Το γράφημα Gantt είναι ο βοηθός προγραμματισμού σας. Τι είναι το γράφημα Gantt και πώς να το φτιάξετε;

Το Gantt Chart είναι ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία για την οπτική απεικόνιση του προγράμματος στη διαχείριση έργων.

Τι είναι αυτό;

Το διάγραμμα Gantt προορίζεται να απεικονίσειδιαφορετικά στάδια εργασίας στον τομέα των μικρών και μεσαίων επιχειρήσεων. Οπτικά, είναι ένα απλό σύνολο λωρίδων που αποτελείται από δύο κύριους άξονες: θήκες και χρόνο. Σε κάθε χρονικό διάστημα ανατίθεται μια συγκεκριμένη εργασία που πρέπει να ολοκληρωθεί.

Στο διάγραμμα, εκτός από τα κύρια μπλοκ,υπάρχει μια ειδική πρόσθετη στήλη που δείχνει το ποσοστό της εργασίας που έχει γίνει. Ειδικά σημάδια - ορόσημα - χρησιμοποιούνται για την ανάδειξη δύο ή περισσότερων εργασιών και την επίδειξη της ακολουθίας εφαρμογής τους.

Το γράφημα Gantt είναι ένα είδος προτύπου στον τομέα της διαχείρισης έργου, επειδή με τη βοήθειά του καθίσταται δυνατή η οπτική παρουσίαση της δομής της εφαρμογής όλων των σταδίων του έργου.

Σε τι χρησιμεύει ένα γράφημα Gantt;

Δεδομένου ότι οι περισσότεροι άνθρωποι είναιοπτικά, το διάγραμμα καθιστά δυνατή την επίλυση μιας από τις κύριες εργασίες και δείχνει στο προσωπικό τι να δουλέψει, τι πόρους να χρησιμοποιήσει στη διαδικασία και με ποια ταχύτητα να εκτελέσει συγκεκριμένες εργασίες. Όλες οι πληροφορίες παρουσιάζονται σε συμπιεσμένη μορφή, χωρίς τη χρήση μπερδεμένων πινάκων και τεράστιου όγκου κειμένου. Ταυτόχρονα, η ουσία είναι σαφής και κατανοητή σε όλους, χωρίς εξαίρεση, τους συμμετέχοντες στο έργο.

Η χρήση ενός διαγράμματος απλοποιεί σημαντικά τη διαχείριση έργων μικρής κλίμακας και καθιστά δυνατή τη διατήρηση πάντα υπό έλεγχο των δραστηριοτήτων των εργαζομένων.

Η ιστορία της εμφάνισης του πρώτου γραφήματος

Η πρώτη μορφή γραφήματος αναπτύχθηκε καιδοκιμάστηκε από τον Henry L. Gant στις αρχές του 20ού αιώνα. Ο επιστήμονας προσλήφθηκε για να διαχειριστεί την κατασκευή πλοίων για χρήση στον Πρώτο Παγκόσμιο Πόλεμο. Ένα ειδικό πρόγραμμα του επέτρεψε να συντονίσει το έργο αρκετών μηχανικών, ελέγχοντας την εκτέλεση εργασιών εγκαίρως. Ο Gant ξεκίνησε απευθείας με την απαρίθμηση όλων των απαιτούμενων εργασιών και τον προγραμματισμό τους σύμφωνα με τους διαθέσιμους πόρους.

Η επίδειξη εθισμού ήταν ένα σημαντικό βήμα.κάποιες εργασίες από άλλες. Επιπλέον, ο Gant διέθεσε σε κάθε άτομο μια χρονική περίοδο κατά την οποία έπρεπε να ολοκληρώσει ένα συγκεκριμένο είδος δραστηριότητας, έδειξε ποιος και ποια εργασία θα εκτελεστεί, λαμβάνοντας υπόψη τον χρόνο που διατίθεται για το έργο.

Τα γραφήματα Gantt κατασκευάζονται χρησιμοποιώντας έναν κατακόρυφο άξονα για να αντιπροσωπεύουν διαφορετικές εργασίες και έναν οριζόντιο άξονα για να αντιπροσωπεύουν το χρόνο.

Διάγραμμα Gantt στον σύγχρονο κόσμο

Αυτή η μέθοδος σχεδιασμού δεν χάνει τη σημασία της.και σήμερα, επειδή σας επιτρέπει να παρέχετε μια γραφική απεικόνιση του σχεδίου παραγωγής, απλοποιεί την παρακολούθηση της προόδου στην εφαρμογή των εργασιών. Το γράφημα Gantt έχει γίνει ένα τόσο ισχυρό εργαλείο ανάλυσης που δεν έχει υποστεί καμία αλλαγή για σχεδόν 100 χρόνια. Μόνο στη δεκαετία του '90 του περασμένου αιώνα, για να περιγραφούν λεπτομερέστερα οι σχέσεις, εισήχθησαν γραμμές επικοινωνίας μεταξύ διαφόρων εργασιών:

• "Τέλος -εκκίνηση" - η δράση Β δεν μπορεί να ξεκινήσει πριν από το τέλος της δράσης Α.
• «Έναρξη -τερματισμός» - η ενέργεια Β δεν μπορεί να ξεκινήσει μέχρι να ξεκινήσει η δράση Α.
• "Έναρξη -εκκίνηση" - η δράση Β θα ξεκινήσει όχι νωρίτερα από τη δράση Α.
• "Τέλος -τερματισμός" - η δράση Β πρέπει να λήξει νωρίτερα από τη δράση Α.

Υπάρχουν ενδείξεις ότι το διάγραμμα Gantt χρησιμοποιήθηκε ότανη κατασκευή τέτοιων γιγαντιαίων δομών μηχανικής όπως το φράγμα Χούβερ (Λας Βέγκας, 1939) και το σύστημα αυτοκινητοδρόμων Αϊζενχάουερ (που ενώνει τις περισσότερες μεγάλες πόλεις των ΗΠΑ).

Οδηγίες: πώς να φτιάξετε ένα γράφημα Gantt σε 5 βήματα;

Στη συνέχεια, θα εξετάσουμε τους κανόνες για την κατασκευή ενός γραφήματος Gantt και θα προσπαθήσουμε να το δημιουργήσουμε μόνοι μας σε έναν επεξεργαστή υπολογιστικών φύλλων του Microsoft Excel.

Βήμα 1. Συλλέξτε δεδομένα

Για να δημιουργήσουμε ένα γράφημα, χρειαζόμαστε τα ακόλουθα δεδομένα:

• συντεταγμένες όλων των συνόλων δεδομένων (από όπου πρέπει να ξεκινά κάθε στήλη).
• το όνομα κάθε σταδίου ·
• τη διάρκεια κάθε σταδίου.

Για ευκολία, τα εισάγουμε αμέσως στα αντίστοιχα πεδία του πίνακα. Αφού καταχωρήσουμε όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες, μπορείτε να προχωρήσετε στη δημιουργία του ίδιου του διαγράμματος.

Σημαντικό: βεβαιωθείτε ότι όλες οι μορφές δεδομένων έχουν καθοριστεί σωστά: συγκεκριμένα, αυτό ισχύει για ημερομηνίες.

Βήμα 2. Διαμόρφωση της διάταξης

Έτσι, γνωρίζουμε τον σκοπό του σχεδιασμού και το κλειδίτα δεδομένα βάσει των οποίων θα κατασκευάσουμε το γράφημα. Τώρα στο παράθυρο του πίνακα επεξεργαστή, πρέπει να μεταβούμε στην ενότητα "Εισαγωγή -> Διάγραμμα" και, στη συνέχεια, να κάνουμε κλικ στο στοιχείο "Κυβερνημένος". Δεν χρειαζόμαστε το συνηθισμένο, αλλά με τη συσσώρευση, αφού μόνο παρέχει τη δεύτερη σειρά δεδομένων, η οποία στην περίπτωσή μας θα είναι η κύρια.

Βήμα 3. Διαγράψτε όλα τα περιττά

Για να το κάνετε αυτό, στο πρόγραμμαπαρέχονται ειδικά εργαλεία. Στο διάγραμμα που εμφανίζεται στην οθόνη, πρέπει να τοποθετήσετε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από τη μπλε γραμμή, να κάνετε δεξί κλικ πάνω του και να επιλέξετε "Μορφοποίηση σειρών δεδομένων" από το μενού που εμφανίζεται. Θα επισημανθεί ένα παράθυρο στο οποίο πρέπει να μεταβούμε στο στοιχείο "Συμπλήρωση" και να επιλέξουμε το στοιχείο "Χωρίς γέμισμα". Μετά από αυτό, το διάγραμμα θα μοιάζει με αυτό:

Βήμα 4. Τελειώνοντας πινελιές

Αφού από προεπιλογή όλα τα δεδομένα στο γράφημα μαςείναι διατεταγμένα με σειρά από κάτω προς τα πάνω, θα πρέπει να το τροποποιήσουμε λίγο. Για να γίνει αυτό, κάνουμε δεξί κλικ στον άξονα κατηγορίας (αυτόν δίπλα στον οποίο έχουμε μια λίστα εργασιών), μεταβαίνουμε στο παράθυρο "Μορφή άξονα". Ανοίγει αμέσως η καρτέλα που χρειαζόμαστε - "Παράμετροι άξονα". Επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στην εντολή Αντίστροφη κατηγορία. Στην πραγματικότητα, το γράφημα Gantt είναι ήδη έτοιμο, έχουν απομείνει μόνο μερικά χρήσιμα μικρά πράγματα.

Βήμα 5. Μορφοποίηση

Συνεπώς, συνεχίζουμε να δουλεύουμε με το χρονοδιάγραμμα. Όπως μπορείτε να δείτε, εξακολουθεί να φαίνεται άσχημο και τώρα θα το διορθώσουμε χρησιμοποιώντας τον ίδιο τον επεξεργαστή πίνακα:

1. Τεντώστε το γράφημα στο επιθυμητό μέγεθος χρησιμοποιώντας το βέλος στην επάνω δεξιά γωνία.
2. Επιλέξτε όλες τις ημερομηνίες στο πιάτο, κάντε κλικ στην περιοχήεπιλογή με το δεξί κουμπί του ποντικιού και μεταβείτε στην επιλογή "Μορφοποίηση κελιών-> Αριθμός". Αυτή η ενότητα παρουσιάζει τις κύριες μορφές αριθμών με τις οποίες εργαζόμαστε. Για να μην αλληλεπικαλύπτονται οι επιγραφές, σας συμβουλεύουμε να επιλέξετε μια συντομότερη επιλογή εγγραφής. Στη συνέχεια, πάλι, κάντε δεξί κλικ στον άξονα με ημερομηνίες στο γράφημα, επιλέξτε "Μορφή άξονα -> αριθμός" και τοποθετήστε ένα τικ δίπλα στο στοιχείο "Σύνδεση προς την πηγή".
3. Επιλέξτε το υπόμνημα (ονομασίες "Ημερομηνία" και "Διάρκεια" στα δεξιά) και πατήστε το κουμπί Διαγραφή στο πληκτρολόγιο.
4. Ανοίξτε το "Axis Format -> Options" καιορίζουμε τις ελάχιστες και μέγιστες τιμές (βάζουμε στις 15 Δεκεμβρίου, αφού είναι Δευτέρα και 3 Ιανουαρίου). Εδώ μπορούμε να ορίσουμε την τιμή των κύριων τμημάτων (αυτό είναι βολικό εάν, για παράδειγμα, η εργασία σε ένα έργο θα διαρκέσει για αρκετές εβδομάδες ή μήνες). Στην περίπτωσή μας, είναι πιο βολικό να αφήσουμε την προεπιλεγμένη τιμή (2.0).

Λίγο περισσότερο πειραματισμός με τη μορφοποίηση - καιαυτό είναι το είδος της ομορφιάς που έχουμε στο τέλος. Πριν από εσάς είναι ένα έτοιμο γράφημα Gantt. Το παράδειγμα που δώσαμε είναι, φυσικά, πολύ απλό - ωστόσο, αυτό αρκεί για να κατανοήσουμε την ουσία αυτής της μεθόδου σχεδιασμού και να επιδείξουμε οπτικά τη διαδικασία εκτέλεσης ορισμένων εργασιών.

Άλλο λογισμικό γραφικών παραστάσεων

Φυσικά, υπάρχουν πολλά άλλα, πιο προηγμένα προγράμματα που διευκολύνουν τη διαχείριση έργων. Ένα γράφημα Gantt οποιασδήποτε πολυπλοκότητας μπορεί εύκολα να δημιουργηθεί χρησιμοποιώντας εφαρμογές όπως:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project και πολλά άλλα.

Επιπλέον, υπάρχει μια σειρά από διαδικτυακές υπηρεσίες πουτα οποία παρέχουν στους χρήστες τους τη δυνατότητα όχι μόνο να προγραμματίζουν τις υποθέσεις τους, αλλά και να λαμβάνουν τακτικές αναφορές, ειδοποιήσεις σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση των εργασιών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ωστόσο, δεν μπορεί να αμφισβητηθεί ότι το απόρρητο των δεδομένων που αποθηκεύονται στο δίκτυο απειλείται και ότι το σταθερό λογισμικό που είναι εγκατεστημένο απευθείας στον υπολογιστή του χρήστη, κατά κανόνα, έχει πολύ ευρύτερη λειτουργικότητα και είναι πιο αξιόπιστο κατά τη λειτουργία.

Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της μεθόδου

Τέλος, αξίζει να εξεταστούν λεπτομερώς τα κύρια πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της περιγραφόμενης μεθόδου σχεδιασμού και διαχείρισης.

Το κύριο πλεονέκτημα είναι αναμφίβολαγραφική παρουσίαση υλικού. Κατά κανόνα, οι επιχειρηματίες είναι άνετοι να εργάζονται με γραφήματα Gantt - τους αρέσει η δυνατότητα να προσδιορίζουν και να περιγράφουν με σαφήνεια τα στάδια της εργασίας σε ένα έργο. Παρουσιάζοντας εργασίες με τη μορφή διαφόρων χρωματιστών ράβδων, όλα τα μέλη της ομάδας μπορούν να καθορίσουν κυριολεκτικά τα καθήκοντά τους με μια ματιά.

Θα πρέπει επίσης να σημειωθεί ότι τα διαγράμματα Ganttείναι ένα εξαιρετικό εργαλείο παρουσίασης που είναι σε θέση να καταδείξει τις βασικές προτεραιότητες του έργου. Δηλαδή, μόλις οι ηγέτες διαθέσουν και διανείμουν κάθε έναν από τους διαθέσιμους πόρους, η ομάδα το γνωρίζει αμέσως και ακολουθεί περαιτέρω οδηγίες. Αυτή η ιδιότητα του διαγράμματος Gantt είναι εξαιρετικά χρήσιμη για ανώτερα διευθυντικά στελέχη - χρησιμοποιώντας αυτό, είναι πολύ πιο εύκολο να προετοιμάσετε μια λεπτομερή, συνοπτική έκθεση σχετικά με την κατάσταση των διαφόρων έργων.

Ωστόσο, όπως κάθε άλλη μέθοδοςπρογραμματίζοντας, το διάγραμμα Gantt έχει τα μειονεκτήματά του. Ένα από αυτά είναι η εξάρτηση από την εργασία. Πολύ συχνά, κατά τη διαδικασία παρουσίασης έργων, οι διαχειριστές πρέπει να δείξουν ποιες από αυτές τις εργασίες σχετίζονται μεταξύ τους. Αλλά, δυστυχώς, η ίδια η μορφή γραφήματος δεν το επιτρέπει αυτό. Για να ξεπεράσουν αυτόν τον περιορισμό, οι διαχειριστές καταφεύγουν σε διάφορα κόλπα: για παράδειγμα, προσθέτουν ειδικές κάθετες γραμμές στο γράφημα που δείχνουν βασικές εξαρτήσεις. Ωστόσο, αυτή είναι μόνο μια προσωρινή λύση, η οποία δεν μπορεί να μεταφέρει πλήρως τις πληροφορίες.

Ένα άλλο μειονέκτημα των γραφημάτων Gantt είναι το δικό τουςακαμψία. Σήμερα, τα έργα δεν είναι στατικά - υφίστανται συνεχώς κάποιες αλλαγές, μετατοπίσεις, οι οποίες είναι απλά αδύνατο να ληφθούν υπόψη στο διάγραμμα. Πριν ξεκινήσουν την κατασκευή ενός γραφήματος, οι διαχειριστές πρέπει να υπολογίσουν τα πάντα μέχρι την παραμικρή λεπτομέρεια, διότι με την παραμικρή αλλαγή στην εκτίμηση, ολόκληρο το διάγραμμα πρέπει να ξανασχεδιαστεί από την αρχή. Και αυτό δεν αναφέρει το γεγονός ότι επίσης λείπει η δυνατότητα απεικόνισης πολλών διαφορετικών τρόπων προγραμματισμού με μία κίνηση.

Ανεξάρτητα από το γιατί χρειάζεστεένα γράφημα Gantt, ένα πρόγραμμα (ακόμη και το πιο "προηγμένο") δεν θα είναι σε θέση να εμφανίσει τη σημασία και την ένταση των πόρων ορισμένων έργων, την ουσία τους. Ως εκ τούτου, χρησιμοποιείται σπάνια για έργα μεγάλης κλίμακας.

Ωστόσο, είναι αδύνατο να το αρνηθούμε στοΣτην πρακτική της διαχείρισης έργων, αυτή η μέθοδος είναι εξαιρετικά κοινή - για περισσότερο από έναν αιώνα χρήσης, οι άνθρωποι είχαν την ευκαιρία να βεβαιωθούν για την αποτελεσματικότητά του και την υψηλή του απόδοση.