सक्षम रूप से बनाए गए कर्मियों का मूल्यदस्तावेज़ीकरण कठिन है overestimate। कार्मिक दस्तावेज़ कागज पर महत्वपूर्ण कानूनी तथ्यों का समेकन हैं। और कार्मिक अधिकारी की कोई भी गलती मजदूरी कर्मी और नियोक्ता दोनों के लिए नकारात्मक परिणाम देगी, इसलिए कर्मियों में केडीपी के नियमों का पालन करना बहुत महत्वपूर्ण है।
मानव संसाधन प्रशासन क्या है?
केडीपी - यह क्या है?यह गतिविधि का एक क्षेत्र है जो सभी श्रम संबंधों का दस्तावेजीकरण करता है और स्टाफिंग और कर्मचारी आंदोलनों के बारे में जानकारी कैप्चर करता है, जिसके परिणामस्वरूप सभी कर्मियों की प्रक्रिया दस्तावेज होती है।
कानूनी दृष्टिकोण से केडीपी क्या है?सभी कर्मियों के दस्तावेजों में कानूनी (या वाणिज्यिक) मूल्य है। उन्हें लिखित प्रमाण के रूप में उपयोग करते हुए, आप अदालत में अपनी स्थिति का बचाव कर सकते हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, कर्मचारी सूची, कार्मिक आदेश और पेरोल रिकॉर्ड कर और लाभ लाभ प्राप्त करने या पुष्टि करने के आधार के रूप में काम कर सकते हैं।
केडीपी - यह क्या है और इसके लिए क्या है?अधिकांश सही मानव संसाधन दस्तावेजों में अत्यंत महत्वपूर्ण जानकारी होती है। यह इस दस्तावेज़ीकरण के आधार पर है कि कर्मचारी के कुछ अधिकारों की पुष्टि करना संभव है, उदाहरण के लिए, उद्योगों में काम के कारण जल्दी सेवानिवृत्ति का पंजीकरण करते समय जो स्वास्थ्य के लिए हानिकारक या खतरनाक हैं।
केडीपी - यह सामाजिक क्षेत्र के लिए क्या है?श्रम संबंधों की दस्तावेजी रिकॉर्डिंग पेंशन, सामाजिक और अन्य गारंटी सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है जो कर्मचारियों को वर्तमान कानून के अनुसार प्रदान की जाती है। किसी भी कार्मिक विशेषज्ञ के गुणवत्तापूर्ण कार्य के लिए श्रम कानून से संबंधित सभी नियामक और विधायी कार्य आवश्यक हैं।
नियंत्रण कक्ष बनाए रखना - यह क्या है और यह क्या है?
कार्य पुस्तकों और अनुबंधों का पंजीकरण है,बेशक, कार्मिक सेवा के किसी भी कर्मचारी के काम का एक बहुत ही महत्वपूर्ण हिस्सा, हालांकि, कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन केवल इन क्षणों तक ही सीमित नहीं है। एक कार्मिक अधिकारी के पास होने वाले सभी दस्तावेजों को दो मुख्य ब्लॉकों में विभाजित किया जा सकता है।
पहले समूह में विधायी और उप-कानून दोनों शामिल हैं जो श्रम सुरक्षा और श्रम कानून के मानदंडों को स्पष्ट करते हैं। इस प्रकृति के सभी दस्तावेज बाध्यकारी हैं।
दूसरा समूह एक अनुशंसात्मक प्रकृति का दस्तावेज़ीकरण है: कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन और प्रबंधकीय कार्य के लिए दिशानिर्देश।
एक कार्मिक कार्यकर्ता के लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि कौन सादस्तावेज़ एक विशिष्ट उद्यम पर बाध्यकारी होते हैं, और जो केवल कुछ परिस्थितियों में ही लागू होते हैं। यह कार्मिक निरीक्षकों के साथ व्यवहार करते समय नकारात्मक अनुभवों से बच जाएगा।
कार्मिक दस्तावेज बनाते समय, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:
- आंतरिक दस्तावेज़ (उनकी उपस्थिति, विकास और अनुमोदन की प्रक्रिया) विशेष रूप से किसी दिए गए उद्यम या संगठन के लिए सुविधाजनक और समझने योग्य हो सकते हैं;
- बाहरी दस्तावेज आम तौर पर स्वीकृत नियमों के अनुसार तैयार किए जाते हैं ताकि इन दस्तावेजों में कानूनी बल हो;
- अभिलेखीय सेवा के नियमों और आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए कार्मिक प्रलेखन का भंडारण किया जाता है।
कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन के लिए निर्देश तैयार करना
केडीपी के निर्देश - यह क्या है?वास्तव में, यह मानव संसाधन विभाग या सेवा को व्यवस्थित करने और चलाने के लिए एक विस्तृत मार्गदर्शिका है। संगठन का प्रमुख इस दस्तावेज़ के विकास के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को नियुक्त करता है। एक नियम के रूप में, यह मानव संसाधन विभाग के प्रमुख, एक वकील या मुख्य लेखाकार द्वारा किया जाता है। साथ ही, संगठन के प्रमुख स्वयं केडीपी पर निर्देश तैयार कर सकते हैं (यह अक्सर छोटी कंपनियों में किया जाता है)। जब निर्देश तैयार हो जाता है, तो इसे निदेशक या प्रबंधक के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए, साथ ही सभी इच्छुक अधिकारियों के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए। सभी कर्मचारी व्यक्तिगत हस्ताक्षर के तहत निर्देशों से खुद को परिचित करते हैं।
इस दस्तावेज़ द्वारा विनियमित मुख्य मुद्दे:
- संगठन के अनिवार्य कर्मियों के दस्तावेजों की सूची;
- श्रम संबंधों को विनियमित करने वाले दस्तावेज तैयार करने की प्रक्रिया;
- कार्मिक प्रलेखन की तैयारी के लिए नियम;
- कार्मिक विभाग में दस्तावेज़ प्रवाह की प्रक्रिया;
- दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण;
- मामलों को ओके से आर्काइव में स्थानांतरित करने की प्रक्रिया।
केडीपी का संगठन
नियामक कानूनी कृत्यों, पद्धति संबंधी सिफारिशों के आधार पर, आप कंपनी के संपूर्ण मानव संसाधन प्रशासन को व्यवस्थित करने के लिए निम्नलिखित योजना तैयार कर सकते हैं:
1. ऐसे दस्तावेज़ विकसित करें जो कंपनी के लिए बाध्यकारी हों (विनियम, निर्देश, आंतरिक नियम, श्रम सुरक्षा और अग्नि सुरक्षा पर विनियम)।
2. स्टाफिंग टेबल को समायोजित करें।एक नियम के रूप में, संगठन के पास पहले से ही एक विकसित स्टाफिंग टेबल है और कर्मचारी कुछ कर्तव्यों का पालन करते हैं, लेकिन हमेशा काम की किताबें और रोजगार रिकॉर्ड सही ढंग से तैयार नहीं किए जाते हैं। आप कर्मचारियों के वेतन और लेखा विभाग में उनके पदों के नाम के बारे में जानकारी का अनुरोध करके स्टाफिंग टेबल की जांच कर सकते हैं। कर्मचारियों की कार्मिक संख्या वहां पाई जा सकती है। आपको कंपनी के कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों की शुद्धता की भी जांच करनी चाहिए और पता लगाना चाहिए कि कौन से दस्तावेज गायब हैं।
3. स्टाफिंग टेबल और रोजगार अनुबंधों में जानकारी के अनुपालन की जाँच करें।
4. ओके ऑर्डर के पंजीकरण की शुद्धता की जांच करें।सभी कर्मियों के संचालन (भर्ती, दूसरी स्थिति में जाना, वेतन वृद्धि) को उपयुक्त नमूने के दस्तावेजों में दर्ज किया जाना चाहिए। उन पर संगठन के प्रमुख और कर्मचारी दोनों के हस्ताक्षर होने चाहिए। सभी कमियों को दूर किया जाना चाहिए।
5. कार्यपुस्तिकाओं को भरने की शुद्धता की जाँच करें।
6. कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को पंजीकृत करने के लिए, यदि उन्हें पहले नहीं रखा गया था।
7. आवश्यक पुस्तकें और जर्नल तैयार करें।
8. छुट्टी का कार्यक्रम बनाएं।
9. समूह कार्मिक मामले।
10. मामलों की एक सूची तैयार करें।
केडीपी की लेखापरीक्षा
कार्मिक लेखा परीक्षा का आचरण हैसभी कार्मिक प्रलेखन का व्यापक विश्लेषण, वर्तमान कानून, स्थानीय कृत्यों और प्रोटोकॉल की आवश्यकताओं के अनुपालन की जाँच करना। मानव संसाधन प्रशासन का सही संगठन एक अत्यावश्यक मामला है, जिसकी अनदेखी करने से कुछ जोखिम हो सकते हैं।
कार्मिक लेखा परीक्षा की प्रक्रिया में, जाँच करना आसान नहीं हैदस्तावेज़ीकरण की शुद्धता, लेकिन लागू कानूनों का अनुपालन भी। किसी कंपनी की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों में उत्पन्न होने वाली समस्याओं को हल करने के लिए कार्मिक दस्तावेजों का ऑडिट एक प्रभावी उपकरण है।
केडीपी पंजीकृत करते समय विशिष्ट गलतियाँ
एचआर दस्तावेज़ीकरण का ऑडिट आपको हाइलाइट करने की अनुमति देता हैकई बुनियादी गलतियाँ जो विभिन्न कंपनियों और संगठनों में कई बार दोहराई जाती हैं। छोटे संस्थानों में, कई स्थानीय प्रोटोकॉल का निर्माण होता है, जो वास्तव में, बस एक-दूसरे की नकल करते हैं, या इससे भी बदतर, एक-दूसरे का खंडन करते हैं। सभी कर्मियों के वर्कफ़्लो को एकीकृत और न्यूनतम किया जाना चाहिए।
इसके अलावा सामान्य गलतियाँ हैं:
- काम के तरीके और संस्थान में आराम या रोजगार अनुबंध में निर्धारित आंकड़ों के साथ इसकी असंगति पर अनुमोदित जानकारी की कमी;
- वेतन की गणना और भुगतान के लिए प्रक्रिया की कमी;
- स्टाफिंग टेबल में त्रुटियां;
- मजदूरी के शुल्क निर्धारण की कमी;
- व्यक्तिगत जानकारी और व्यक्तिगत डेटा के साथ काम करने के लिए नियम स्थापित करते समय कर्मचारियों के अधिकारों का उल्लंघन;
- गलत तरीके से तैयार किया गया रोजगार अनुबंध।
यह पूरी सूची नहीं है। कार्मिक प्रलेखन में गलतियों से बचने के लिए, आपको मानकों, कानून और कार्यप्रणाली की सिफारिशों का सख्ती से पालन करना चाहिए।
