Трудова книжка — один із найважливіших документів,задіяних при оформленні відносин між роботодавцем та найманим співробітником. Норми поводження з нею визначено лише на рівні федеральних правових актів. Правила ведення трудової книжки — взірець досить суворого законодавства. Яка їхня специфіка?
Загальні факти про ведення трудових книжок
Головне законодавче джерело,що регламентує правила ведення трудових книжок - 225-а Постанова Уряду Росії, видана 16 квітня 2003 року. У ньому послідовно викладено всі нюанси щодо коректного поводження з цим документом. Розглянемо загальні факти ведення трудових книжок, які у Постанові.
Цей правовий акт встановлює, що трудкнижка— це головний документ, що відображає відомості про діяльність та стаж громадянина. У Постанові сказано, що роботодавці зобов'язані заводити трудові книжки (а також продовжувати ведення діючих) для кожного співробітника, який пропрацював в організації понад 5 днів (за умови, що ця робота є основною).
Можна відзначити, що в тих рідкісних випадках, коли роботодавець - фізособа, трудкнижка не заводиться - це заборонено законом.
Ключові відомості, що відображаються втрудкнижці: персональні дані про співробітника, характер виконуваної ним роботи, інформація про переходи між різними роботодавцями, факти про нагороди за різні досягнення. Будь-які дисциплінарні стягнення в документ не вписуються, якщо це не звільнення.
Заповнюються трудові книжки російською, а національних російських республіках можливе використання місцевих мов, які мають статус державної.
Оформлення книжок
Правила ведення трудової книжки ми можемо почати досліджувати з пунктів, які відбивають особливості заповнення документа. Перерахуємо найважливіші факти щодо цього процесу:
- якщо співробітник прийнятий працювати вперше, то компанія-наймач має оформити трудкнижку йому протягом тижня після того, як людина розпочне свою трудову діяльність;
- відомості про співробітника вписуються в даний документ на основі паспорта або іншого визнаного законом джерела, що засвідчує особу;
- Дані про освіту, отриману працівником, а також про його спеціальності, професії беруться з дипломів та інших документів, що підтверджують кваліфікацію;
Як тільки трудкнижка оформлена, роботодавецьзобов'язується коректним чином вести її. Але по суті, все, що може робити компанія з трудовою книжкою, — це вносити до неї записи та робити коригування. Тому дуже важливо знати, як правильно вносити до відповідного документа записи.
Внесення записів
Правила ведення трудової книжки припускають, щовсі записи до неї (наприклад, що стосуються перекладів, фактів про кваліфікацію, звільнення, нагородження тощо) вносяться на підставі наказу, який має підписати компетентна людина з керівного складу компанії-роботодавця. Внесення до трудкнижки відомостей повинно здійснюватися без використання скорочень. Записи мають супроводжуватись порядковим номером. Щоразу, коли кадрова служба фірми коригує трудову книжку працівника, вона повинна повідомити його про зміни під розпис.
Якщо має бути внесення до документа відомостей прозвільнення, то формулювання повинні повністю відповідати тим, що передбачені в ТК РФ та інших федеральних законах. Якщо трудовий договір припиняється відповідно до 77-ї статті ТК РФ, то в трудкнижці необхідно послатися на необхідний пункт з 1-ї її частини. Якщо людина звільняється виходячи з положень 81-ї статті ТК РФ, то документі також необхідно відобразити передбачені законом формулювання. Якщо трудовий договір припиняється в силу не залежать від роботодавця та співробітника обставин, то посилання має бути на положення 83 статті ТК РФ.
Якщо співробітник побажає, то у трудкнижці можутьбути зафіксовані відомості щодо роботи за сумісництвом (у тому числі звільнення з неї). Але для цього працівник має надати до кадрової служби документ, який підтверджує його трудові відносини з іншим роботодавцем.
Серед інших популярних записів, якіпередбачають правила ведення трудової книжки - відомості про військову службу (а також про роботу в органах внутрішніх справ та інших державних та силових структурах). Також до документа можуть бути вписані відомості, що відображають факт проходження співробітниками курсів підвищення кваліфікації.
У трудкнижці, як ми зазначили вище, фіксуютьсявідомості про нагородження співробітника з його трудових досягнень. Це може бути інформація про державні нагороди, про почесні звання, про вручення грамот, значків, дипломів та інші види заохочень, які передбачені законами РФ та локальними правовими актами роботодавців.
Зміни та виправлення
Правила ведення трудової книжки також припускаютьвнесення до цього документа змін та виправлень. Як вони повинні проводитися? Якщо йдеться про зміну ПІБ, дати народження, інформацію про освіту, то дії кадрової служби повинні підтверджуватись документами, що стосуються оновлюваних фактів.
Якщо так вийде, що кадровик помилився, вносячизапис у трудкнижку, це можна виправити. При цьому відповідне коригування може зробити кадрова служба також і на новій роботі, якщо у її розпорядженні буде підтверджуючий документ попереднього роботодавця.
Якщо йдеться про виправлення у розділах,Що відображають факти про роботу або про нагородження, то невірні дані не можна закреслювати: слід робити позначки про те, що вони недійсні, а поряд вноситься правильна інформація.
Можливий сценарій, за якого організація,яка припустилася помилки в оформленні трудової книжки, змінила правовий статус. І тут коригування у документі має зробити фірма, що стала правонаступником компанії. При ліквідації організації зміни до трудкнижки вносить новий роботодавець. Аналогічний сценарій – якщо наймачем виступає ІП, який ліквідував свій статус.
Видача дублікату трудкнижки
Розглянемо ще один важливий аспект, якийвключають правила ведення трудових книжок. 225-е Постанова Уряду РФ допускає видачу їх дублікатів. При цьому підстав щодо цієї процедури може бути кілька. Вивчимо ключові, що містять правила ведення трудової книжки. Що робити працівникові, якщо він, наприклад, випадково втратив відповідний документ?
Насамперед потрібно повідомити про цей фактроботодавцю. За законом, компанія повинна видати в цьому випадку дублікат трудкнижки протягом 15 днів. Оформляючи цей документ, роботодавець повинен внести до нього відомості, що відображають стаж роботи (який підтверджується документально), а також інформацію про нагороди.
Можливий варіант із видачею дубліката замістьчинної трудової книжки, яка містить недійсний запис про звільнення або факт переведення на інше місце роботи. У цьому випадку нова версія документа міститиме всі необхідні дані, за винятком некоректних.
Правила ведення, зберігання трудових книжокприпускають, що роботодавець повинен забезпечувати їхню цілісність, не допускати пошкоджень, не повинен втрачати відповідні документи. Але буває так, що через різні причини компанія все-таки порушує одне з цих правил. Наприклад, через надзвичайну ситуацію. Якщо так вийшло, що трудові книжки масово загублені роботодавцем, то трудовий стаж співробітників, зафіксований у них, встановлюється спеціальною комісією. До її складу входять компетентні представники підприємств-роботодавців, різних профспілкових організацій та інших уповноважених структур.
Комісія вивчає документи, які є успівробітника — довідки чи, наприклад, ті, що стосуються діяльності профспілки — квитки, облікові картки, розрахункові книжки. Якщо відповідних джерел у працівника в наявності немає, то факти про те, що він працював у такій компанії, можуть бути підтверджені на основі показань свідків двох і більше осіб, які колись були колегами для людини. Після роботи комісії дублікати документів, які оформлені в установленому порядку, видаються працівникам. Можливе також підключення судів до процесу встановлення тривалості виробничого стажу.
Видача книжки під час звільнення
Існує кілька нормативних актів, так чиінакше корелює з Постановою, яка встановлює правила ведення трудової книжки. Відповідно до ТК РФ, зокрема, роботодавець зобов'язаний видати співробітнику відповідний документ руки після звільнення. Як це здійснюється на практиці?
У процесі звільнення запису, який кадровийслужба роботодавця вносила до трудкнижки співробітника, повинні бути в установленому порядку засвідчені. Також свій підпис має поставити сам працівник. Якщо інформація в трудкнижку вносилася не тільки російською, то засвідчуються формулювання також і іншою мовою.
Оформлення вкладок
До трудової книжки також може додаватисьоформлений у порядку вкладиш. Має він унікальні ідентифікатори — серію та номер. Він застосовується, якщо в трудкнижці заповнені всі або пов'язані з будь-яким із розділів сторінки, внаслідок чого вписувати нові відомості нікуди.
Вкладиш ведеться згідно з тими ж правилами, що йтрудова книжка, і цього документа він недійсний. Щоразу, коли кадрова служба оформляє вкладку, необхідно ставити штамп, що відображає цей факт, у трудкнижці.
Зберігання книжок
У 225-й Постанові відображаються не тількиОсновні правила ведення трудової книжки. Як зберігати ці документи, а також вести їх облік, там також розказано. Можна відзначити, що відповідні процедури роботодавець повинен вести не тільки щодо трудових книжок і вкладишів, що діють, але також і бланків.
Для забезпечення коректного обліку документів компанія має завести декілька документів:
- прибутково-видаткову книгу, в якій фіксуються відомості щодо бланків трудкнижок та вкладишів;
- Книгу обліку руху документів.
Форми відповідних документів визначаються внормативних актах, що видаються органами виконавчої РФ. Щодо прибутково-видаткової книги — до неї повинні заноситись відомості про всі процедури, що відображають отримання або ж, витрачання бланків, про які йдеться. Необхідно, здійснюючи облік, вказувати серію та номер кожного документа. У книзі обліку руху книжок і вкладишів, що додаються до них, необхідно реєструвати документи, які приймаються від співробітників, що надходять на роботу, а також трудкнижки та вкладиші, що їх доповнюють. При звільненні співробітник фірми розписується обох книгах.
Бланки трудкнижок та вкладишів підлягають зберіганню вяк документи суворої звітності. Видаються вони лише компетентним співробітникам компанії за заявкою. Фахівець відповідного профілю повинен надавати до своєї бухгалтерії звіт про те, як справи з кількістю бланків, про грошові суми, отримані за трудкнижки та вкладиші.
Аспекти виготовлення та придбання трудових книжок
Трудкнижка - найважливіший документ, і томувиготовляється він у порядку, що затверджується на рівні офіційних органів влади. Бланки трудових книжок, а також вкладишів мають відповідні елементи захисту. Компанія-роботодавець повинна сама купувати аналізовані типи документів, але, водночас, вправі брати він компенсацію відповідних витрат із боку працівників.
Трудкнижки у Росії: еволюція законодавства
Найцікавіші факти відображає еволюціязаконодавства, що встановлює правила ведення трудових книжок Росія — держава з законами, що часто змінюються, в багатьох сферах. На думку багатьох юристів, сфера трудового права та суміжної з ним галузей — яскравий приклад.
Насамперед зазначимо, що правила веденняТрудової книжки до 2003 року і ті, що встановлені сьогодні, регулювалися принципово різними нормативними актами. Незважаючи на те, що до 2003-го сучасна російська державність цілком відбулася, у сфері регулювання обігу трудкнижок діяли радянські закони. Так, порядок заповнення відповідних документів регулювався постановою №656 від 06.09.1973 р., виданої Радміном СРСР, а також Всесоюзною центральною радою Профспілок спільно – «Про трудові книжки робітників та службовців». Відповідно до даного джерела права було також видано Інструкцію, згідно з якою мав здійснюватися облік трудкнижок на радянських підприємствах. Затверджено цей документ був, у свою чергу, Постановою Держкомпраці СРСР. Один із найдоступніших ресурсів, за допомогою яких можна знайти радянські правила ведення трудової книжки - «Консультант». Але трапляється цей документ і в інших довідково-правових системах.
Які цікаві факти містять радянські правилаведення трудових книжок? Росія їх сильно змінила? У принципі, багато положень виданого в СРСР правового акта були схожі на ті, що ми спостерігаємо в сучасному законодавстві. Так, наприклад, в одному з положень радянського документа сказано, що співробітники мають ознайомлюватися з фактами внесення будь-яких змін до трудкнижки або вкладиша до неї. Приблизно ті самі формулювання, як ми зазначили вище, містять правила ведення трудових книжок 2014 року.
Також серед норм, що мають характер схожості зсучасними - положення про те, що з кожним записом у трудкнижці, що відображає факт прийому людини на роботу, звільнення або переведення на інше місце виконання трудових обов'язків, кадрова служба має ознайомити співробітника під розпис.
Разом з тим, на рівні зазначених нами положеньпростежуються також значні відмінності між радянським та російським підходом до ведення трудкнижок. Так, наприклад, у правових актах, виданих у СРСР, було сказано, що співробітник повинен ставити підписи, які засвідчують інші коригування в документі, у спеціальних формах. У той час як правила ведення трудових книжок 2014 року припускають, що людина може підписуватись також у самій трудовій книжці.
Відмінності у версіях
Інший найважливіший історичний аспект, що відбиваєспецифіку російських трудкнижок - те, що випускаються вони в різних серіях. Зараз їх налічується 5. Найперша серія вийшла наступного року після того, як були введені нові правила ведення трудових книжок російського зразка, які замінили радянські норми. Серія одержала індекс ТК. Порівняно з попередніми версіями трудкнижок, бланк трохи зменшився, змінив колір.
Серія ТК характеризується кількома ступенямизахисту. Так, наприклад, на всіх сторінках трудкнижок є видиме в ультрафіолетових променях словосполучення «Трудова книжка», а також водяні знаки у вигляді абревіатури ТК. Аркуші документів нових серій пошиті за допомогою нитки «Біколор», що складається з двох кольорів.
Як ми зазначили вище, з 2004 року вийшло 5 серійтрудових книжок У 2004-2005 роках - ТК, у 2006 - 2007-х використовувалася інша серя - ТК - I, з 2008 по червень 2010-го - наступна, ТК - II, потім - ТК - III, що діяла до 2012 року. У 2013 році вийшла новітня серія трудкнижок - ТК - IV.
Яке це має практичне значення?Річ у тім, що приналежність трудкнижки тієї чи іншої серії може вплинути, наприклад, визначення її справжності. Якщо документ серії 2012 містить дані, навіть якщо дотримані всі правила ведення трудової книжки, 2010 року, то він буде недійсний. Можливо, роботодавець просто не зміг простежити за відповідністю року випуску книжки тому моменту, коли вона заповнювалася, але законодавець може трактувати це як підробку документа. Можна також відзначити той факт, що роботодавці зобов'язані засвідчуватися в тому, що трудкнижки, які приносять працівники з попередніх підприємств, є справжніми — і не лише за допомогою перевірки відповідності інформації, відображеної в документі, року випуску його серії.
