Tous les employés qui reçoivent de l'argentles fonds comptables sont tenus de savoir comment remplir correctement une note de frais. Par conséquent, le comptable doit aider à remplir les formulaires et ne pas tout faire lui-même pour l'employé.
Un rapport préalable est établi personnellement par un employé enune copie. Le formulaire de rapport préalable est rempli des deux côtés. Au recto, vous devez écrire le nom de l'entreprise, le département de l'organisation, la date de remplissage, le nom, le poste et indiquer à quelles fins les fonds qui lui ont été remis ont été reçus et dépensés. Le nombre de documents primaires et de feuilles jointes au rapport est indiqué.
Dans la partie tabulaire du formulaire, indiquez lemontant, refléter le solde ou les dépassements de coûts. Au verso, toutes les pièces justificatives sont répertoriées par ordre chronologique, indiquant les montants des frais. Le montant total de l'argent est additionné et une signature personnelle est apposée. Les originaux de tous les documents sont joints au formulaire. Il est plus pratique de coller des documents sur feuille A4 et de les numéroter.
Dans le cas où les documents joints s'avéreraient êtreplus que des lignes, plusieurs formulaires des versos du rapport sont attachés au rapport préalable et sur chaque sommet ils portent l'inscription "suite du rapport préalable n° ____ de ____, nom et prénom".
Le comptable effectue des écritures sur le formulaire en indiquant les comptes correspondants, les montants et le détail des ordres de caisse, pour lesquels ils sont définitivement réglés avec le salarié.
Plus loin dans le service de comptabilité, ils font une cocherapport, approuver le montant, fixer la date. Le comptable et le chef comptable de l'entreprise sont signés, puis ils sont soumis pour approbation au chef d'entreprise. Après approbation, le rapport d'avance est effectué au service de la comptabilité, le reste de l'argent est versé à la caisse sur un mandat de caisse entrant, et le montant du découvert est remis au salarié sur un mandat de caisse ou transféré à son compte dans le cadre d'un projet salarial.
Un employé peut rédiger lui-même une déclaration avec une demandede déduire le montant du solde de son salaire, ou, par décision de la direction, cela peut être fait si l'argent n'est pas restitué dans un délai d'un mois après la fin de la période de calcul.
Les espèces peuvent être retirées à la caisse auresponsable uniquement envers les employés avec lesquels un contrat de travail est conclu et qui ont entièrement déclaré les montants précédents. Tout d'abord, l'employé rédige une déclaration de sa propre main avec une demande de lui donner le montant d'argent nécessaire, indique le but de la dépense et appose une signature personnelle. Le gestionnaire approuve le montant, fixe les délais pour l'émission des fonds et la remise du rapport, met la date et la signature. Après cela, le comptable a le droit de verser des fonds sur un compte personnel à l'employé.
Vous ne pouvez pas transférer de fonds à des tiers. Un rapport sur les sommes dépensées doit être remis dans les trois jours ouvrables suivant la date limite fixée par le gestionnaire. Je m'explique avec des exemples :
1.Au retour d'un voyage d'affaires, vous devez remplir une déclaration préalable, apporter au service comptabilité des documents de voyage, une attestation de voyage, une assurance voyage, des reçus de bagages, un chèque de prévente de billets, des reçus de paiement pour une chambre d'hôtel ou une location accord d'un particulier. Tout cela - au plus tard trois jours ouvrables après la fin du voyage.
2.En cas d'achat de biens et de matériaux pour une entreprise ou de paiement de services ou de loyers, reçus de vente, actes d'achat sur le marché, contrats de vente et d'achat, reçus de caisse, factures, factures, factures au plus tard trois jours à compter de la date d'expédition de marchandises ou de paiement de services sont joints au rapport préalable ...
3. Les frais de port et les négociations sont confirmés par des reçus, des factures, des chèques papier.
Un rapport d'avance est fourni après la dépense de l'argent pré-émis à titre d'avance. Le but de la mission peut être très différent :
1.besoins économiques
2. frais de port
3. frais de déplacement
4. actes notariés
Lors du remboursement des employés pour un voyage àun déplacement professionnel à charge personnelle, aucun rapport préalable n'est établi. Sur la base de l'ordre du chef en déplacement professionnel et des documents de reporting, le service comptable transfère ou émet en espèces l'intégralité des fonds dépensés. Aucune déclaration de l'employé n'est requise.
