Servisní kontrolu provádí vedeníspolečnosti nebo organizace. Jedná se o extrémně vzácnou situaci, ale velmi vážnou. Jakékoli drobné problémy, které mohou nastat s jedním nebo druhým zaměstnancem, nevyžadují tak extrémní opatření. Zpravidla obvykle stačí jednoduše podmanivě a vážně hovořit s podřízenými, aby takové situace v budoucnu nenastaly (nebo alespoň byly minimalizovány).
Vážná a důkladná due diligenceprováděny, i když v důsledku jednání zaměstnance podniku, organizace nebo firmy nastaly závažné problémy. Takových faktorů může být mnoho a ty hlavní budou podrobněji probrány níže. Je třeba mít na paměti, že interní audit není ve všech případech prováděn rozhodnutím podnikatele, zaměstnavatele nebo jiné vedoucí osoby. V některých situacích k aktivaci tohoto procesu postačí písemné prohlášení jednoho ze zaměstnanců.
Příčiny
Neexistují žádné přísně uvedené zásady afaktory, které naznačí, jak se due diligence provádí ve vztahu k zaměstnancům. Totéž platí pro pravděpodobné příčiny problému. Audit mohou ve většině případů vyvolat pouze velké finanční ztráty společnosti. To platí pro všechny soukromé firmy nebo organizace, protože pro ně je základem příjem. Existují však i další důvody, z nichž mnohé mohou být mnohem vážnější a významnější. Může se například jednat o velkou krádež majetku společnosti. Přirozeně to neplatí pro tužky nebo pera, která si mnozí pracovníci kanceláře vědomě nebo omylem odnesou domů.
Je to další věc, pokud je za to odpovědný zaměstnanecbezpečnost majetku ve skladu, úspěšně s ním obchodováno bez svolení zaměstnavatele a majitele zboží. To je již vážný problém, ale může být také zahrnut do seznamu finančních ztrát. Je třeba poznamenat, že existují situace a mnohem horší. Například kvůli dohledu pracovníka utrpěla jiná osoba (zaměstnanec nebo ne - v tomto případě to nevadí) vážné poškození zdraví nebo dokonce zemřela. To se může stát z mnoha různých důvodů, ale samotný fakt, že taková situace nastala a vedla ke smrti člověka, je již velmi vážný. Přímým důsledkem je, že úřední kontrolu neprovádí pouze zaměstnavatel, ale také orgány činné v trestním řízení a případně i některé další orgány.
Iniciátoři
Jak bylo uvedeno výše, nejčastěji to začínáověření přímo nadřízeným managementem. Například ve firmě je určitý zaměstnanec, kvůli jehož jednání (nebo nečinnosti) společnost utrpěla značné ztráty. Vzhledem k tomu, že oficiální kontrola se provádí rozhodnutím vedoucího organizace (nebo pobočky), vedoucí oddělení sepisuje na jeho jméno zápis. Je v něm povinen popsat vzniklou situaci, míru zavinění zaměstnance a poukázat na všechny detaily, které z jeho pohledu mohou ovlivnit konečný výsledek co nejpodrobněji a nestranně. Toto je nejjednodušší a nejběžnější příklad.
Jsou ale i situace, kdy si za to můžete sami.vedoucí odboru, nebo záměrně „kryje“ jiného zaměstnance tím, že odmítl zahájit řízení. V tomto případě má kterýkoli ze zaměstnanců právo svým jménem sepsat poznámku podobnou té, která je popsána výše, adresovanou vyššímu vedení. Tento přístup může být velmi užitečný, ale vždy je lepší nejprve zjistit, zda se v týmu vytvořila skupina lidí, kteří se budou navzájem jakkoli štítit. To znamená, že je pravděpodobné, že přímé kontaktování vyššího managementu také nebude efektivní. Buď se s tím budeme muset smířit, nebo najít takový důkaz, který bude zaručeně zohledněn.
Ovládací prvky
Ze které konkrétní organizace vzešlaproblém a co to přesně je, závisí na tom, kdo bude vykonávat kontrolu. Když například probíhá oficiální kontrola na oddělení vnitřních záležitostí, státní orgány budou provádět obecné řízení, vyjasňovat informace atd. Ale v podobné situaci, která v podniku nastává, může kontrolu provádět auditní oddělení, personál, interní bezpečnostní služby atd. Způsob, jakým je oficiální kontrola prováděna na ministerstvu vnitra, OVD, správě starosty města nebo malé společnosti, samozřejmě nehraje významnou roli.
Důležitý je konečný výsledek a rychlost jeho vzhledu.Audit by měl zahrnovat právě ta oddělení, orgány nebo vládní úředníky, kteří v co nejkratší době dokážou najít problém bez jakýchkoli slev, kdo přesně je viníkem. Pokud je například problémem krádež, pak se k jeho řešení nejlépe hodí auditorské oddělení. Pokud však hlavním porušením byla absence zaměstnance na jeho místě, je lepší zapojit náborovou službu (bez ohledu na to, jak se tomu říká v různých podnicích). Pokud došlo k narušení bezpečnosti (únik informací, přítomnost neoprávněných osob v uzavřeném zařízení atd.), Pak je oddělení, které se na to specializuje, nejlepším způsobem, jak se s tím vypořádat. To platí pro všechny ostatní situace bez výjimky.
Zájemci
V každé situaci existuje určitá skupina lidí, kteřízajímá konkrétní výsledek. Mohou to být kolegové viníka nebo jemu sympatičtí soudruzi, kteří si přejí, aby chyba nebyla prokázána. Všichni jsou povinni samostatně psát prohlášení se žádostí o jejich odstranění z ověřování s uvedením důvodů. Zaměstnavatel je povinen tyto dokumenty zohlednit, a pokud je to opravdu nutné, takové zaměstnance na dobu určitou při zachování mezd odebrat. Přirozeně nemohou kontrolovat průběh inspekce ani být součástí komise, která by porušení vyšetřovala sama.
Problém je, že v mnoha případechje prakticky nemožné identifikovat všechny osoby, které se nějak zajímají o různé výsledky auditu bez jejich osobní účasti. To znamená, že pokud osoba nechce samostatně napsat příslušnou poznámku adresovanou vedoucímu, ale existuje podezření, že má o problém stále nějaký druh zájmu, je lepší ho z vyšetřovacího procesu vyloučit.
Časování
Oficiální kontrola státuzaměstnanec je proveden striktně do jednoho měsíce od data registrace dokumentu, který jej inicioval. Pokud se například jednalo o memorandum, pak jakmile je k němu přiřazeno příchozí číslo a je uvedeno datum, okamžitě začne odpočítávání. Podobná situace bude v případě, že zahájení kontroly bylo dáno zveřejněním určitého pořadí vedení. Je třeba poznamenat, že do tohoto období se nezapočítává období, kdy byl zaměstnanec nemocný, byl na dovolené atd.
Poté, co bylo přijato konečné rozhodnutí,musí být koordinována se zastupitelským orgánem tvořeným zaměstnanci a ani zde není zahrnuto období schválení. Ale stále by to nemělo přesáhnout 6 měsíců. Navzdory tomu, jak a kdy se po této skutečnosti provádí oficiální kontrola, může být viník potrestán pouze na určitou dobu. Například porušení disciplíny je považováno za relevantní po dobu 6 měsíců. Pokud však důvodem kontroly byly vážné finanční ztráty nebo něco podobného, pak se doba prodlouží na dva roky.
Odstranění viníka
Jak bylo uvedeno výše, kontrola službyprováděny v případech krádeže, závažného pochybení a podobných důvodů. Obvykle nepotřebujete dlouho nic dokazovat. Někdy ale může trvat velmi dlouho, než identifikujete všechny faktory a detaily. Po celou dobu vyšetřování musí být potenciální viník odstraněn ze svého postu, ale i tak bude muset zaplatit svůj plat.
V případě, že je provedena oficiální kontrolarozhodnutím zástupce zaměstnavatele, bezprostředně v okamžiku jeho začátku, je sepsán příslušný dokument, který přímo naznačuje, že potenciální viník je povinen před přijetím rozhodnutí zastavit svou dosavadní činnost. Obecně bude situace podobná, když se iniciátorem stanou běžní zaměstnanci, ale v tomto případě je to vedení, kdo musí dokument sestavit a podepsat.
Práva
Všichni potenciální viníci mají konkrétnípráva, která nikdo nemůže popřít. Takže zatímco probíhá oficiální kontrola, mohou v jakékoli formě vysvětlit různé body, vyjasnit informace, napsat zprávy atd. Přirozeně mohou odmítnout poskytnout vysvětlení, ale v tomto případě se automaticky bude mít za to, že zasahují do vyšetřování. To znamená, že takové akce pouze zhorší situaci. Úřední kontrola státního zaměstnance se provádí přesně stejným způsobem jako státní zaměstnanec, takže jejich práva budou stejná.
Druhým právem je možnost odvolat sekonečné rozhodnutí u soudu nebo jiného vyššího orgánu. To znamená, že pokud si je člověk opravdu jistý, že má pravdu, a stane se viníkem, může se pokusit dokázat opak, pokud by to z nějakého důvodu v rámci kontroly nemohl udělat. Poslední věc, na kterou má právo, je zjistit oficiální výsledek vyšetřování. Existuje však výjimka. Pokud se například v tomto dokumentu objeví tajné informace, pak jim nemusí být dovoleno se s nimi seznámit. Někdy jsou ty oblasti, kde jsou taková data přítomna, nějakým způsobem uzavřené, stažené a podobně. To znamená, že seznámení s detaily, i když ne v plném rozsahu, je stále možné, ale nejčastěji je jednoduše oznámeno konečné rozhodnutí, se kterým můžete souhlasit nebo vyvrátit.
První fáze
Abyste lépe porozuměli všem funkcím a pohybuověření, lze celý proces rozdělit do několika kroků. Úplně první fází je tedy příprava zprávy nebo objednávky. V tomto kroku nezáleží na tom, v jakých případech se servisní kontrola provádí, protože je pro všechny situace naprosto identická. Vždy musí existovat nějaký iniciátor, který dokáže detailně popsat, co se stalo, poskytnout potřebné informace atd. Nejlepší je okamžitě vinu zdokumentovat a popsat problém co nejpodrobněji.
Je třeba mít na paměti, že vyšetřování,zvážení a oficiální kontrola se provádí do měsíce. To znamená, že musíte dbát na to, aby důkazní základna pro toto období neztratila svůj význam, nezmizela neznámým směrem atd. Pokud jsou například dokumenty uloženy elektronicky, je lepší to duplikovat na různá média, protože teoreticky je možný přístup do datového skladu. Tím zabráníte vymazání požadovaných informací. Totéž platí pro video soubory nebo jiné podobné informace. V některých případech je lepší hrát na jistotu a připravit se předem na potíže nebo ztrátu dat, než později neprokázat svůj případ a samotný fakt porušení.
Vytvoření komise
Vzhledem k tomu, že se provádí servisní kontrolapodle rozhodnutí vedení společnosti také shromažďuje speciální radu, která bude sledovat průběh vyšetřování a učiní konečné rozhodnutí. Toto je důležitá fáze, která vyžaduje velkou pozornost. Pointa je, že komise by v žádném případě neměla zahrnovat osoby, které se zajímají o konkrétní výsledek auditu. I když se jedná o menší osobní zájem, sympatie k potenciálnímu viníkovi nebo jiné podobné faktory.
Vždy byste si to měli pamatovat, pokud během kontrolyukazuje se, že to kohokoli zajímalo, pak je celé vyšetřování považováno za neplatné. Budeme muset začít znovu. V komisi jsou často vedoucí různých oddělení, zaměstnanci, kteří nekomunikovali s potenciálním viníkem atd. Kdo přesně bude jejím členem, může rozhodnout pouze vůdce, ale také musí spoléhat na logiku. Pokud patří zúčastněným stranám, pak bude za vytvoření komise odpovědná jiná osoba.
Vysvětlení
Všechny následující akce lze snížit na jednujednoduchý popis - svědectví. To znamená, že když je úřední kontrola ve vztahu ke státním zaměstnancům skutečně prováděna správně a s přihlédnutím ke všem možným faktorům, první věcí, kterou je třeba udělat, je zeptat se potenciálního viníka. Je vhodné, aby své vysvětlení a jakékoli další informace napsal písemně. Je pravděpodobné, že má vlastní vizi problému a důkaz, že s jeho výskytem vlastně neměl nic společného. To není neobvyklé v týmech, kde mnoho lidí soutěží mezi sebou o jedno místo. Někdo to dělá adekvátně, jednoduše vylepšuje své osobní ukazatele, zatímco jiní dávají přednost jiné cestě, vyrábějí důkazy, nahrazují osobu atd.
Kromě bezprostředního možného viníka,kdo byl již odvolán z funkce a poskytl svá vysvětlení, měl by je také požadovat od jiných osob. Je třeba vzít v úvahu každého, kdo může rozumně vyjádřit svůj názor na vzniklý problém. Žalobce a potenciální viník často nezávisle označí nesprávné zaměstnance nebo jiné lidi, kteří mohou na svou obranu něco říci nebo potvrdit některá důležitá data. Tento seznam však nelze zastavit. Čím více informací bude shromážděno od průzkumu mezi zaměstnanci podniku a konče videonahrávkou z bezpečnostních kamer, tím adekvátnější a správnější bude konečné rozhodnutí.
Zpráva o inspekci
V případech se provádí oficiální kontrolavznikají problémy. To ale neznamená, že musí existovat viník. To vše se odráží v závěrečné zprávě o rozhodnutí dříve vytvořené komise. Ve skutečnosti může existovat jen několik bodů, které do sebe plynule přecházejí. Na prvním místě jsou tedy všechna nastudovaná fakta, důkazy, popisy, potvrzení a podobné informace. Není -li to žádným způsobem ovlivněno konečný výsledek, není nutné okamžitě uvádět úhel pohledu nebo názor zpracovatele zprávy (nebo jakýchkoli jiných osob). Pouze suché informace, které poskytují maximální pochopení problému.
Když jsou všechny okolnosti jasné, mělo bypřejděte na informace o tom, zda je uvedený zaměstnanec skutečně vinen, co přesně a jaký trest bude následovat. Je logické, že dokument je sepsán písemně. Musí být podepsán všemi členy komise, vedoucím a případně dalšími osobami, které se tak či onak účastnily vyšetřování. V některých případech je nutné, aby všichni zaměstnanci, kteří poskytli svědectví, také napsali, že všechny informace byly podány správně, neexistují žádné stížnosti, data byla zaznamenána správně atd.
Výsledky
S ohledem na všechny poskytnuté informacevýše je zřejmé, v jakých případech se oficiální kontrola provádí, kdo by ji měl kontrolovat, provádět, iniciovat atd. Nikdy se nemůžete spolehnout na názor pouze jedné strany problému. Vždy je třeba vzít v úvahu presumpci neviny. To znamená, že nedostatek důkazů neznamená vinu zaměstnance. Iniciátor přitom musí pochopit, že pokud nemůže svou zprávu plně potvrdit, pak nebude následovat žádný trest. Vztah s údajně vinným zaměstnancem ale bude vážně poškozen. Pouze v případě skutečně závažných porušení, jejichž potvrzení není příliš obtížné, má smysl zahájit interní vyšetřování. Jinak s největší pravděpodobností nebude vina prokázána.
