บันทึกการทำงานของพนักงานเป็นหลักเอกสารพิสูจน์ข้อเท็จจริงในการจ้างงานของเขา ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ปฏิบัติหน้าที่ด้านแรงงาน ชื่อตำแหน่ง มาตรการการให้รางวัลและการลงโทษ รวมถึงเหตุผลและสถานการณ์ของการเลิกจ้าง หากดำเนินการอย่างถูกต้อง เอกสารนี้จะให้สิทธิแก่บุคคลในการรับใบรับรองเงินบำนาญ
สมุดงาน: วิธีการรับและกรอก
กฎหมายกำหนดเพียงสองเหตุผลสำหรับการออกสมุดงาน: สำหรับผู้เริ่มปฏิบัติหน้าที่แรงงานเป็นครั้งแรก และผู้ที่ต้องการสำเนาเอกสารหากต้นฉบับสูญหายหรือเสียหาย
เฉพาะนายจ้างหรือผู้ได้รับอนุญาตเท่านั้นหัวหน้าบริษัทมีสิทธิออกสมุดงานได้ เมื่อสมัครงานบุคคลจะต้องแจ้งนายจ้างว่าต้องการสมุดงาน จะรับเอกสารสำคัญนี้ได้อย่างไร? พนักงานควรเขียนใบสมัครเพื่อออก (ระบุเหตุผลของการไม่มีแรงงาน) ไปยังแผนกบุคคลขององค์กรที่เขาจะทำงาน
เมื่อออกเอกสารให้กรอกหน้าชื่อเรื่องหน้าและคอลัมน์เกี่ยวกับสถานที่ทำงานครั้งแรก เมื่อพนักงานได้รับสมุดงาน ราคาของพนักงานจะถูกหักออกจากเงินเดือนแรกของเขา ซึ่งระบุไว้ในข้อบังคับที่เกี่ยวข้องของกระทรวงแรงงาน สมุดงานซึ่งมีราคาอยู่ระหว่าง 175-180 รูเบิลสามารถติดตั้งเม็ดมีดได้ (ราคาเท่ากัน)
ในอนาคต ในแต่ละองค์กรถัดไป พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลจะป้อนข้อมูลใหม่ในเอกสาร: เกี่ยวกับการจ้างงาน การเลื่อนตำแหน่ง การโอนย้าย หรือการเลิกจ้าง
หนังสืองานคืออะไร?
ลักษณะของเอกสารนี้จะเป็นสมุดเล่มเล็กด้วยปกแข็งที่แสดงเสื้อคลุมแขนของสหพันธรัฐรัสเซียและผ้าปูที่นอนที่นุ่มกว่า นอกจากนี้ยังมีส่วนแทรกที่เย็บลงในเอกสารเมื่อแผ่นงานทั้งหมดปิดด้วยการเขียน
แบบฟอร์มสมุดงานเปล่าเป็นเอกสารที่ต้องรับผิดชอบอย่างเคร่งครัด บริษัทซื้อและเก็บไว้ในตู้ที่ล็อคและกันไฟได้
อย่างไรก็ตาม มีการใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยเดียวกันในการจัดเก็บสมุดงานที่ทำเสร็จแล้วและได้รับการยอมรับจากพนักงาน
การกรอกเอกสารถือเป็นความรับผิดชอบของพนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลหรือพนักงานที่ทำหน้าที่คล้ายคลึงกัน หากบริษัทมีขนาดเล็ก ผู้จัดการเองก็จะดูแลสมุดงาน พลเมืองวัยทำงานทุกคนควรรู้ว่าไม่มีใครมีสิทธิ์ลงรายการใดๆ ในเอกสารของตนโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้าอย่างเหมาะสม เจ้าของผลงานจะต้องได้รับแจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร
การบัญชี
การดำเนินการทั้งหมดพร้อมแบบฟอร์มและเสร็จสมบูรณ์เอกสารได้รับการลงทะเบียนในสมุดบัญชีสำหรับการเคลื่อนย้ายสมุดงานและเอกสารแทรก ที่นี่ระบุชื่อของบุคคลที่ออกเอกสารให้ตลอดจนเหตุผลในเรื่องนี้ (ไม่มีใบอนุญาตทำงาน สูญหาย หรือจำเป็นต้องเปลี่ยนใหม่เนื่องจากการชำรุดทรุดโทรม)
การออกสมุดงาน (เสร็จสมบูรณ์) ให้กับพนักงานสามารถทำได้เฉพาะเมื่อเขาถูกไล่ออกเท่านั้น ในสถานการณ์อื่นๆ ทั้งหมด แผนกทรัพยากรบุคคลจะจัดเตรียมข้อมูลจากหน้าที่เกี่ยวข้อง
กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจะต้องจัดทำสมุดงานวิธีการรับเอกสารและวิธีการจัดทำบันทึก กฎและข้อบังคับบางประการรวมอยู่ในข้อบังคับของกระทรวงแรงงาน อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนการทำงานที่ครอบคลุมและครบถ้วนที่สุดนั้นกำหนดโดยคำแนะนำในสมุดงาน ซึ่งพนักงานทุกคนในแผนกบุคคลจะต้องปฏิบัติตามในกิจกรรมของตน
ระบุรูปแบบใบเสร็จรับเงิน ค่าใช้จ่าย และสมุดบัญชี
วัตถุประสงค์ของแรงงาน
มูลค่าของสมุดงานที่กรอกถูกต้องในหน่วยซึ่งมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับสถานที่ทำงาน การศึกษา ทักษะ และประสบการณ์ของบุคคลนั้นค่อนข้างมาก เอกสารนี้ไม่เพียงทำหน้าที่เป็นหลักฐานยืนยันประสบการณ์การทำงานที่เพียงพอซึ่งเป็นสิ่งสำคัญเมื่อยื่นขอใบรับรองเงินบำนาญ แต่ยังทำหน้าที่เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนของความสำเร็จด้านแรงงานของบุคคลอีกด้วย สิ่งนี้ได้รับการยอมรับและมักใช้โดยผู้จัดการขององค์กรหลายแห่งในระหว่างการสัมภาษณ์
นอกจากเรซูเม่แล้วพวกเขาอาจถามผู้สมัครด้วยจัดเตรียมสำเนาและสารสกัดจากสมุดงาน ข้อมูลเหล่านี้พูดเพื่อตัวมันเองและแสดงให้เห็นได้ดีกว่าคำใดๆ ที่บุคคลเหมาะสมกับตำแหน่งงานเฉพาะ
สมุดงานสะท้อนให้เห็นอะไร?
ข้อมูลต่อไปนี้จะต้องรวมอยู่ในเอกสารการจ้างงาน:
- การสมัครงานระบุตำแหน่งเฉพาะ
- วันที่และข้อเท็จจริงของการโอนไปยังแผนกอื่น
- การเลื่อนตำแหน่งหรือถอดถอนจากตำแหน่ง
- ข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสถานะของพนักงาน: การเปลี่ยนแปลงจากสัญญาจ้างระยะยาวเป็นสัญญาเปิด การโอนพนักงานที่ทำงานนอกเวลาเป็นสถานะเต็มเวลา
- สิ่งจูงใจที่เกิดขึ้น
- การลงโทษและบทลงโทษที่เป็นสาเหตุของการเลิกจ้าง
- วันที่ ข้อเท็จจริง และเหตุผลในการเลิกจ้าง
การบำรุงรักษาสมุดงานสำหรับคนทำงานนอกเวลา
ในกรณีที่พนักงานปฏิบัติงานงานใด ๆ ในสถานประกอบการในเวลาว่างจากงานหลักให้ถือเป็นงานพาร์ทไทม์ ประวัติการทำงานของเขายังคงอยู่ในแผนกบุคคล ณ สถานที่ทำงานหลักของเขา
กฎหมายไม่ได้กำหนดให้นายจ้างต้องจัดทำบันทึกกิจกรรมดังกล่าวรวมอยู่ในเอกสารการจ้างงาน ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของพนักงานเอง ไม่สำคัญว่าเรากำลังพูดถึงงานพาร์ทไทม์ประเภทใด (ภายนอกหรือภายใน)
สามารถเติมสมุดงานของพนักงานได้รายการเพิ่มเติมในกรณีที่บุคคลนำใบรับรองรับรองการทำงานนอกเวลาไปยังสถานที่ทำงานหลักของเขา ตามเอกสารนี้ คำชี้แจงจากเจ้าของบันทึกการทำงานและคำสั่งจากผู้จัดการ พนักงานแผนกทรัพยากรบุคคลมีสิทธิ์ในการป้อนข้อมูลที่จำเป็น
สมุดงาน (RF) จะออกอย่างไรและเมื่อใด?
เมื่อบุคคลได้รับการว่าจ้างและกรอกสมุดงาน เขาจะถูกขอให้จัดเตรียม:
- เอกสารแสดงตน (หนังสือเดินทาง)
- เอกสารยืนยันข้อมูลการศึกษา (อนุปริญญา, ประกาศนียบัตร, ประกาศนียบัตร) หากการออกสมุดงานครั้งแรกเกิดขึ้น เอกสารเหล่านี้จะใช้เป็นพื้นฐานในการกรอกหน้าชื่อเรื่อง
- หากพนักงานได้เข้าร่วมหลักสูตรใด ๆ ที่เพิ่มระดับคุณสมบัติของเขา เขาควรแนบใบรับรองที่เกี่ยวข้อง
- พลเมืองที่รับผิดชอบในการรับราชการทหารจะต้องแสดงบัตรประจำตัวทหาร
- เอกสารการแต่งงานหากใช้เป็นพื้นฐานในการเปลี่ยนนามสกุล
กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดระยะเวลาภายในซึ่งนายจ้างมีหน้าที่ต้องสะท้อนข้อเท็จจริงในการจ้างงานผู้ใต้บังคับบัญชาในสมุดงาน เขาจะได้รับการจัดสรรเป็นเวลาห้าวันนับจากวินาทีที่พนักงานเริ่มปฏิบัติหน้าที่
ในกรณีที่มีการละเมิดเงื่อนไขนี้และการเข้าล่าช้า นายจ้างต้องรับโทษตามกฎหมาย ขั้นตอนการเก็บรักษาบันทึกการทำงานเกี่ยวข้องกับพนักงานทุกประเภท แม้แต่พนักงานที่อายุยังไม่ถึง 18 ปีก็ตาม
ตามประมวลกฎหมายแรงงานระบุไว้ บุคคลมีสิทธิเพื่อเข้าทำงานราชการเมื่ออายุครบ 14 ปี แน่นอนว่าพนักงานดังกล่าวอยู่ภายใต้เงื่อนไขพิเศษเกี่ยวกับชั่วโมงการทำงานและปริมาณงาน นอกจากนี้ นายจ้างไม่สามารถจ้างวัยรุ่นได้หากไม่ได้รับความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากพ่อแม่หรือผู้ปกครอง
อะไรเป็นพื้นฐานในการป้อนข้อมูลในสมุดงาน?
ตามที่กล่าวข้างต้นให้เติมช่องว่างแรงงานจำเป็นต้องมีเอกสารพื้นฐานของลูกจ้าง (หนังสือเดินทาง ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษาและคุณวุฒิ) นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าคอลัมน์ของหน้าชื่อเรื่องได้รับการกรอกอย่างถูกต้องและครบถ้วนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยไม่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ในชื่อที่ถูกต้อง
หากพนักงานเข้ามาร่วมงานกับบริษัทและนำรายงานการทำงานที่เสร็จสมบูรณ์ พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลดำเนินการตามคำสั่งที่ออกโดยผู้จัดการ (เกี่ยวกับการจ้าง โยกย้าย การเลื่อนตำแหน่ง หรือเลิกจ้าง)
มีกำหนดเจ็ดวันในการบันทึกข้อเท็จจริงของการจ้างหรือการย้ายคนงาน และในกรณีของการเลิกจ้าง จะมีการออกสมุดงานในวันที่ออกคำสั่ง
การกำหนดข้อมูลที่รวมอยู่ในเอกสารแรงงาน
ตามกฎแล้วข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับเหตุผลและสถานการณ์ของการกระทำบางอย่างถูกกำหนดไว้อย่างแม่นยำตามลำดับของผู้จัดการ (เช่น การปรากฏตัวและระยะเวลาของช่วงทดลองงาน) ข้อมูลนี้จะไม่ถูกถ่ายโอนไปยังสมุดงานแบบคำต่อคำ
ในทางตรงกันข้าม พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลถูกคาดหวังให้กำหนดให้กระชับและรัดกุมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คำแนะนำยังมีตัวอย่างวลีบางวลี:
- ได้รับการยอมรับ (ยอมรับ) สำหรับตำแหน่ง
- โอน (โอน) ไปยังสถานที่ทำงานอื่น
- พนักงานจะได้รับมอบหมายระดับคุณสมบัติ ตำแหน่ง หรือระดับเงินเดือนที่เฉพาะเจาะจง
- มีการมอบรางวัลหรือเลื่อนตำแหน่ง
- ลูกจ้างถูกไล่ออก (ไล่ออก) เนื่องจาก...
ซึ่งหมายความว่าการบำรุงรักษาสมุดงานเกี่ยวข้องกับการระบุเฉพาะเหตุผลในการเข้า หมายเลขซีเรียล และวันที่ของคำสั่งซื้อ
ด้านไวยากรณ์
ตามมาตรฐานและกฎเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด รายการในสมุดงานควรมีหมายเลขและวันที่เป็นตัวเลขอารบิคเท่านั้น
เมื่อเราพูดถึงการนับเลขเราหมายความอย่างนั้นรายการแรกคือรายการที่สร้างขึ้นก่อนรายการอื่นๆ ทั้งหมด เมื่อพนักงานลาออกและโอนบันทึกของเขาไปยังบริษัทถัดไป พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะยังคงกำหนดหมายเลขบันทึกแทนที่จะเริ่มจากหมายเลขแรก
ไม่อนุญาตให้ใช้คำย่อและคำศัพท์ ยกเว้นตัวย่อที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป
ขั้นตอนการแก้ไขข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นเมื่อทำการป้อนข้อมูล
เมื่อมีคนกรอกเอกสารก็มีความเสี่ยงการเกิดขึ้นของข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือความหมาย สาเหตุอาจเป็นการใช้แหล่งข้อมูลที่ไม่น่าเชื่อถือ (ข้อมูลที่ล้าสมัยหรือข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์) รวมถึงข้อผิดพลาดในการพิมพ์และข้อผิดพลาดทางกลต่างๆ
ในกรณีนี้ คู่มือมีวิธีแก้ไขข้อผิดพลาดหลายวิธี:
- ข้อผิดพลาดในสมุดงานได้รับการแก้ไขโดยการขีดฆ่าคำที่ไม่ถูกต้องแล้วเขียนคำใหม่ในบรรทัดด้านบนหรือด้านล่าง
- การสร้างบันทึกที่ควรยกเลิกรายการที่มีข้อผิดพลาด
ในกรณีที่มีการเปลี่ยนพนักงานได้รับนามสกุลหรืออาชีพใหม่แล้ว พนักงานแผนก HR ควรเปลี่ยนแปลงข้อมูลในหน้าชื่อเรื่องของสมุดงาน ในการทำเช่นนี้คุณสามารถใช้วิธีแรกได้และทำรายการใหม่ที่ด้านหลังของฝาครอบ (ด้านใน)
เมื่อแก้ไขให้ระบุประเภทและหมายเลขของเอกสารที่ใช้เปลี่ยนแปลง จากนั้นผู้เข้าลงนามและประทับตราบริษัท
อาจจำเป็นต้องยกเลิกการเข้าร่วมหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นหรือพบความไม่ถูกต้องในข้อมูลที่ระบุไว้ก่อนหน้านี้ การแก้ไขจะดำเนินการดังนี้:
- ป้อนข้อมูลที่ถูกต้อง
- พวกเขานับและวันที่
- ดำเนินการบังคับ: ระบุว่ารายการ No.... ควรได้รับการยอมรับว่าไม่ถูกต้อง
- พวกเขาทำซ้ำหมายเลขคำสั่งซื้อที่ระบุไว้ถัดจากรายการที่ผิดพลาด
รู้ว่าสมุดงานคืออะไรอย่างไรได้รับและเก็บรักษาเอกสารนี้ตลอดจนตระหนักถึงสิทธิและความรับผิดชอบของลูกจ้างและนายจ้างแต่ละคนจะต้องปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับเหล่านี้ สิ่งนี้เป็นไปตามผลประโยชน์ของเขาในฐานะพลเมืองและสอดคล้องกับข้อกำหนดของกฎหมาย
