Během své obchodní činnostipodnik nebo společnost je zarostlá celým archivem papírů, důležitým a ne takovým. Takové obchodní dokumenty jako korespondence s partnery nebo koordinace nepodstatných otázek o zaměstnancích, partnerech nebo blahopřání k svátkům nemají zvláštní význam.
Ty, které se týkají mezd,srážky do fondů, federální nebo místní, příkazy a pokyny týkající se jmenování a odvolání, patří do kategorie těch, u kterých se požaduje, aby v organizaci uchovávala dokumenty. Tyto podmínky jsou stanoveny zákonem a vnitřními nařízeními Ministerstva financí Ruské federace. V tomto případě tato objednávka č. 105 ze dne 07.29.1983.
Jak se účtuje příjem a skladovánímateriály, jejich pohyb, seznam prací na ověření, inventarizace, odráží se v účetnictví, doba použitelnosti dokumentů v organizaci? Všechny akce musí mít jeden základ: pořadí hlavy, které je založeno na legitimním pracovním postupu.
Je těžké vymyslet cokoli a není to nutné,jak se má vymáhat zákon? Princip odpovědnosti je poměrně jednoduchý: za jeho provedení odpovídá kdokoli, kdo objednávku podepsal.
Skladování, archivace a podmínky
Veškerá dokumentace k hlášení by měla být podánav souladu s načasováním jeho vytvoření. Čtvrt nebo rok, což závisí na množství a objemu. Malý podnik může podat několik archivů najednou, zatímco pro „tlusté“ společnosti je obtížné umístit dokumenty do čtvrtiny do jedné skříňky.
Archiv je vytvořen přímo v organizaci ajejí vytvoření, jakož i doba uchovávání dokumentů v organizaci by mělo být podporováno příkazem vedoucího o podmínkách a postupu pro jeho vytvoření. Toto ustanovení vytvořené vedením se stává základem pro správu archivu. Toto ustanovení je v souladu s pravidly Rosarchivu a pokud je ve všech bodech nedodrží, musí dodržovat hlavní zásady.
Hlavní parametry udržování, přenosu, regulacemusí být dodrženy archivní práce a další důležité podmínky. Odpovědnost za to leží na vůdci. Každému je jasné, proč je nutné dodržovat pravidla pro ukládání dokumentů a zabránit jejich ztrátě nebo poškození. V případě inspekcí, sporných otázek mezi organizací a daňovými a jinými orgány, v případě zaměstnanců žádajících o osvědčení o platu, bude nutné odkázat na dokumenty z archivu.
Pokud není organizace samotná, může se archiv vydatdokumenty a odkazy tohoto druhu, aby nedocházelo k nejasnostem. Když jsou dodrženy lhůty pro uložení dokumentů v organizaci, může osoba při odchodu do důchodu klidně požádat o pomoc.
Doba uchovávání dokumentů v organizaci
Existuje koncept přísného podávání zpráv.Pracovní postup. Jedná se zejména o dokumenty, které se týkají účetní závěrky a tvorby daňového základu. Tyto dokumenty jsou uloženy bez selhání. Doby uchovávání dokumentů v podniku, jakož i v organizaci (společnosti), jsou regulovány stejně.
Specifická skladovatelnost přímo nebojiný dokument je uveden v Seznamu standardních dokumentů (manažerských), kde jsou také určité doby jejich uložení. Existuje řada dalších regulačních objednávek a zákonů, které odrážejí dobu uchovávání obchodní dokumentace. V rámci jednoho článku není možné určit konkrétní dobu uchovávání pro každý dokument. V případě potřeby však můžete otevřít seznam a odtud si vzít všechny potřebné informace. Můžeme pouze říci, že minimální trvanlivost dokumentů je 5 let a maximum 70.
Data pro uložení dokumentů do archivu
Když organizace, společnost nebo podnikdokončí svou činnost a poté ji zastaví, poté se celý tok dokumentů seřadí. Nepotřebné dokumenty mohou mít jakýkoli osud, podle uvážení vedení. Dokumenty s dobou skladování 5 až 70 let musí být zaslány do archivu (jsou uloženy tolik) nebo mohou být uloženy u postupníka. Doklady musí být uloženy, očíslovány, rozebrány, aby patřily oddělení nebo strukturální jednotce, vázané v souladu s chronologií. Titulní stránka by měla obsahovat informace s inventářem a složky by měly splňovat základní požadavky:
- Listy ve složce ne více než 250 kusů.
- Tloušťka složky ne více než 40 mm.
- Inventář dokumentů obsažených ve složce.
Při odesílání dokumentů do archivudohoda o převodu a soupis všech obdržených dokumentů ve dvojím vyhotovení, z nichž jeden zůstává organizaci (s nabyvatelem) nebo osobě, která má zájem na jejich uchování. Obě kopie musí obsahovat informace o předání dokumentů do archivu a musí být podepsány odpovědnou osobou, která dokumenty převzala, a razítkem instituce.
