी निर्देशिका बनाने का कोई मतलब नहीं है।

खुद का कार्यक्रम "वेयरहाउस": एक शीट बनाएं "आगमन"

सबसे पहले, हमें आइटम के लिए एक टेबल बनाने की जरूरत है। इसका शीर्षक "उत्पाद का नाम", "क्रमबद्ध करें", "माप की इकाई", "विशेषता", "टिप्पणी" जैसा दिखना चाहिए।

फिर:

• हम इस तालिका की श्रेणी का चयन करते हैं।
• "ए" नाम वाले सेल के ठीक ऊपर स्थित "नाम" फ़ील्ड में, "टेबल 1" शब्द दर्ज करें।
• सप्लायर शीट पर संबंधित रेंज के साथ भी ऐसा ही करें। इस मामले में, "तालिका 2" इंगित किया गया है।
• इनकमिंग और आउटगोइंग लेनदेन दो अलग-अलग शीट पर दर्ज किए जाते हैं। वे एक्सेल में इन्वेंट्री रखने में आपकी मदद करेंगे।

"पैरिश" के लिए तालिका नीचे दी गई आकृति की तरह दिखनी चाहिए।

लेखा स्वचालन

एक्सेल में वेयरहाउस अकाउंटिंग को और अधिक सुविधाजनक बनाया जा सकता है यदि उपयोगकर्ता आपूर्तिकर्ता की तैयार सूची, माल का नाम और लेखांकन बिंदु से चुन सकता है।

जिसमें:

• माप की इकाई और आपूर्तिकर्ता कोड ऑपरेटर के हस्तक्षेप के बिना स्वचालित रूप से तालिका में प्रदर्शित किया जाना चाहिए;
• चालान संख्या, तिथि, मूल्य और मात्रा मैन्युअल रूप से दर्ज की जाती है;
• कार्यक्रम "वेयरहाउस" (एक्सेल) गणितीय सूत्रों के लिए स्वचालित रूप से लागत की गणना करता है।

ऐसा करने के लिए, सभी निर्देशिकाओं को एक तालिका के रूप में स्वरूपित करने और "नाम" कॉलम के लिए एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाने की आवश्यकता है। इसके लिए:

• कॉलम का चयन करें (हेडर को छोड़कर);
• "डेटा" टैब ढूंढें;
• "डेटा चेक" आइकन पर क्लिक करें;
• "डेटा प्रकार" फ़ील्ड में "सूची" देखें;
• "स्रोत" फ़ील्ड में, "= अप्रत्यक्ष ("आइटम! $ ए $ 4: $ ए $ 8 ")" फ़ंक्शन निर्दिष्ट करें।
• "खाली कोशिकाओं पर ध्यान न दें" और "अनुमत मूल्यों की सूची" के सामने एक चेकमार्क लगाएं।

यदि सब कुछ सही ढंग से किया जाता है, तो पहला कॉलम भरते समय, आप बस सूची से उत्पाद का नाम चुन सकते हैं। इस मामले में, कॉलम "Unit. रेव।" संबंधित मान प्रकट होता है।

उसी तरह, "कोड" और "आपूर्तिकर्ता" कॉलम के साथ-साथ एक ड्रॉप-डाउन सूची के लिए स्वत: पूर्ण बनाया जाता है।

"लागत" कॉलम भरने के लिए, गुणन सूत्र का उपयोग करें। यह "= मूल्य * मात्रा" जैसा दिखना चाहिए।

"खाते के अंक" नामक एक ड्रॉप-डाउन सूची बनाना भी आवश्यक है, जो इंगित करेगा कि प्राप्त माल कहाँ भेजा गया था। यह पिछले मामलों की तरह ही किया जाता है।

"टर्नओवर सूची"

अब जब आपने लगभग एक सुविधाजनक टूल बना लिया है जो आपकी कंपनी को एक्सेल में वेयरहाउस रिकॉर्ड मुफ्त में रखने की अनुमति देता है, तो जो कुछ बचा है वह हमारे प्रोग्राम को रिपोर्ट को सही ढंग से प्रदर्शित करना सिखाना है।

ऐसा करने के लिए, हम उपयुक्त के साथ काम करना शुरू करते हैंतालिका और समय अवधि की शुरुआत में शून्य सेट करें, क्योंकि हम केवल इन्वेंट्री रिकॉर्ड रखने जा रहे हैं। यदि यह पहले किया गया था, तो शेष को इस कॉलम में प्रदर्शित किया जाना चाहिए। इस मामले में, माप की इकाइयों और माल के नाम नामकरण से लिया जाना चाहिए।

सूची नियंत्रण की सुविधा के लिए, मुफ्त कार्यक्रम को SUMIFS फ़ंक्शन का उपयोग करके "शिपमेंट" और "रसीद" कॉलम भरना होगा।

हम गणितीय ऑपरेटरों का उपयोग करके गोदाम में शेष माल की गणना करते हैं।

इस तरह हमें "वेयरहाउस" कार्यक्रम मिला। समय के साथ, आप माल (आपके उत्पादों) के लेखांकन को यथासंभव सुविधाजनक बनाने के लिए स्वतंत्र रूप से इसमें समायोजन कर सकते हैं।