Documentation des activités de gestion et de ses concepts de base

La documentation signifie un enregistrementinformations conformément aux règles réglementées, c'est-à-dire la procédure de traitement des documents dans un ordre spécial. Étant donné que le processus d'enregistrement des données peut être effectué par divers moyens, il existe des documents très différents dans la pratique des activités de gestion - documents manuscrits, graphiques, typographiques, photo et vidéo.

La documentation des activités de gestion est une procédure réglementée, ce qui lui donne une garantie de force juridique - une qualité qui est dans la liste de la législation en vigueur.

Aujourd'hui, diversoutils de documentation: du simple (comme les crayons et les stylos à bille ordinaires) à l'électromécanique plus complexe (cela inclut un magnétophone, une caméra vidéo, un appareil phono, etc.) et automatisé, un ordinateur. Les méthodes de documentation dépendent également des moyens utilisés. Il peut être textuel, électronique, filmique et photographique.

Les activités de gestion utilisent généralement des documents texte écrits à la main ou créés sur un ordinateur. Par conséquent, ils sont appelés documentation de gestion.

Documenter, c'est toujours s'engager àporteur spécifique de toute information, avec des détails particuliers, par lequel elle est ensuite identifiée. La documentation des activités de gestion crée les moyens et les raisons de réglementer les activités d'un fonctionnaire individuel et les actions financières ou organisationnelles de toute l'entreprise.

La documentation peut varier dans ses fonctionnalités,but, contenu, degré de secret et disponibilité des informations. Les facteurs d'adressage permettent de le classer en interorganisationnel et externe. Le premier, qui ne sort pas du cadre d'une institution ou d'une organisation et se déroule entre ses participants, est appelé service. La seconde - la documentation externe - est réalisée entre des organisations de différents types, des fonctionnaires individuels qui ne sont pas directement subordonnés les uns aux autres.

La documentation technique est réalisée avecle respect des normes établies, qui sont différentes pour tout type de documents. Ceci est particulièrement important pour toute activité de gestion, car de cette manière, la documentation acquiert une force juridique, qui constitue la preuve la plus fiable de l'authenticité des informations qu'elle contient.

Documenter les activités de gestionimpose des responsabilités spécifiques aux fonctionnaires ou aux organes de direction qui l'exécutent. Ainsi, lors de la création de tout document officiel, les normes législatives en vigueur, les règles d'enregistrement, qui sont à l'échelle nationale, doivent être respectées. En outre, chaque document doit être accompagné des coordonnées de l'organisation, qui sont juridiquement significatives: son nom et son décodage, les signatures et sceaux de la direction ou d'un certain service de l'entreprise, la date et le numéro dans le livre d'enregistrement, les timbres d'approbation, etc. Enfin, la documentation des activités de gestion doit produire des documents relevant strictement de sa propre compétence.

Les documents diffèrent également par leur degré d'authenticité. Les brouillons ou copies de la documentation principale ne contiennent que certains textes et n'ont pas la même force juridique que les originaux. Le document contenant les informations et les détails ci-dessus confirmant sa solidité et sa fiabilité est considéré comme authentique.