Dokument se považuje za dokumentovanýinformace zaznamenané na hmotném médiu a obsahující podrobnosti, díky nimž se provádí jejich identifikace. Pro organizaci rychlého vyhledávání a správného uložení dokumentů týkajících se zaměstnanců musí služba personálního managementu vypracovat a schválit svoji nomenklaturu případů podle jednotného jednotného systému fungujícího v organizaci. Doby skladování personální dokumentace, jak je předepsáno v odstavci 75 GOST R 51141-98, jsou stanoveny v nomenklatuře záležitostí organizace, která je sestavována s ohledem na doby skladování uvedené v Seznamu typických archivních dokumentů manažerské povahy vyplývající z činnosti různých úřadů a organizací (schváleno dne 25. 08. 2010 vyhláškou Ministerstva kultury Ruské federace č. 558).
Služba personálního řízení je osobnízáležitosti všech zaměstnanců organizace. Podle Seznamu jsou podmínky uchovávání objednávek pro zaměstnance 75 let, poté jsou podle rozhodnutí EIC (speciální odborná prověrka) zlikvidovány. To se týká objednávek, objednávek a dalších souvisejících dokumentů (informace ve formě certifikátů, souhrnů, zpráv):
- o přijetí, kombinaci, přemístění, přemístění, propuštění;
- o profesním rozvoji, atestacích, přidělování titulů (hodností);
- o cenách a pobídkách;
- mzdy, různé platby a bonusy;
- na dovolené, která je poskytována při péči o dítě;
- na dovolené bez výplaty;
- o změně příjmení;
- pro různé typy dovolené pro ty, kteří pracují v obtížných, nebezpečných a škodlivých pracovních podmínkách;
- o směnách souvisejících s hlavní činností;
- o dlouhých pracovních cestách (v tuzemsku i zahraničí);
- o pracovních cestách pracovníků pracujících v obtížných, nebezpečných a nebezpečných pracovních podmínkách.
V případech obsahujících jinou kategorii pokynůobjednávky a různé dokumentované informace (patří sem souhrny, osvědčení, informace nebo zprávy) a týkající se ročních plánovaných a placených prázdnin, disciplinárních sankcí, studijních listů, pracovních plánů, krátkodobých pracovních cest (tuzemských nebo zahraničních). podmínky uchovávání osobních dokumentů .
Ve složce (pouzdře) pod jednou obálkou můžeumisťují se pouze ty dokumenty, pro které jsou v nomenklatuře stanoveny stejné doby uchovávání osobních dokumentů. Všechny jsou uspořádány v přísném pořadí. Případ se začíná formovat žádostí o zaměstnání. Poté je doplněno doporučení k vyjednávání nebo předložení zaměstnanci, dotazník a personální záznamový list s dodatky k osobnímu motivačnímu listu a personálnímu záznamu. Případ obsahuje povinné dokumenty o vzdělání a autobiografii. Výňatky z objednávek na přemístění, nové jmenování nebo propuštění zaměstnance, jakož i charakteristiky, objektivní osvědčení a další dokumenty týkající se konkrétního zaměstnance jsou v případě zahrnuty jako samostatná skupina. Všechny dokumenty v souboru jsou seřazeny v chronologickém pořadí.
Každé prohlášení (stížnost) a materiály oúvaha (pokud nesouvisí s otázkami zlepšování výrobních činností) odkazují na dokumenty personální služby a jsou v případě zahrnuty jako samostatná skupina oddělená oddělovacím listem. Když je žádost (stížnost) znovu přijata nebo se objeví další materiály, jsou zařazeny do této skupiny. Dokumenty jsou seřazeny v abecedním nebo chronologickém pořadí. U této kategorie případů stanoví doby uchovávání osobních dokumentů také nomenklatura s přihlédnutím k seznamu schválenému vyhláškou č. 558. Na obálce každého případu je digitální nebo indexace dopisů a samozřejmě uchovávání musí být uvedeny doby pro personální dokumenty.
