Käännetty englannista "ajanhallinnaksi" -ajanhallinta. On selvää, että sitä on itse asiassa mahdotonta hallita. Tämä tarkoittaa työ- ja henkilökohtaisen ajan hallittua käyttöä minuuteissa, tunneissa, päivissä, viikoissa. Ajanhallinta on kirjanpitoa ja toiminnan suunnittelua.
Ajanhallinnan filosofia ja käytäntö on suhteellisen uusi tiede, joka saavutti maailmanlaajuisen suosion vasta 1900-luvun 80-luvulla. Sen ympärillä on edelleen monia myyttejä ja väärinkäsityksiä.
Perusteet
Yritetään ottaa käyttöön ajanhallintaohjelmatyöntekijöiden tiimin, on tärkeää ymmärtää, että järjestelmä on ymmärrettävä eikä kaikkien saatavilla, joten kaikki eivät hyväksy ja omaksu sitä. Jos ihminen elää päämäärättömästi, ei pyri mihinkään ja aika painaa häntä, hän ja ajanhallinta ovat kaksi vastakkaista asiaa. Tuottavuuden vuoksi on päätettävä, mitä tavoitteita tätä tiedettä opiskeleva henkilö tavoittelee. 4 ajanhallinnan pilaria:
- ajan optimointi;
- päivän suunnittelu;
- ajan seuranta;
- motivaation järjestäminen.
Kun olet ymmärtänyt kunkin niistä toimintaperiaatteet, on mahdollista paitsi työskennellä mahdollisimman tehokkaasti, myös ylläpitää terveyttä, elinvoimaa ja kirkasta mieltä.
Dwight Eisenhower Matrix
Ajanhallintakursseilla aloittelijoille, kouluttajilleOn suositeltavaa käyttää matriisia, jonka on kehittänyt Yhdysvaltain 34. presidentti. Eisenhower piti kykyä nopeasti navigoida ja priorisoida välttämättöminä taitoja menestyvälle ihmiselle. Yrittäessään optimoida aikaansa loputtomassa asioiden kierteessä valtionpäämies loi matriisin, joka toimii periaatteen mukaan: "Kaikki tärkeät asiat eivät ole kiireellisiä, kaikki kiireelliset asiat eivät ole tärkeitä." Tämä on visuaalinen apu ajanhallintaan äideille ja liikemiehille, rakentajille ja taiteilijoille, jonka avulla voit tehokkaasti suunnitella ja kohdistaa resursseja järkevästi.
Toiminnan periaate
Matriisi kantaa hedelmää, jos tavoitteet ovat realistisia ja ne on asetettu oikein. Ennen kuin suoritat seuraavan tehtävän, sinun on vastattava kahteen kysymykseen:
- On tärkeää?
- Onko tämä kiireellistä?
Heihin annetun vastauksen perusteella erotetaan 4 tapaustyyppiä:
- Tärkeä kiireellinen.
- Tärkeä kiireellinen.
- Ei-kiireellinen tärkeä.
- Tärkeää, ei kiireellistä.
Elämä heittelee meille jatkuvasti kiireellisiä asioita.Mitä tulee niiden tärkeysasteeseen, jokainen antaa oman vastauksensa. Kiireellisyydestä puhuttaessa voimme päätellä, että tämä kriteeri on objektiivinen. Esimerkiksi luokkatoveri, jota et ole nähnyt 5 vuoteen, soitti ja pyysi sinua varaamaan tapaaminen sukulaisensa kanssa ja auttamaan häntä löytämään töitä. Tärkeä? Kiireellisesti? Oletko linjassa tavoitteidesi kanssa? Mikä tyyppi?
Tärkeä kiireellinen
Tällaiset tehtävät on suoritettava välittömästi.Ne ovat tärkeitä ja liittyvät suoraan elämäsi tavoitteisiisi. Kaikki ajanhallintaharjoitukset ovat otettu tosielämästä, kiireelliset asiat nousevat ennalta suunnittelematta ja usein ilman sinun syytäsi. Esimerkiksi hoidon tarpeessa oleva lapsi, terveydentilan heikkeneminen, vaikeudet työssä jne.
Tehtävänhallinnan tekniikoiden tuntemus jaasiantunteva suunnittelu vähentää kiireellisten tärkeiden asioiden määrän minimiin. Jos ehto ei täyty ja kiireelliset asiat kasaantuvat tyhjästä, kannattaa vielä kerran miettiä lähitulevaisuuden tavoitteita ja tiukentaa itsekuria.
Luotettavuus on tärkeiden kiireellisten asioiden lähdeliiketoimintaa Kyvyttömyys sanoa "ei" tekee meistä niitä, joille muut ihmiset delegoivat tärkeitä kiireellisiä tai ei-kiireitä tehtäviä. Syyt kieltäytymisen vaikeuteen voivat olla erilaisia, mutta sinun on ryhdyttävä yhteen ja tehtävä vahvatahtoinen päätös. Ota yhteyttä omiin kiireellisiin asioihin, pyydä taukoa tai ilmoita sinulle sopiva aika, tarjoudu antamaan toimeksiannon suorittamiseen toinen työntekijä (assistentti, kumppani jne.). Esitä yllyttäjälle odottamaton kysymys: mitä hän voi tehdä? Mikä tärkeintä, älä unohda tavoitettasi. On tärkeää ymmärtää, että jatkuva kiireellisten ja tärkeiden tehtävien suorittaminen vaatii maksimaalista keskittymistä ja omistautumista, mikä johtaa lähitulevaisuudessa hyvinvoinnin heikkenemiseen. Meillä ei ole aikaa pysähtyä, ajatella uudelleen, mitä tapahtuu, arvioida tulosta, lopulta palamme yksinkertaisesti loppuun.
Tärkeää ei-kiireellistä
Kuvattu käyttäytyminen, kunajanhallinta - ajanhallinta, sisältää luettelon tehtävistä, joita suoritettaessa voit osoittaa rauhoittumista ja varovaisuutta. Sinulla on aikaa miettiä jokaista askelta. Tämä on erinomainen tilaisuus soveltaa hankittuja teoreettisia suunnittelutaitoja käytännössä.
Asiantuntijat sanovat, että ihmiset rakentavat omaasaavuttaa erinomaisia tuloksia tämän periaatteen mukaisesti. Kun sinulla on ajanvaraus, voit lähestyä asioita perusteellisesti ja mielekkäästi, toteuttaa täyden suunnittelun, arvioida ja karakterisoida välituloksia sekä osoittaa joustavuutta.
Tämä ryhmä sisältää tapauksia, jotka liittyvätvälttämätön rutiini: treenit, omasta terveydestä huolehtiminen (päivärutiinien pitäminen, ravitsemus, sairauksien ehkäisy jne.). Älä unohda aikaa, koska... Tärkeistä ei-kiireellisistä asioista voi tulla kiireellisiä.
Tärkeä kiireellinen
Äärimmäisen ajankäytön sääntöjen mukaan kaikkine pitäisi sulkea pois jokapäiväisestä elämästä, koska... hajamielinen suorittamasta tärkeitä kiireellisiä ja ei-kiireitä tehtäviä. Yleisiä merkityksettömiä tehtäviä: turhat tapaamiset, pitkät puhelinkeskustelut, laitteiden korjaus/säätö. Usein tehtävät, jotka ihminen asettaa itselleen tässä vaiheessa, liittyvät muiden osaamiseen ja ammattitaitoon, joten niitä kannattaa delegoida. Jos esimerkiksi jääkaappisi on rikki, miksi kuluttaa tuntikausia ohjeiden lukemiseen, korjausvideoiden katseluun ja epäonnistuneisiin yrityksiin palauttaa se entiseen toimintaansa, kun voit nopeasti ottaa yhteyttä teknikkoon ja uskoa työn hänelle? Sitten on aikaa ratkaista todellisia kiireellisiä ongelmia, jotka vaativat huomiota.
Ei-kiireellinen ja merkityksetön
Vastaus kysymykseen ajanhallinnassa, kuten kaikki muutkinpysyä mukana on tällaisten tehtävien täydellinen sulkeminen pois jokapäiväisestä elämästä. He ovat armottomia vapaa-ajan syöjiä. Jos edellisen neliön tilanteet hieman vievät huomion päätavoitteista, ei-kiireellisillä, merkityksettömillä asioilla on negatiivinen tehokkuus. Puhumme kaikkien suosikki sosiaalisista verkostoista Instagramista, Facebookista jne. syötteen päämäärättömällä selailulla, tyhjällä kirjeenvaihdolla ystävien kanssa, pitkällä tv-sarjojen katselulla, tietokonepeleissä "hengailulla".
Tällaiset tehtävät ovat helppoja ja ei-sitovia. Heidän suurin haittansa on tärkeiden tehtävien luonnollisen kulun huomaamattomasti estäminen.
Jos tavoite on selkeästi ilmaistu ja siinä on konkreettinenNeljännen tyyppisten tapausten tulisi kestää mahdollisimman vähän aikaa, tai mikä vielä parempaa, se on suljettava kokonaan pois. Työhön ei pidä uppoutua epäitsekkäästi antamatta itsellesi lepoa. Sääntö "aikaa liike-elämälle, aikaa hauskanpitoon" pätee tässä.
Eisenhower Matrixia voidaan soveltaa kaikilla elämänalueilla: olipa kyseessä ajanhallinta äideille valmistautuessaan uudenvuoden lomiin tai asiantuntija suuresta yrityksestä, joka toteuttaa elinikäistä projektia.
Jos tavoitteet on asetettu oikein, itseluottamus on vahva ja toimintamotivaatio vahva, vaikeuksia ei pitäisi syntyä.
Alla on luettelo ajanhallintamenetelmistä, jotka auttavat optimoimaan eri prioriteettien tehtäviä.
Opi sanomaan "ei"
Hyvä kasvatus ja hillitseminen eivät sallimeidän on luovuttava päämäärättömästi naapureiden tarinoiden kuuntelemisesta myrskyisestä viikonlopusta, odottamattoman vieraan vastaanottamisesta tai osallistumisesta jonkun toisen ongelman ratkaisemiseen. Äärimmäinen ajanhallinta kutsuu tällaisia tilanteita ajan "hukkaajiksi", joita voitaisiin käyttää tuottavammin. Kieltäytymispäätöksen tekeminen on vastuu, joka sinun tulee ottaa lopullisesti. Palkinto ponnisteluistasi on suuri määrä aikaa käytettävissäsi.
Kärryjen ja hevosten sääntö
Oletko koskaan ajatellut sitä tosiasiaaHukkaatko arvokasta aikaa johonkin, joka on kauan menettänyt merkityksensä? Teetkö työtä tottumuksesta, jota ei enää vaadita tulosten saavuttamiseksi? Asiantuntijoiden mukaan naisten ajanhallinta perustuu tämän ongelman ratkaisemiseen. Työaikataulua tulee tarkistaa järjestelmällisesti epätietoisten raporttien ja vastaavien poistamiseksi.
Selvyyden vuoksi kuvitellaanhevonen vetää kärryä. Kärryjen liikkuessa se täyttyy uudella lastilla, ja jokaisella kuljetulla kilometrillä sitä tulee enemmän ja enemmän. Onko todella tarpeen odottaa, kunnes eläin on uupunut yrittäessään vetää liikaa kuormaa? Useimmat ihmiset (valtaosa heistä on naisia) ovat varmoja siitä, että hyvä työskentely tarkoittaa kovaa työtä. He lataavat itselleen yhä enemmän tehtäviä, jäävät töiden jälkeen eivätkä katu siellä vietettyä viikonloppua. Tällaisen altruismin seurauksena on työn tehokkuuden heikkeneminen ja "emotionaalinen burnout", kun tekemäsi menettää merkityksensä.
On tärkeää löytää herkkä tasapaino henkilökohtaisen ja kiireisen elämän välillä. Tämä on paras motivaatio opiskella ja harjoitella ajanhallintaa (ajanhallintaa) - pyrkiä itsensä kehittämiseen ja parantamiseen.
"Elefantin syöminen"
Vaikeimmat tehtävät ovat monimutkaisia tehtäviä.globaalissa mittakaavassa. Heidän suurin ongelmansa on, että tulos ei näy pian, mutta heidän on nyt tehtävä lujasti töitä. Ajanhallintaohjelmissa heitä kutsutaan metaforisesti "norsuiksi". Ei ole mahdollista käsitellä koko "norsua" yhdellä kertaa. Päästäkseen eroon ongelmiin ehdotetaan murto-osaratkaisua - eläimen jakamista "pihveihin". Palasten tulee olla kooltaan optimaalisia "syömiseen" kerralla ilman epämukavuutta ja negatiivisia tunteita.
Esimerkki naisten ajankäytöstä:Jokaisen "suosikki" kevätsiivous voidaan jakaa useaan pienempään toimintaan: kaappien sisältö lajittelee tänään ja ikkunoiden pesu siirretään huomiseen. Joten joka askeleella eteenpäin pääseminen on helpompaa.
Suurin ongelma on "norsujen" kasvattaminenKäsittelemme useita tonneja itse. Näin tapahtuu, kun lykkäät tärkeitä asioita myöhemmäksi. Vaikka ajattelemmekin tehtävää, mutta emme ala tehdä sitä, "norsu" kasvaa.
Kun ei ole muuta jäljellä kuin ratkaista ongelma,Kävi ilmi, ettei se ollutkaan niin monimutkaista. Pitkään jatkuneen toimimattomuuden seurauksena on hukkaan heitettyä potentiaalia ja paljon negatiivisuutta. Ja vain työn täydellinen valmistuminen tuo elämään positiivisuutta ja energiaa.
Sveitsiläinen juustotekniikka
Suurin ero "juuston" ja edellisen menetelmän välilläajanhallinta ongelman ratkaisemisessa ei "päästä häntään", vaan mielivaltaisessa järjestyksessä. On suositeltavaa aloittaa helposti saavutettavista alueista, joiden ratkaisu antaa positiivisen tunnelman ja lisää itseluottamusta. Päivittäinen pienten reikien "näräily" juustossa johtaa huomaamattomasti sen täydelliseen kulumiseen.
Tyypillinen esimerkki: aloittaessaan artikkelin kirjoittamisen kirjoittaja on tutkinut jotakin näkökohtaa enemmän kuin toisia tai on vain kiinnostunut tästä aiheesta. Sinun on alettava laittaa ajatuksesi paperille tästä aiheesta.
Maksimityötehokkuuden saavuttamiseksi kuvattuja menetelmiä tulisi käyttää yhdessä. Niiden yhdistelmä on yksilöllinen riippuen asetetuista tavoitteista ja toiminnan erityispiirteistä.
