Η επιτυχία σε μια επιχείρηση εξαρτάται πολύ από τη δική τουσωστή οργάνωση. Τόσο οι διευθυντές όσο και οι απλοί υπάλληλοι πρέπει να γνωρίζουν τι είναι η γραφειοκρατία. Ποια είναι τα χαρακτηριστικά του, ποιοι τύποι υπάρχουν και ποια κανονιστικά έγγραφα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την οργάνωση της ροής εργασίας;
Τι είναι η εργασία γραφείου
Οποιοσδήποτε οργανισμός, ανεξάρτητα από τη μορφήιδιοκτησία και χαρακτηριστικά, δημιουργεί κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων του μια ποικιλία χαρτιών. Αυτά μπορεί να είναι παραγγελίες, γράμματα και πρωτόκολλα. Όλα σχετίζονται με οργανωτική και διοικητική τεκμηρίωση.
Η γραφική εργασία είναι η δραστηριότητα της δημιουργίαςέγγραφα του οργανισμού, που εκτελούνται σύμφωνα με ορισμένους κανόνες και απαιτήσεις. Τις περισσότερες φορές, ειδικές επιχειρήσεις απασχολούνται μόνο σε επιχειρήσεις που ασχολούνται με αυτόν τον τομέα. Σε μικρές επιχειρήσεις, η λειτουργία του γραμματέα μπορεί να ανατεθεί σε σχεδόν οποιονδήποτε υπάλληλο.
Εάν καταλαβαίνετε την ουσία της ορολογίας (τι είναιγραφική εργασία), τότε η προέλευση της λέξης θα γίνει σαφής. Πρόκειται πρώτα απ 'όλα για τον καθορισμό ενός υλικού φορέα επίσημων πληροφοριών. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, δημιουργείται ένα οργανωτικό και διοικητικό έγγραφο, το οποίο στη συνέχεια ξεκινά ορισμένες ενέργειες.
Ο ίδιος ο όρος «εργασία γραφείου» εμφανίστηκε πολύ καιρό πριν, αλλά μόνο στα μέσα του περασμένου αιώνα διαμορφώθηκε επίσημα, κατοχυρώνεται σε κανονιστικά έγγραφα σε κρατικό επίπεδο.
Έγγραφα και ροή εργασίας - τι είναι αυτό;
Ο οργανισμός δεν μπορεί να υπάρχει ανεξάρτητανομοθεσία. Έχει πάντα γραφειοκρατία και ροή εργασίας. Τι είναι, ποια είναι τα χαρακτηριστικά της μετάβασης των χαρτιών, πώς να τα συντάξετε σωστά; Αυτά τα ζητήματα επιλύονται από ειδικούς: γραμματείς, αρχειοθέτες, προσωπικό τμήματος προσωπικού.
Η εργασία γραφείου περιλαμβάνει τον καθορισμό πληροφοριώνσε ένα απτό μέσο, τη δημιουργία ενός χαρτιού ή ηλεκτρονικής πράξης. Στη βάση του, η ροή εγγράφων του οργανισμού είναι χτισμένη - η κίνηση μιας παραγγελίας ή ενός γράμματος, ξεκινώντας από τη δημιουργία του και τελειώνει με την εκτέλεση και την αποστολή στο αρχείο ή την καταστροφή.
Ανάλογα με τον τόπο δημιουργίας επιχειρηματικών εγγράφωνΌσον αφορά τους υπαλλήλους και τη διαχείριση του οργανισμού, η ροή εργασίας χωρίζεται σε εξωτερικά και εσωτερικά. Η περαιτέρω διαδρομή της παραγγελίας, της παραγγελίας, της επιστολής θα εξαρτηθεί από την πηγή.
Η εσωτερική ροή εργασίας ενός οργανισμού περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:
- δημιουργία σχεδίου εγγράφου ·
- συντονισμός;
- υπογραφή του προσχεδίου εγγράφου, αναγραφή της ημερομηνίας και του αριθμού εγγραφής · από τη στιγμή της εγγραφής, θεωρείται επίσημα δημοσιευμένο και αποδεκτό για εκτέλεση.
- επικοινωνία περιεχομένου σε ερμηνευτές και έλεγχο ·
- συμμόρφωση με τις απαιτήσεις ·
- εκτέλεση ενός εκτελεσμένου εγγράφου για μεταγενέστερη αποθήκευση, ανάλογα με το χρόνο και την ανάγκη ·
- καταστροφή επιχειρηματικών εγγράφων που έχουν λήξει ή αρχειοθέτηση για αποθήκευση αρχείων.
Τα στάδια της εξωτερικής ροής εργασίας είναι γενικά παρόμοια, αλλά υπάρχουν κάποιες διαφορές:
- Τα έγγραφα έρχονται στην επιχείρηση από έξω.Αυτά μπορεί να είναι έγγραφα ανώτερων και κατώτερων οργανισμών, υποκαταστημάτων, κανονισμών από επίσημες αρχές, δικαστικές εντολές, επιστολές πολιτών.
- Όλα τα επιχειρηματικά έγγραφα που λαμβάνει ο οργανισμός περνούν τη διαδικασία εγγραφής χωρίς αποτυχία. Επιβεβαιώνει ότι είναι υπό έλεγχο.
- Το επόμενο στάδιο είναι η εργασία με το έγγραφο, την εξοικείωση ή την εκτέλεση των οδηγιών.
- Εάν είναι απαραίτητο, εκδίδεται επίσημη απάντηση.
- Το τελευταίο στάδιο είναι η εγγραφή για μακροπρόθεσμη αποθήκευση ή αρχειοθέτηση και πιθανή καταστροφή.
Επιπλέον, σε σχέση με τη διαχείριση του οργανισμού, διακρίνονται οι ακόλουθοι τύποι ροής εργασίας:
- αύξουσα - από υφισταμένους έως αφεντικά (επεξηγηματικές σημειώσεις) ·
- φθίνουσα - από τη διοίκηση στους υπαλλήλους
- οριζόντια - μεταξύ ίσων (πράξεις, πρωτόκολλα).
Όλα τα στάδια της κίνησης του εγγράφου πρέπει να καταγράφονται σε ειδικά περιοδικά. Μπορούν να διεξαχθούν με διάφορους τρόπους:
- αρχεία καταγραφής κίνησης
- κάρτες εγγράφων
- Η ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων είναι πιο συχνή στη συντριπτική πλειονότητα των οργανισμών.
Χαρακτηριστικά των δικαστικών διαδικασιών
Πολλοί αναρωτιούνται τι είναι δικαστικόεργασία γραφείου, και ποια είναι η διαφορά του από τον στρατηγό. Η δικαστική υπόθεση είναι ένα ελαφρώς διαφορετικό σύνολο εγγράφων και υλικών αποδεικτικών στοιχείων. Η σωστή αποθήκευση και μετακίνηση του εξασφαλίζει διαφάνεια του συστήματος επιβολής του νόμου. Η δικαστική εργασία γραφείου, σε αντίθεση με την οργανωτική, δεν μπορεί να είναι εθελοντική. Διενεργείται από εξουσιοδοτημένα άτομα και ελέγχεται αυστηρά. Για αυτόν, όλα τα στάδια ορίζονται κανονικά και αυστηρά, μέχρι την καταστροφή.
Λειτουργία γραμματέα
Οι περισσότεροι υπάλληλοι της εταιρείας έχουν μια πολύ αόριστη ιδέα για το τι είναι η γραφική εργασία και η ροή εργασίας. Για έναν γραμματέα, αυτή είναι μια επαγγελματική δραστηριότητα.
Η γραμματεία της επιχείρησης εκτελεί την κύρια λειτουργία της τεκμηρίωσης διαχείρισης. Σύμφωνα με τη μορφή και τα χαρακτηριστικά του έργου, η οργάνωση της υπηρεσίας διαχείρισης γραφείων της επιχείρησης χωρίζεται στους ακόλουθους τύπους:
- Κεντρικός - όλοι οι γραμματείς βρίσκονται σε ένα τμήμα και αναφέρουν στον επικεφαλής γραμματέα ή τον ανώτερο γραμματέα.
- Αποκεντρωμένοι - οι γραμματείς και οι εργαζόμενοι που εκτελούν τα καθήκοντά τους διασκορπίζονται σε όλα τα τμήματα του οργανισμού και αναφέρουν σε διαφορετικά αφεντικά.
- Μικτή - συνήθως απαντάται σε μεγάλους οργανισμούς
Τα χαρακτηριστικά της ροής εγγράφων στην επιχείρηση θα εξαρτηθούν άμεσα από τη μορφή της γραμματείας που θα υιοθετηθεί.
Οδηγίες για εργασία γραφείου
Ανεξάρτητα από το μέγεθος και τη μορφή ιδιοκτησίας, τοοποιοσδήποτε οργανισμός πρέπει να έχει μια κανονιστική πράξη που ρυθμίζει την κυκλοφορία των εγγράφων. Τι είναι η γραφειοκρατία και πώς να το συντάξετε; Αυτό το ζήτημα ανησυχεί όχι μόνο τους γραμματείς, αλλά και τους διευθυντές.
Οι οδηγίες διαχείρισης εγγραφών είναι εσωτερικέςμια κανονιστική πράξη του οργανισμού, εγκεκριμένη με εντολή ή οδηγία της διοίκησης, απεριόριστης ισχύος. Διέγραψε όλα τα στάδια διαβίβασης του εγγράφου, λίστες θέσεων, των οποίων οι υπογραφές μπορούν να πιστοποιήσουν την αυθεντικότητα των επίσημων εγγράφων, παρέχει παραδείγματα εγγραφής, έντυπα και έντυπα.
Τήρηση αρχείων
Σε μικρούς οργανισμούς με χαμηλό επίπεδο ροής εργασίας (λιγότερο από 200 ανά έτος), δεν τίθεται το ερώτημα τι είναι η τήρηση αρχείων. Όλα αποφασίζονται από τις προσπάθειες των ίδιων των υπαλλήλων ή ακόμη και του ηγέτη.
Εάν τα καθήκοντα τήρησης αρχείων δεν είναιείναι απευθείας για τον εργαζόμενο και δεν αναφέρονται στη σύμβαση εργασίας του, τότε θα πρέπει να εκδοθεί διάταγμα για την ανάθεση αυτών των καθηκόντων. Αυτό το έγγραφο πρέπει να αναφέρει λεπτομερώς τις πρόσθετες ευθύνες, τις ευθύνες και την αποζημίωση.
Χαρακτηριστικά της διαχείρισης HR
Εάν τουλάχιστον ένας υπάλληλος εργάζεται στον οργανισμό,τότε σίγουρα θα δημιουργηθούν έγγραφα εργασίας. Το ζήτημα του τι είναι η διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού έχει ιδιαίτερη σημασία για επιχειρήσεις με μικρό αριθμό εργαζομένων.
Η διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού παρέχεικυκλοφορία συγκεκριμένων εγγράφων που σχετίζονται με την εργασιακή δραστηριότητα των εργαζομένων της επιχείρησης. Συνήθως, αυτά τα καθήκοντα εκτελούνται από υπαλλήλους μιας ειδικής μονάδας - το τμήμα προσωπικού. Οι λειτουργίες τους περιλαμβάνουν τη λήψη, επεξεργασία και αποθήκευση τεκμηρίωσης προσωπικού. Συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων που είναι ταξινομημένα.
Η ροή εργασίας του προσωπικού διατηρείται συνήθως ξεχωριστή από τη γενική, σύμφωνα με τους κανόνες του απορρήτου και των δυνατοτήτων αποθήκευσης.
Βελτιστοποίηση εργασιών γραφείου
Παρά την ταχεία ανάπτυξη του ψηφιακούτεχνολογία, πολλοί οργανισμοί δυσκολεύονται να βελτιστοποιήσουν τη ροή εργασίας. Συνεχίζουν να κάνουν αλληλογραφία με παλιομοδίτικο τρόπο και διατηρούν τα συνήθη βιβλία εγγραφής.
Αυτό οφείλεται σε δύο παράγοντες:
- αντίσταση στις καινοτομίες των εργαζομένων της επιχείρησης ·
- έλλειψη χρηματοδότησης
Οι διαχειριστές πρέπει να θυμούνται ότι η βελτιστοποίηση της ροής εγγράφων με σημαντική επένδυση δίνει αξιοσημείωτο οικονομικό αποτέλεσμα.
