Πώς να γράψετε επιχειρηματική επιστολή: κανόνες και συστάσεις

Ένα ουσιαστικό χαρακτηριστικό κάθε επιχείρησης είναιεπαγγελματική αλληλογραφία. Οι εργαζόμενοι κάθε επιχείρησης επικοινωνούν με συναδέλφους και πελάτες, με προμηθευτές και καταναλωτές. Γενικά, η καθημερινή ρουτίνα οποιουδήποτε γραφείου περιλαμβάνει απαραιτήτως τη συμμετοχή στην αλληλογραφία.

Παρά το γεγονός ότι η καθημερινή πλειοψηφία των μισθωμένωντων εργαζομένων σε επιχειρήσεις και οργανισμούς στέλνουν και να λαμβάνουν πολλές εκθέσεις, δεν είναι όλοι τηρούν τους κανόνες και τους κανονισμούς όταν δημιουργούνται. Αποδεικνύεται ότι δεν είναι τόσο απλό να γράφετε μια επιχειρηματική επιστολή σωστά και σωστά. Υπάρχουν διάφορες απαιτήσεις και πρότυπα που χρησιμοποιούνται στον κόσμο και σχετίζονται με την κυκλοφορία εγγράφων. Περιλαμβάνουν τους κανόνες της σύνταξης μιας επιχειρηματικής επιστολής, καθώς και τα κύρια σημεία που αφορούν το σχεδιασμό.

Όταν γράφετε ένα μήνυμα σε κάποιον εξωτερικό οργανισμό ήμόνο ένας συνάδελφος στο γειτονικό τμήμα, θα πρέπει να τηρεί αυστηρό στυλ (με εξαίρεση την φιλική αλληλογραφία, για την οποία δεν υπάρχουν τέτοιοι περιορισμοί). Μην χρησιμοποιείτε υπερβολικά συναισθηματικές λέξεις, ακόμη και για να περιγράψετε ολόκληρη τη σημασία της συναλλαγής ή την απόλαυση των δοκιμασμένων προϊόντων. Μια επιχειρησιακή επιστολή πρέπει να είναι σαφής, συνοπτική και επαρκώς συγκρατημένη.

Ξεκινήστε το μήνυμα από τον παραλήπτη.Εάν προορίζεται για υπάλληλο τρίτου οργανισμού, πρέπει βεβαίως να αναφέρετε το όνομά του, τη θέση του παραλήπτη και επίσης το πλήρες όνομά του. Σε περίπτωση που το έγγραφο παραμένει μέσα στην εταιρεία, αρκεί να έχετε ένα επώνυμο με αρχικά (μπορείτε να προσθέσετε τη θέση που κατέχετε).

Μια επιχειρηματική επιστολή προς έναν εξωτερικό οργανισμό πρέπεινα γράψετε σε επιστολόχαρτο (ανεξάρτητα από το αν θα σταλεί σε ηλεκτρονική ή σε χαρτί). Αν δεν το έχετε, μπορείτε απλά να ορίσετε τα στοιχεία του αποστολέα στην "κεφαλίδα" του εγγράφου.

Πριν ξεκινήσετε να συνθέτετε το κείμενο, πρέπει να το κάνετεσκεφτείτε τη δομή του, προσδιορίστε τις κύριες διατριβές και τους στόχους της γραφής. Σε αυτή την περίπτωση, η διαδικασία γραφής είναι πολύ απλούστερη. Για να ολοκληρωθεί η επιστολή ακολουθεί την υπογραφή, η οποία υποδεικνύει όχι μόνο το επώνυμο του αποστολέα, αλλά και τη θέση, καθώς και το όνομα της επιχείρησης που αντιπροσωπεύει.

Όταν στέλνετε μια προσφορά σε έναν πιθανό πελάτη ή συνεργάτη στο τέλος, είναι επιτακτική ανάγκη να σας ευχαριστήσω για τη συνεργασία σας και την ελπίδα για περαιτέρω κοινές εργασίες.

Εκτός από τους κανόνες που χρησιμοποιούνται στην επαγγελματική αλληλογραφία,υπάρχουν επίσης συστάσεις. Για παράδειγμα, κάθε έγγραφο που απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο άτομο πρέπει να ξεκινά με τις λέξεις "σεβαστά" με το πλήρες όνομα και όχι με τα αρχικά. Μην χρησιμοποιείτε συντομεύσεις με γράμματα, για παράδειγμα, γράψτε "uv". Ή συντομεύστε τη θέση του παραλήπτη, τον τόπο εργασίας του.

Το πιο δύσκολο είναι το διεθνέςέγγραφο, διότι κάθε κράτος έχει τη δική αποχρώσεις της επικοινωνίας, και η γλώσσα που είναι αναγκαία για να αντιστοιχεί με τους ξένους εταίρους δεν είναι πάντα σαφής στον compiler της επιστολής, γι 'αυτό είναι απαραίτητη η χρήση διερμηνέων. Πριν να μισθώσει τις υπηρεσίες ενός τέτοιου ειδικός, θα πρέπει να διευκρινίσει εάν ήξερε πώς να γράψει μια επιστολή των επιχειρήσεων στα αγγλικά, και μιλάμε για μπανάλ κυριολεκτική μετάφραση. Αν μια ξένη έγγραφο έχει προγραμματιστεί να υποστηρίξει όλη την ώρα, καλύτερα να λάβει το προσωπικό, επαρκή γνώση των ξένων γλωσσών, για να γίνει μια επιστολή των επιχειρήσεων κάνουν.

Σε γενικές γραμμές, σχετικά με τον τρόπο σύνταξης του εγγράφουκαι πόσο σχεδιασμένο, από πολλές απόψεις εξαρτάται από την επίτευξη του έργου. Έτσι, σε κάθε περίπτωση, μην υποτιμάτε τη σημασία της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας κατά την επικοινωνία.