التنظيم الكبير مشكلة كبيرة. لن يكون رئيس الشركة في الوقت المناسب في كل مكان ، حتى بمساعدة النواب. للتخطيط لليوم بشكل صحيح ، وعدم نسيان أي شيء ، وتوزيع العمل والتحكم فيه ، يحتاج المدير إلى مساعد. ماذا يفعل الموظف في هذا المنصب ، وماذا يجب أن يكون قادرًا على فعله ومعرفة؟
مساعد المدير: دوره في المنظمة
باتباع منطق مصنف المهنة ،المعتمد على مستوى الدولة ، ينتمي مساعد المدير إلى فئة المديرين ، لأنه يشرف تقريبًا على جميع القضايا المتعلقة بكفاءة الشخص الأول.
في نفس الوقت ، تفسر بعض المنظماتمنصب مساعد المدير كمسؤول إداري أو مدير أو سكرتير: أول وظيفتين تعنيان وظائف تنظيمية وإدارية ، والثالث - العرض والدعم. يصنف مصنف المهن هذه الأنواع من العمل إلى فئات مختلفة - متخصصون وموظفون تقنيون ، ولكن المساعد فقط يصنف كمديرين.
كيف يتم تحديد نطاق مسؤوليات العمل؟
عن طريق تعيين مدير مساعد أوسكرتير ، يجب على المنظمة أن تقرر وضع وحقوق ومسؤوليات هذا الموظف ، لأن متطلبات المستوى التعليمي والمؤهلات والخبرة العملية للمرشح تعتمد على ذلك.
- يكفي أن يحصل موظف الاستقبال على تعليم ثانوي كامل ، ويتم تعليم مقدم الطلب آداب وتقنيات للعمل مع المعدات المكتبية مباشرة في مكان العمل.
- يجب أن يكون المسؤول حاصلاً على درجة البكالوريوس على الأقل ، ولديه مهارات تنظيمية وشخصية نشطة ، ولديه أيضًا بعض الخبرة في العمل ، اعتمادًا على متطلبات الشركة.
- يحتاج المدير ، كممثل للمهنيين ، على الأقل إلى تعليم عالٍ كامل ، والخبرة العملية ليست مطلوبة ، لكن الشركة تضع هذا المعيار وفقًا لتقديرها.
- مساعد للرأس. يتضمن هذا المنصب نفس متطلبات التأهيل للمدير: التعليم العالي الكامل ، خبرة العمل في التخصص لمدة سنتين على الأقل. من المحتمل أن تكون هناك حاجة إلى خصائص شخصية خاصة لمقدم الطلب ، وربما مزيد من التدريب.
ما هو الوصف الوظيفي ل؟
المدير المساعد ، كونه مسؤولاً ،يلتزم بالعمل في إطار حقوقه الوظيفية وأداء الوظائف المنصوص عليها بالكامل. ومع ذلك ، حتى بدون أن يكون مديرًا ، فإن الموظف ملزم بأداء واجبات وظيفته بحسن نية وفي الوقت المحدد.
أمر العمل لا يحتوي علىبيان مفصل لهذه الكفاءات ، وحتى في حالة وجود عقد ، فإن قائمة الوظائف ليست شاملة دائمًا. من أجل تجنب الالتباس عند تحديد اختصاصات الموظف ، يجب أن يحتوي الوصف الوظيفي لمساعد رئيس المنظمة على مسؤوليات مفصلة ، والحقوق التي يمتلكها ، بالإضافة إلى مقياس المسؤولية عن انتهاك عقد العمل ، وأنظمة العمل الداخلية ، والتسبب في ضرر لصاحب العمل ، إلخ.
مدير مساعد شخصي
يتم وضع الوصف الوظيفي للمساعد وفقًا لـنموذج من التعليمات المماثلة لقائد أو نائبه ، باستثناء بعض الوظائف الأساسية للتخطيط الاستراتيجي والإدارة. على الأرجح ، لن يُعهد إلى المساعد أيضًا بتوظيف الموظفين وفصلهم ، والحق في التصرف في الموارد المالية للشركة ، وإصدار التوكيلات والكفاءات الأخرى التي تخص المدير شخصيًا.
ومع ذلك ، فإن التشريع يسمح بالتفويضأي وظائف لموظف موثوق به ، بشرط أن يكون لديه المؤهلات والمعرفة والخبرة والسلطة الكافية لحل هذه المشكلات. من المهم فقط إضفاء الطابع الرسمي على سلطة الموظف - بأمر أو توكيل رسمي.
في الوقت نفسه ، يجب أن يعكس الوصف الوظيفي لمساعد رئيس المؤسسة العمل الذي قام به بالفعل.
أقسام نموذجية
تم إصلاح هيكل الوصف الوظيفي فيكتب مرجعية لتأهيل الدولة وتحتوي على جميع المتطلبات الأساسية للموظف والفروق الدقيقة في الوظيفة ، وكذلك مكانتها في الهيكل التنظيمي للمنظمة.
يجب أن يتضمن الوصف الوظيفي "Assistant Manager" ، مثل أي شيء آخر ، الأجزاء التالية:
- شروط عامة. يشار هنا إلى إجراءات القبول والفصل والتبعية وإجراءات استبدال الموظف.
- وظائف العمل. من أهم الأقسام التي يجب أن تنعكس بالتفصيل.
- حقوق الموظف.
- حدود المسؤولية عن الانتهاكات.
- المؤهلات والخبرة المهنية والمستوى التعليمي.
- ما يجب أن يعرفه الموظف في منصب معين.
- العلاقة بينه وبين أجزاء أخرى من المنظمة.
لا يمكن اقتطاع الأقسام المشار إليها ولكن يجوز توسيعها وإضافة العناصر الضرورية.
الوصف الوظيفي للمساعد التنفيذي: نموذج
تمت الموافقة عليه من قبل:
المدير (اسم المنظمة)
التوقيع
(الاسم الكامل.)
تاريخ الموافقة
الوصف الوظيفي "مدير مساعد"
1. الشروط الأساسية
1.1. الفئة المهنية "القادة".
1.2 تم قبول وفصل من العمل بأمر من المدير.
1.3 التبعية: مباشرة للمدير.
2. وظائف
مساعد رئيس:
2.1. ينسق عمل الإدارات والأقسام والأقسام الأخرى في المؤسسة وفقًا لتعليمات وقرارات وأوامر المدير.
2.2. يتتبع توقيت تنفيذ أوامر التحكم للمدير من خلال الأقسام الهيكلية.
2.3 يرسم خطة عمل للمدير ليوم العمل التالي ويقدمها للمدير في الوقت المحدد.
2.4 ينظم ويتحكم في العمل المكتبي في المؤسسة ، ويتحقق من امتثاله للمتطلبات القانونية.
2.5 يوفر المحاسبة وتسجيل جميع التوكيلات الصادرة عن المدير.
2.6. ممارسة إدارة الكتبة والتحكم في نتائج أنشطتهم.
الملحق اعتمادًا على احتياجات منظمة معينة وملف تعريف وظيفي.
3. السلطات
يحق لمساعد المدير:
3.1. التعرف على القرارات المتخذة في المؤسسة.
3.2 المشاركة في اجتماعات الإدارة.
الملحق اعتمادًا على احتياجات منظمة معينة وملف تعريف وظيفي.
4. المسؤولية
المدير المساعد مسؤول عن:
4.1 لعدم الوفاء أو الوفاء غير الصحيح بواجباتهم المنصوص عليها في هذه التعليمات ، وأوامر وأوامر المدير ، التشريع الحالي الذي يحكم أنشطة المؤسسة.
4.2 لعدم كفاية السيطرة على أنشطة الموظفين المرؤوسين.
4.3 للكشف عن المعلومات مع وصول محدود.
الملحق اعتمادًا على احتياجات منظمة معينة وملف تعريف وظيفي.
5. المؤهلات
يجب أن يتمتع المدير المساعد بتعليم عالٍ كامل وخبرة عملية في الملف الشخصي لا تقل عن سنتين.
6. يجب أن تعرف
التشريع الحالي ، النظام الأساسي ، الاتفاقية الجماعية (يشار إلى الأفعال والقواعد التي يجب أن يعرفها الموظف).
7. التفاعل
يشار إليه مع من وعلى أي قضايا يتعاون المدير المساعد.
متفق:
رئيس قسم الموارد البشرية
التوقيع
(الاسم الكامل.)
مستشار قانوني
التوقيع
(الاسم الكامل.)
على دراية بـ:
التوقيع
(الاسم الكامل.)
خصوصية كفاءات مساعد مدير المشروع
من المفترض أن إدارة المشروع -الوظيفة مؤقتة ، على التوالي ، والمساعد يفترض التزامات معينة حتى الانتهاء من المشروع. ستعتمد مسؤولياته الوظيفية على تفاصيل المشروع وموضوعه ، وكذلك على احتياجات منظمة معينة.
الوصف الوظيفي لمدير مساعدمن حيث الوظائف ، سيكون المشروع أكثر تخصصًا ، ولكن مع تلوين إداري وتنظيمي. يمكن العثور على المسؤوليات النموذجية لهذا المنصب في كتيب التأهيل ، ومن ثم تعديلها لتلائم الموقف.
هل تختلف مسؤوليات مساعد المدير العام؟
مجالات مهام المساعد العامسيكون المدير ومساعد المدير للشؤون العامة مختلفين. بالطبع ، في الحالة الثانية ، ستصبح الصلاحيات أكثر تركيزًا ، لأن رئيس الشؤون العامة ليس مسؤولاً عن جميع أنشطة المنظمة ، ولكن عن قطاع منفصل فقط.
يتم وضع الوصف الوظيفي لمدير مساعد للمسائل العامة بناءً على وظائف الرئيس "الذي يتم مساعدته". وفقًا لذلك ، سيكون الأساس هو مجال مسؤوليته ووظائفه.
يعتبر الوصف الوظيفي "Assistant Manager" في هذه الحالة مناسبًا كأساس ، يمكنك البناء عليه عند تطوير مستندات جديدة للوظائف ذات الصلة.
