Gantt-kaavio on yksi suosituimmista työkaluista projektinhallinnan aikataulujen visuaaliseen havainnollistamiseen.
Mikä se on?
Gantt-kaavio on tarkoitettu havainnollistamaaneri työvaiheet pienten ja keskisuurten yritysten alalla. Visuaalisesti se on yksinkertainen raitasarja, joka koostuu kahdesta pääakselista: tapaukset ja aika. Jokaiselle aikavälille on määritetty erityinen tehtävä, joka on suoritettava.
Kaaviossa päälohkojen lisäksion erityinen lisäsarake, joka näyttää tehdyn työn prosenttiosuuden. Erikoismerkkejä - virstanpylväitä - käytetään korostamaan kahta tai useampaa tehtävää ja osoittamaan niiden toteutusjärjestys.
Gantt-kaavio on eräänlainen standardi projektinhallinnan alalla, koska sen avulla on mahdollista näyttää visuaalisesti projektin kaikkien vaiheiden toteutusrakenne.
Mihin Gantt-kaavio on tarkoitettu?
Ottaen huomioon, että suurin osa ihmisistä onvisuaalisesti kaavion avulla voidaan ratkaista yksi päätehtävistä ja näyttää henkilökunnalle, mitä tehdä, mitä resursseja prosessissa käytetään ja millä nopeudella tiettyjä tehtäviä suorittaa. Kaikki tiedot esitetään pakatussa muodossa ilman hämmentäviä taulukoita ja valtavaa määrää tekstiä. Samalla ydin on selkeä ja ymmärrettävä kaikille poikkeuksetta hankkeen osallistujille.
Kaavion käyttö yksinkertaistaa huomattavasti pienprojektien hallintaa ja mahdollistaa työntekijöiden toiminnan aina hallinnassa.
Ensimmäisen kaavion ilmestymisen historia
Ensimmäinen kaaviomuoto kehitettiin jatestannut Henry L. Gantt 1900-luvun alussa. Tiedemies palkattiin johtamaan laivojen rakentamista ensimmäisessä maailmansodassa. Erityinen aikataulu antoi hänelle mahdollisuuden koordinoida useiden insinöörien työtä ja valvoa tehtävien suorittamista ajoissa. Gant aloitti suoraan listaamalla kaikki tarvittavat tehtävät ja suunnittelemalla ne käytettävissä olevien resurssien mukaan.
Riippuvuuden osoittaminen oli tärkeä askel.joitakin tehtäviä muilta. Lisäksi Gant jakoi jokaiselle henkilölle ajanjakson, jonka aikana hänen oli suoritettava tietyntyyppinen toiminta, ja osoitti, kuka ja mikä tehtävä suoritettaisiin ottaen huomioon hankkeelle varattu aika.
Gantt-kaaviot on rakennettu käyttämällä pystyakselia esittämään erilaisia tehtäviä ja vaaka-akselia edustamaan aikaa.
Gantt-kaavio nykymaailmassa
Tämä suunnittelumenetelmä ei menetä merkitystään.ja nykyään, koska se mahdollistaa tuotantosuunnitelman graafisen esityksen, yksinkertaistaa tehtävien toteuttamisen edistymisen seurantaa. Gantt-kaaviosta on tullut niin tehokas analyyttinen työkalu, ettei se ole muuttunut lähes 100 vuoteen. Vasta viime vuosisadan 90-luvulla suhteiden kuvaamiseksi yksityiskohtaisemmin siihen otettiin käyttöön eri tehtävien välisiä viestintälinjoja:
- "Lähde-aloitus" - toimenpide B ei voi alkaa ennen toiminnon A loppua;
- "Aloitus-maali" - toimenpide B ei voi alkaa ennen kuin toiminta A alkaa;
- "Aloita-aloitus" - toimenpide B alkaa aikaisintaan kuin toimenpide A;
- "Maali-maali" - toiminto B saa päättyä aikaisintaan kuin toiminto A.
On näyttöä siitä, että Gantt-kaaviota käytettiin sillointällaisten jättimäisten rakenteiden rakentaminen, kuten Hoover Dam (Las Vegas, 1939) ja Eisenhower Highway -järjestelmä (joka yhdistää useimmat Yhdysvaltain suurkaupungit).
Ohjeet: kuinka rakentaa Gantt-kaavio 5 vaiheessa?
Seuraavaksi tarkastelemme Gantt-kaavion rakentamisen sääntöjä ja yritämme luoda sen itse Microsoft Excel -laskentataulukkoprosessorilla.
Vaihe 1. Kerää tiedot
Kaavion muodostamiseksi tarvitsemme seuraavat tiedot:
- kaikkien tietojoukkojen koordinaatit (josta jokaisen sarakkeen tulee alkaa);
- kunkin vaiheen nimi;
- kunkin vaiheen kesto.
Mukavuuden vuoksi syötämme ne välittömästi vastaaviin taulukon kenttiin. Kun olemme syöttäneet kaikki vaaditut tiedot, voit jatkaa itse kaavion luomista.
Tärkeää: varmista, että kaikki tietomuodot on määritetty oikein: tämä koskee erityisesti päivämääriä.
Vaihe 2. Asettelun muodostaminen
Tiedämme siis suunnittelun tarkoituksen ja avaimentiedot, joiden perusteella rakennamme graafin. Nyt taulukkoprosessorin ikkunassa meidän on siirryttävä "Insert -> Chart" -osioon ja napsauta sitten "Ruled" -kohtaa. Emme tarvitse tavallista, vaan kertymisen kanssa, koska vain se tarjoaa toisen tietorivin, joka meidän tapauksessamme on tärkein.
Vaihe 3. Poista kaikki tarpeettomat
Voit tehdä tämän ohjelmassaerikoistyökaluja tarjotaan. Näytölle ilmestyvässä kaaviossa sinun on siirrettävä hiiren osoitin sinisen palkin päälle, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse näkyviin tulevasta valikosta "Format data series". Ikkuna korostetaan, jossa meidän on siirryttävä "Täytä" -kohtaan ja valittava "Ei täyttöä". Sen jälkeen kaavio näyttää tältä:
Vaihe 4. Viimeistely
Koska oletusarvoisesti kaikki kaaviomme tiedoton järjestetty järjestyksessä alhaalta ylös, meidän on muutettava sitä hieman. Tätä varten napsautamme hiiren kakkospainikkeella luokka-akselia (se, jonka vieressä on luettelo tehtävistä), siirry "Axis Format" -ikkunaan. Välilehti, jota tarvitsemme, avautuu välittömästi - "Akseliparametrit". Valitse Käänteinen kategoriajärjestys -kohdan vieressä oleva valintaruutu. Itse asiassa Gantt-kaavio on jo valmis, vain pari hyödyllistä pientä asiaa on jäljellä.
Vaihe 5. Muotoilu
Joten jatkamme työskentelyä aikataulun mukaisesti. Kuten näette, se näyttää edelleen rumalta, ja nyt korjaamme sen itse pöytäprosessorilla:
- Venytä kaavio haluttuun kokoon oikeassa yläkulmassa olevan nuolen avulla.
- Valitse kaikki päivämäärät levyltä, napsauta aluettavalitse hiiren oikealla painikkeella ja siirry kohtaan "Muotoile solut-> Numero". Tässä osiossa esitellään tärkeimmät numeromuodot, joiden kanssa työskentelemme. Jotta merkinnät eivät mene päällekkäin, suosittelemme valitsemaan lyhyemmän tallennusvaihtoehdon. Napsauta sitten uudelleen hiiren oikealla painikkeella kaaviossa olevaa akselia, jossa on päivämäärät, valitse "Akselin muoto -> Numero" ja laita valintamerkki "Linkki lähteeseen" -kohdan viereen.
- Valitse selite (merkinnät "Päiväys" ja "Kesto" oikealla) ja paina näppäimistön Poista-painiketta.
- Avaa "Axis Format -> Options" jaasetamme minimi- ja maksimiarvot (asetamme 15. joulukuuta, koska tämä on maanantai, ja 3. tammikuuta). Täällä voimme asettaa pääosastojen hinnan (tämä on kätevää, jos esimerkiksi projektityö kestää useita viikkoja tai kuukausia). Meidän tapauksessamme on kätevämpää jättää oletusarvo (2.0).
Hieman enemmän muotoilun kokeiluja - jasitä kauneutta saamme lopulta. Ennen kuin olet valmis Gantt-kaavio. Antamamme esimerkki on tietysti hyvin yksinkertainen - tämä kuitenkin riittää ymmärtämään tämän suunnittelumenetelmän olemuksen ja havainnollistamaan visuaalisesti tiettyjen tehtävien suorittamisprosessia.
Muut grafiikkaohjelmistot
Tietenkin on monia muita edistyneempiä ohjelmia, jotka helpottavat projektinhallintaa. Kaiken monimutkainen Gantt-kaavio voidaan helposti rakentaa käyttämällä sovelluksia, kuten:
- SchedRoll;
- Gantt suunnittelija;
- Mindjet JCVGantt Pro;
- Microsoft Project ja monet muut.
Lisäksi on olemassa useita verkkopalveluita, jotkajotka tarjoavat käyttäjilleen mahdollisuuden paitsi suunnitella asioitaan, myös saada säännöllisesti raportteja, ilmoituksia tehtävien nykytilasta sähköpostitse. Ei kuitenkaan voida kiistää, että verkkoon tallennettujen tietojen luottamuksellisuus on uhattuna, ja suoraan käyttäjän tietokoneelle asennetut kiinteät ohjelmistot ovat pääsääntöisesti paljon laajempia ja toimintavarmempia.
Menetelmän edut ja haitat
Lopuksi on syytä tarkastella yksityiskohtaisesti kuvatun suunnittelu- ja hallintamenetelmän tärkeimpiä etuja ja haittoja.
Suurin etu on epäilemättämateriaalin graafinen esittely. Yleensä liikemiehet viihtyvät Gantt-kaavioiden kanssa - he pitävät kyvystä tunnistaa ja hahmotella selkeästi projektin työvaiheet. Esittämällä tehtävät eriväristen palkkien muodossa, kaikki tiimin jäsenet voivat kirjaimellisesti määritellä tehtävänsä yhdellä silmäyksellä.
On myös huomattava, että Gantt kaavioitaovat erinomainen esitystyökalu, joka pystyy osoittamaan hankkeen tärkeimmät prioriteetit. Eli heti kun johtajat allokoivat ja jakavat jokaisen käytettävissä olevan resurssin, tiimi saa välittömästi tiedon siitä ja seuraa lisäohjeita. Tämä Gantt-kaavion ominaisuus on erittäin hyödyllinen ylimmille johtajille - sen avulla on paljon helpompi laatia yksityiskohtainen, ytimekäs raportti eri projektien tilasta.
Kuitenkin, kuten mikä tahansa muu menetelmäsuunnittelussa Gantt-kaaviossa on haittapuolensa. Yksi niistä on tehtäväriippuvuus. Melko usein projektien esittelyprosessissa johtajien on osoitettava, mitkä näistä tehtävistä liittyvät toisiinsa. Mutta valitettavasti kaaviomuoto itsessään ei salli tätä. Tämän rajoituksen kiertämiseksi johtajat turvautuvat erilaisiin temppuihin: he esimerkiksi lisäävät kaavioon erityisiä pystysuuntaisia viivoja, jotka osoittavat keskeisiä riippuvuuksia. Tämä on kuitenkin vain väliaikainen ratkaisu, joka ei pysty välittämään tietoja kokonaisuudessaan.
Toinen Gantt-kaavioiden haittapuoli on niidenjoustamattomuus. Nykyään projektit eivät ole staattisia - niissä tapahtuu jatkuvasti joitain muutoksia, siirtymiä, joita on yksinkertaisesti mahdotonta ottaa huomioon kaaviossa. Ennen kaavion rakentamisen aloittamista johtajien on laskettava kaikki pienintä yksityiskohtaa myöten, koska pienimmässäkin arvion muutoksessa koko kaavio on piirrettävä uudelleen alusta. Eikä puhumattakaan siitä, että kyky havainnollistaa useita erilaisia suunnittelutapoja kerralla puuttuu.
Riippumatta siitä, miksi tarvitsetGantt-kaavio, ohjelma (edes kaikkein "edistyneempi") ei pysty näyttämään tiettyjen teosten merkitystä ja resurssiintensiivisyyttä, niiden olemusta. Siksi sitä käytetään harvoin erityisen suurissa projekteissa.
Sitä on kuitenkin mahdotonta kiistääProjektinhallinnassa tämä menetelmä on äärimmäisen yleinen - yli vuosisadan käytön aikana ihmisillä on ollut mahdollisuus varmistaa sen tehokkuus ja korkea hyötysuhde.
