Toutes les entreprises et organisations dans le processusdans l'exercice de leurs activités économiques sont confrontés à la nécessité d'acheter certaines valeurs matérielles, services ou travaux non par virement bancaire, mais en espèces. Il est souvent beaucoup plus rapide et plus pratique de payer des marchandises «sur place» en espèces, par exemple lors de l'achat de fournitures de bureau, d'équipement ménager ou d'essence pour une voiture de fonction. Habituellement, dans ce cas, l'employé de l'entreprise reçoit un acompte.
Comptabilisation des règlements avec des personnes responsables: à quoi pouvez-vous donner de l'argent?
Les fonds sont émis dans le cadre du rapport pourentreprendre toute action au nom d'une entreprise ou organisation. En outre, des fonds monétaires dans le cadre du rapport peuvent être émis pour les frais de voyage à venir, pour l'achat de produits et le paiement des dépenses professionnelles, à des fins de divertissement, pour payer le travail effectué ou les services rendus par des tiers, à d'autres fins commerciales et opérationnelles. L'émission d'espèces à la caisse contre un rapport est établie par un document, à savoir un ordre de caisse de dépenses, qui, après enregistrement, doit être signé par les personnes habilitées de l'entreprise ou personnellement par le chef comptable et directeur.
Comptabilisation des règlements avec des personnes responsables: qui peut recevoir des acomptes?
Tout le monde ne peut pas prendre de l'argent en compte.Au sein de l'entreprise, un ordre doit être établi avec une liste des personnes responsables qui ont un tel droit. Les personnes responsables sont les employés d'une organisation ou d'une entreprise qui reçoivent des avances de fonds sur les coûts liés aux dépenses professionnelles et aux voyages d'affaires. Il est possible d'émettre des acomptes uniquement à la personne qui est en relation de travail avec l'organisation; l'émission à d'autres personnes est strictement interdite. En l'absence d'un rapport de la personne responsable sur l'avance reçue antérieurement, l'émission d'une nouvelle avance est interdite. Il est également interdit de transférer des fonds reçus à quelque fin que ce soit d'un employé à un autre.
La procédure d'émission de trésorerie et de comptabilisation des règlementsdéterminé par la procédure établie pour la comptabilité et la conduite des transactions en espèces. L'émission de fonds peut être effectuée à la fois avec une caisse enregistreuse et sans elle. Naturellement, des registres des règlements avec des personnes responsables devraient être conservés. Les fonds reçus à l'avance peuvent être dépensés exclusivement à certaines fins spécifiées lors de l'émission des fonds.
Règlements avec des personnes responsables qui ont reçul'argent comptant pour l'achat de certains biens et services ou pour les frais de déplacement est effectué en fournissant un rapport préalable sur les sommes dépensées. Dans un délai spécifié (de 3 à 30 jours), la personne responsable, accompagnée du rapport préalable, doit fournir des documents confirmant toutes les dépenses au service comptable de l'entreprise ou de l'organisation, c'est-à-dire les faits d'achat de services ou de biens pour des besoins administratifs et économiques. S'il reste de l'argent non dépensé, la personne responsable est tenue de le restituer à la caisse de l'entreprise après avoir émis un ordre de réception de fonds. Dans l'éventualité où il y aurait un dépassement de budget et que l'employé devait ajouter sa propre trésorerie, le montant du trop-payé doit être remboursé à l'employé sans faute. La comptabilité des règlements avec des personnes responsables devrait être tenue sur un compte actif-passif.
Les employés de l'entreprise peuvent être envoyésla tête en voyage d'affaires, c'est-à-dire lors d'un voyage d'affaires pendant une certaine période. Dans ce cas, en plus de l'émission d'espèces, un certificat de voyage doit être émis. Au retour, il doit être remis accompagné d'un rapport préalable et des pièces justificatives.
Le formulaire de note de frais doit être correct etentièrement rempli, doit contenir des informations sur le déclarant, les montants dépensés, ainsi qu'une liste des dépenses. De plus, toutes les pièces justificatives doivent être jointes. La remise d'un rapport préalable lors de l'émission de fonds pour diverses dépenses d'entreprise est de trente jours civils. Lorsque la personne responsable reçoit de l'argent pour un voyage d'affaires, à son retour, elle doit se présenter dans les trois prochains jours.
