Προκειμένου να διεξάγεται σωστά η εργασία γραφείου,πρέπει να ξέρετε τι είναι μια ονοματολογία. Σύμφωνα με τον ορισμό, μια ονοματολογία είναι ένας κατάλογος των μερών, των υλικών και των δομών που χρησιμοποιήθηκαν στην παραγωγή, τα οποία καταρτίστηκαν σύμφωνα με ένα συγκεκριμένο σύστημα. Όταν καταρτίζεται μια τέτοια λίστα, κάθε αναφερόμενο υλικό έχει εκχωρηθεί κωδικός υπό όρους αριθμών, γραμμάτων ή αλφαριθμητικού συνδυασμού - ο αριθμός του στοιχείου.
Κατά την τήρηση αρχείων, η ονοματολογία των περιπτώσεων είναιπου συστηματοποιούνται από κατάλογο περιεχομένων επιχειρηματικών εγγράφων (ή υποθέσεων), τα οποία εκτελούνται κατά τη διάρκεια της εργασίας οποιουδήποτε οργανισμού. Η ονοματολογία καθορίζει τον χρόνο διατήρησης των εγγράφων και τη σειρά με την οποία πρέπει να υποβάλλονται σε επεξεργασία. Για παράδειγμα, στα σχολεία δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης (γυμνάσια), τα σχολικά περιοδικά φυλάσσονται από τον διευθυντή για άλλα 5 χρόνια μετά την αποφοίτησή τους.
Κύριες λειτουργίες
Το κύριο καθήκον στην προετοιμασία της ονοματολογίας των υποθέσεων -να καταστήσει το έργο της διοικητικής συσκευής πιο τέλειο, παραγωγικό, για να απαλλαγεί από τη γραφειοκρατική καραμέλα. Λειτουργικές και ποιοτικές λύσεις σε πολλά προβλήματα, οι δραστηριότητες του συνόλου του οργανισμού εξαρτώνται συχνά από τη σειρά με την οποία περιέχονται τα έγγραφα, πόσο εύκολα μπορούν να βρεθούν στη ζήτηση, πόσο καλά ταξινομούνται και συστηματοποιούνται. Η κατάλληλη ταξινόμηση επιτρέπει όχι μόνο να εργάζεστε γρήγορα με έγγραφα, αλλά και να διευκολύνετε την εργασία με αρχεία και αρχεία.
Εξετάστε τα παραδείγματα της ονοματολογίας των περιπτώσεων και σε ποιους τομείς είναι πιο αποτελεσματικό.
- Συστηματοποίηση εγγράφων - όταν υπήρχαν έγγραφα(σύναψη συμβάσεων, ολοκλήρωση συναλλαγών, ολοκλήρωση μιας ποινικής υπόθεσης, έκθεση προγραμματισμού ενός τμήματος, κ.λπ.) και στη συνέχεια εξήλθε από ενεργό χρήση, σύμφωνα με την ονοματολογία, αποθηκεύονται σε οργανισμούς με συγκεκριμένη σειρά. Αυτό ισχύει τόσο για τα έντυπα έγγραφα όσο και για τα ηλεκτρονικά έγγραφα που είναι αποθηκευμένα σε μια βάση δεδομένων ηλεκτρονικών υπολογιστών.
- Περιεχόμενο των πληροφοριών σε ποιο χρονικό πλαίσιοτο έγγραφο αποθηκεύεται για όσο διάστημα μπορεί να είναι έγκυρη. Κάθε περίπτωση που περιλαμβάνεται στην ονοματολογία έχει τις καθορισμένες προθεσμίες για τη διατήρηση των εγγράφων που περιλαμβάνονται σε αυτήν. Όσο πιο πολύτιμο και σημαντικό είναι το έγγραφο, τόσο περισσότερο θα σωθεί. Δηλαδή, όταν εργάζονται με έγγραφα σε ένα θέμα, η εκτίμησή τους λαμβάνει χώρα αμέσως - ένα είδος εξέτασης αξίας. Βοηθά στην εργασία με την ίδια την υπόθεση.
- Στερέωση κλωβών δείκτη.Η ονοματολογία της υπόθεσης χρησιμοποιείται συχνά στη διαδικασία εγγραφής των εγγράφων και ο δείκτης ονοματολογίας της υπόθεσης αποτελεί αναπόσπαστο μέρος του αριθμού καταχώρισης του εγγράφου. Αυτό μπορεί να παρατηρηθεί κατά τη σύνταξη του αποθέματος, όταν γίνεται απογραφή στην εργασία ή σε ένα ίδρυμα.
- Εκτελεί το ρόλο αναφοράς στη μελέτη της οργανωτικής δομής του ιδρύματος κ.λπ.
- Στη γραφική εργασία θεωρείται η βάση για την απογραφή περιπτώσεων με μόνιμη ή προσωρινή περίοδο αποθήκευσης και λογιστικής παρακολούθησης.
- Χρησιμοποιείται ως δείγμα, διάγραμμα για τη δημιουργία αρχειοθήκης και αναφορά σε χρησιμοποιημένα έγγραφα.
Έτσι, καλή γνώση του τι είναιη ονοματολογία και οι δεξιότητες εργασίας μαζί της είναι απαραίτητες σε οποιονδήποτε οργανισμό ή ίδρυμα, σε μια επιχείρηση. Η ονοματολογία πρέπει να ισχύει για όλες τις δραστηριότητες τεκμηρίωσης του ιδρύματος.
Ταξινόμηση ονοματολογίας
Η ονοματολογία έχει τα δικά της πρότυπα και απαιτήσεις σχεδιασμού, δεν μπορεί να παραβιαστεί. Περιλαμβάνονται σε ειδικά εγχειρίδια κατάρτισης και οδηγίες για εργασία γραφείου.
Είναι σύνηθες να διακρίνουμε τρεις τύπους ονοματολογίας επιχειρήσεων:
- τυπικός;
- κατά προσέγγιση;
- άτομο, σχεδιασμένο για συγκεκριμένο οργανισμό.
Τι είναι μια τυπική ονοματολογία, είναι σαφές από το όνομα - αυτά είναι κανονιστικά έγγραφα, καθορίζουν τη σύνθεση των περιπτώσεων που χρησιμοποιούνται σε οργανισμούς του ίδιου τύπου.
Προβλέπεται η κατά προσέγγιση ονοματολογίακαθορισμός της κατά προσέγγιση σύνθεσης των περιπτώσεων που ξεκινούν στις εργασίες γραφείου του οργανισμού όπου διανέμεται αυτή η ονοματολογία. Τέτοια δείγματα εργασίας γραφείου δεν είναι κανονιστικά, αλλά προτεινόμενα. Ένα ξεχωριστό χαρακτηριστικό είναι ότι οι δείκτες αναφέρονται σε έγγραφα αυτού του τύπου.
Τυπικές και υποδειγματικές γραφικές ονοματολογίες αναπτύσσονται από μητρικούς οργανισμούς για τους δευτερεύοντες οργανισμούς τους.
Ατομική ονοματολογία - αναπτύχθηκεειδικά για έναν συγκεκριμένο οργανισμό και λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες των δραστηριοτήτων του. Ένα τυπικό ή κατά προσέγγιση δείγμα λαμβάνεται συνήθως ως δείγμα και γίνονται οι απαραίτητες αλλαγές σε αυτά.
