На підставі письмового наказу керівництваформується комісія з проведення інвентаризації основних засобів підприємства. Всіх членів комісії обов'язково треба ознайомити з наказом і датою, коли почне проводитися інвентаризація основних засобів.
Розрізняють планову і позапланову, вибіркову, повну або суцільну інвентаризацію. Завжди проводять інвентаризацію при зміні матеріально-відповідальної особи.
До її проведення необхідно перевірити наявність ізаписи у всіх інвентарних картках (форма № ОС-6), регістрах, перевірити технічну документацію на обладнання, документи на оренду та зберігання основних засобів. При відсутності документації її необхідно відновити або оформити.
Всі дані огляду власних основних засобівзаносяться до опису (форма № інв. 1), в якій відображають найменування предмета, його інвентарний номер, місце знаходження, основні технічні відомості і показники. Інвентаризаційний опис складається у двох примірниках і підписується членами комісії та матеріально-відповідальною особою. Один примірник передається в бухгалтерію, а другий залишається у матеріально-відповідальної особи. На основні засоби, які знаходяться в оренді або на зберіганні заводять окрему інвентаризаційний опис.
У разі, коли інвентаризація основних засобів виявила, що основний засіб було піддано реконструкції, модернізації і змінилося його призначення, то в інвентаризаційного опису слід вказати його найменування відповідно до нового призначення.
Якщо в процесі інвентаризації виявляютьосновні засоби, раніше не прийняті до обліку або з невірними технічними даними, то вносяться відповідні коригування. При відсутності мобільного кошти на місці його знаходження (автобус, трактор, літак або корабель), робиться відмітка, прикладається бухгалтерська довідка із зазначенням причини відсутності, а опис складається після його повернення з рейсу.
При виявленні непридатних основних засобівскладається окремий дефектна відомість, вказується дата введення і причина непридатності. Документ підписується комісією, і в разі необхідності предмет відправляється на експертизу до відповідних організацій для виявлення причин несправності та висновку про його придатності для подальшої експлуатації.
якщо інвентаризація основних засобів виявила розбіжності між фактичними даними, згідно з описом та даними бухгалтерського обліку, то складається порівняльна відомість (форма »інв. 18).
Бухгалтер, по закінченню заповнення всієї необхідної документації, повинен зробити в програмі обліку, після того, як закінчиться інвентаризація основних засобів проводки, Що відповідають тій чи іншій ситуації.При недостачі і псування основних засобів списується нарахований знос проводкою Д-02 К-01, К-01 Д-94. Якщо буде вироблено відшкодування шкоди, то К 94, Д-73, то бухгалтер проводить списання за ринковою вартістю, а різницю між ринковою і залишковою вартістю списує на доходи майбутніх періодів Д-94 К -98. А в міру погашення боргу списує на прибуток або збиток Д -98 К-99. Якщо винуватців не встановили, чи то недостачу списують на витрати виробництва, обов'язково за письмовим рішенням керівника Д-91 К-94, потім Д- 99 К-91- на фінансовий результат. якщо інвентаризація основних засобів виявила надлишки, їх треба оприбуткувати за ринковою вартістю на інші доходи Д-01 К-91.
Результати проведеної інвентаризації треба враховувати і відображати в тому місяці, в якому закінчена інвентаризація. Результати річної інвентаризації відображаються в річному звіті.
Інвентаризація основних засобів повинна здійснюватися в певні встановлені терміни, з складанням всіх необхідних документів, завжди на підставі наказу керівника в складі призначеної комісії.
