Organisation du travail avec les documents du personnela un impact particulier sur la qualité de l'appareil de gestion, ainsi que sur la formation et la culture des employés. Plus le travail est effectué de manière professionnelle, plus l'activité de l'entreprise dans son ensemble est réussie.
Flux de travail interne de toute entreprisecomprend diverses activités pour la préparation, la maintenance, le remplissage, la copie, le transfert d'informations commerciales. Comme le montre la pratique, environ soixante-dix pour cent de tout le temps que les employés consacrent précisément à ces événements. Il faut dire que l'organisation du travail avec les documents devient de plus en plus importante. Aujourd'hui, cette activité est considérée comme l'un des principaux facteurs de compétitivité d'une entreprise moderne.
Организация работы с документами предполагает une approche particulière des données commerciales reçues et traitées, la coordination des processus de formation et de changement dans la diffusion de l'information. Une bonne organisation du travail avec les documents réduit le temps de recherche, augmente la précision, l'actualité des données et élimine la redondance.
Compte tenu de nombreuses années de pratique, trois grands types de travail avec documentation ont été développés: mixtes, décentralisés et centralisés.
Cette dernière forme prévoit la concentrationles différentes opérations de structuration disponibles sous l'autorité d'une seule business unit. Une telle unité peut être un service général ou du personnel, un bureau, etc. Une personne, qui est secrétaire, peut également effectuer la tenue de registres. Dans tous les cas, les responsabilités d'un service ou d'un employé incluront la mise en œuvre d'un cycle complet d'activités de traitement des documents depuis leur réception jusqu'au transfert au service des archives. Ces activités impliquent la réception, le traitement des informations commerciales, l'enregistrement, le stockage, le contrôle de l'exécution, l'envoi, les opérations de référence et d'information, la systématisation avant transfert vers l'archive.
Organisation centralisée du travail avec des documentsest considérée comme la plus rationnelle et donc la plus préférable. Cela est particulièrement vrai dans les petites entreprises. En utilisant cette méthode d'organisation de la documentation, les coûts des activités de traitement de l'information sont considérablement réduits. De plus, l'organisation du travail des salariés est nettement améliorée. Avec cette forme d'organisation du flux de documents, l'équipement de bureau fonctionne le plus efficacement, l'unité est réalisée dans les activités méthodologiques et de gestion liées au traitement de la documentation.
Le contraire d'un système centralisé estschéma décentralisé. Dans ce cas, pour chaque département, son propre service de travail avec la documentation est formé. Dans ces unités, toutes les opérations sont effectuées de manière autonome. Un système décentralisé est plus typique pour les institutions et organisations qui diffèrent dans un appareil territorialement fragmenté. En outre, ce système de travail convient également aux entreprises dans lesquelles la documentation se distingue par une certaine spécificité (par exemple, il est nécessaire d'assurer la protection des informations).
La forme la plus courante, quant à elle,est un système mixte. Dans ce cas, une certaine partie de toutes les opérations (en règle générale, pour la réception et le traitement des documents envoyés et reçus, le stockage, la réplication) est effectuée dans l'unité centrale. Dans le même temps, dans les départements structurels de l'entreprise, des activités sont menées sur l'impression (création), l'organisation, le stockage et la préparation de la livraison aux archives.
Le choix de l'un ou l'autre schéma de travail avec la documentation est effectué conformément à la structure de l'entreprise elle-même.
