Yönetimin etkinliği belirleniramaca ulaşıldığında, sonuca giden hareketin tüm aşamalarında yönetici süreç, kaynaklar ve durum üzerinde kontrol ve denetim uygulamalıdır. Kontrol, bir yöneticinin en önemli işlevsel görevlerinden biridir.
Yönetimde kontrol kavramı
Etkili olmak için yönetim gereklidirfaaliyetleri organize edin, kaynakları rasyonel kullanın ve belirlenen hedeflere ulaşın Yönetim geleneksel olarak beş temel işlevi ayırt etmiştir: planlama, organizasyon, motivasyon, kontrol ve koordinasyon. Her birinin kendine özgü özellikleri ve önemi vardır. Bu nedenle, mevcut veya stratejik kontrol, bir yöneticinin üretim sürecinin tüm aşamalarında iş sonuçlarını planla karşılaştırması, sonuçları standartlara ve normlara uygunluk açısından kontrol etmenin yanı sıra ortaya çıkan sapmaları ortadan kaldırmada önemli bir faaliyetidir.
Kontrolün önemi ihtiyaç ile açıklanmaktadırŞirketteki durum ve üretim sürecinin seyri hakkındaki belirsizliği ortadan kaldırın. Ayrıca, başarılı bir faaliyet için kontrol bir ön şarttır. Durumu değerlendirmenize ve krizlerin ortaya çıkmasını önlemenize olanak tanır. Kontrol ve gözetim gereklidir, ancak farklı biçimler alabilir ve çeşitli işlevleri yerine getirebilirler. Organizasyondaki liderlik tarzına bağlı olarak, kontrol tek bir yöneticinin elinde, genellikle en yüksek seviyede veya birkaç çalışana devredilebilir.
Kontrol fonksiyonları
Kontrol, hem yönetici hem de oyuncu için tatsız bir andır, ancak bu gereklidir. Yönetimde, birkaç ana kontrol fonksiyonundan bahsetmek gelenekseldir:
- Dış ve iç çevrenin değerlendirilmesi.Kontrol sırasında yönetici bilgi toplar ve mevcut süreci anlamadaki belirsizliği ortadan kaldırır. Kontrolün yürütülmesi, dış ve iç ortamdaki olumsuz veya tehdit edici faktörleri tespit etmenize ve bunları ortadan kaldırmak veya faaliyetlerin performansında bunları hesaba katmak için fırsatlar bulmanızı sağlar.
- Sapmalara tepki.Yönetici, üretim sürecinin tüm ayrıntılarını takip etmeyi ve değişikliklere ve sapmalara yanıt vermek için zamana sahip olmayı kontrol eder. Kontrol, hataları ve tehditleri zamanında fark etmenize ve üretim sürecini hızla yeniden oluşturmanıza olanak tanır.
- Kaynakların tahsisi.Taktik ve teknik kontrol, mevcut paranın, ekipmanın en rasyonel kullanımına ve çalışanların yetkinlikleri için doğru yerin bulunmasına izin verir. Aynı zamanda kontrol, rezervlerin tespit edilmesini ve verimli bir şekilde kullanılmasını mümkün kılar.
- Geri bildirimi sürdürmek.Kontrolün etkileşimli işlevi, uygulanması sırasında sistemin tüm unsurları arasında, yönetici ve icracı arasında etkileşimin kurulması gerçeğinden oluşur.
- Personel performansının değerlendirilmesi.Çalışanları yetkin bir şekilde motive etmek ve işleri için etkili bir şekilde ödeme yapmak için, net bir değerlendirme sistemi oluşturmak gerekir, bu durumda yöneticiye üretimin tüm aşamalarında kontrol yardımcı olur.
Kontrol türleri
Gözetim sürecinin karmaşıklığı, birden çok gözetim niteliği ile sonuçlanır.
İşlemlerin sıklığına göre aşağıdakiler ayırt edilir:
- Ön kontrol.İşe başlamadan önce bile, temel kaynakları izlemek ve değerlendirmek için önlemler alınmalıdır: malzeme, insan, üretim. Amacı, sanatçıların eylemlerinin olumsuz sonuçlarının olasılığını önlemektir. Plan uygulanmaya başlamadan ve hatalar yapılmadan önce bile ayarlamalar yapmanızı sağlar.
- Mevcut kontrol.İşin yürütülmesi sırasında gerçekleştirilir, amacı oluşum aşamasında tespit etmek ve hataları ve sapmaları önlemektir. Normlara ve standartlara uyumu izlemeyi amaçlamaktadır. Mevcut kontrol, sabit bir bilgi akışı ve hataların hızlı bir şekilde düzeltilmesini gerektirir.
- Son kontrol.Sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığını özetleme ve değerlendirme aşamasında gerçekleştirilir. Bu tür kontrolün temel amacı, gelecekte benzer hataları önlemektir. Bu aşamada elde edilen veriler yeni planlar oluşturmanın temelini oluşturur.
Sıklığına görekontrol eylemleri stratejik, taktiksel ve operasyonel kontrolü birbirinden ayırır. İşlevsel bağlantı yoluyla, uzmanlar finans, üretim, pazarlama ve personel denetim türlerini adlandırır. Eylem yönüne göre dış ve iç kontrol türlerini ayırt etmek de mümkündür.
Stratejik ve taktik kontrol
Planları uygulamak için en önemli araçişletmeler stratejik ve taktik kontroldür. Bu tür yönetim faaliyetlerinin görevi, alınan planların ve eylemlerin doğruluğunu izlemektir. Stratejik kontrol, küresel hedeflere, stratejik programlara ve eylemlere uygunluğun sistematik bir kontrolüdür. Bu tür faaliyetlerin amaçları şunlardır: seçilen uzun vadeli hedeflerin doğruluğunu ve bunları gerçekleştirmenin doğru yolunu belirlemek, şirket için potansiyel fırsatları belirlemek. Taktik kontrol, kısa vadeli, acil hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını kontrol etmekle ilişkilidir. Onun aracı, üretim sürecinin yönetmeliklere, standartlara ve düzenlemelere uygunluğunun titizliğini belirlemeyi amaçlayan teknik kontrol.
Hazırlık aşamalarında kontrol
Tüm yönetim sürecine aşamalar geçirilirkontrol. Aşamalı bir sınıflandırma geleneği vardır, bu durumda ayırt ederler: ön, mevcut ve son kontrol. Her biri kendi işlevlerini yerine getirir ve ayırt edici özelliklere sahiptir. Ön kontrol, işin başlamasından önce gelir; bu, planlamanın ayrılmaz bir parçasıdır. Amacı, verimli üretim başlangıcı için koşullar yaratmaktır. Bu aşamada personelin hazırlığı ve yeterliliği, gerekli kaynakların mevcudiyeti ve faaliyetin dokümantasyonu değerlendirilir.
Ön kontrolün aksine mevcut kontrol,akış süresi üretim aşamalarına denk gelir. Ana işlevi, iş akışını iyileştirmektir. Yönetici, tüm üretim operasyonlarının ve icracıların eylemlerinin onaylanmış plan ve standartlara uygunluğunu sürekli olarak izler. Bazen bu aşama, ana özelliğini vurgulayan "ara kontrol" olarak da adlandırılır - hedefe giden yoldaki eksikliklerin ve sapmaların belirlenmesi. Çözümün hem mevcut hem de stratejik hedeflere göre değerlendirilmesi için geçerlidir. Nihai veya son kontrol özellikle önemlidir. Görevleri ve seyri açısından diğer aşamalardan büyük ölçüde farklıdır.
Son kontrol: özellikler
Üretim sürecinin son aşamasıbirkaç önemli sorunun çözümü ile ilişkilidir. Bu, hedeflere ve sonuçlara uygunluk derecesini belirlemek, personelin çalışmalarını değerlendirmek, yanlış hesaplamalar ve hatalar için bir liste hazırlamak ve temelde yeni bir planlama aşamasına başlamaktır. Son kontrol, icracıların işlerinin nasıl kontrol edildiğini ve bunun ücretlerini nasıl etkileyeceğini anlamaları için belirlenen kriterlere göre yapılmalıdır. Bu tür bir denetim, kaynakların kullanımının değerlendirilmesi, stratejilerin ve taktiklerin etkinliğinin belirlenmesi ve önceden alınan kararların doğruluğunun değerlendirilmesi ile ilişkilidir. Bu aşamanın sonuçları kuruluşun geleceği için son derece önemlidir, çünkü sonuçlarına göre gelecek için planlar oluştururken hatalardan kaçınılabilir.
Kontrol prosedürü
Kontrol, akım ve nihai, aynı algoritmaya göre gerçekleştirilir.
İlk aşamada bilgi toplanır, ardındanher işlem ve süreç için değerlendirme kriterleri oluşturulduktan sonra kontrol hedefleri ve yöntemleri belirlenir. Bu hazırlık aşamasıdır. Ayrıca, kontrol, sürecin ve eylemlerin fiili değerlendirme aşamasına girer. Son aşama, alınan bilgilerin analizi ve sonuçların formülasyonudur; son kontrol ile eş anlamlıdır. Tüm bu eylemlerin bir sonucu olarak bir yönetim kararı doğmalıdır.
Kontrol prensipleri
Mevcut, stratejik veya nihai kontrolü uygulayan yönetici, uygulamanın temel ilkelerini hatırlamalıdır. Bunlar şunları içerir:
- Zamanındalık.Kontrol prosedürleri arasında biraz zaman olmalı, çok sık olmamalı ki çalışanın kendisine güvenilmediğini hissetmesin. Ancak, çalışanın kontrol edilemezlik izlenimi almaması için çok nadiren de yapılmamalıdır.
- Esneklik. Mevcut koşullara uyum sağlamalıdır.
- Karlılık. Amacı kaynakları korumaktır, bu nedenle kendisi büyük yatırımlar gerektirmemelidir.
