การจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการและแนวคิดพื้นฐาน

เอกสารหมายถึงบันทึกข้อมูลตามกฎที่มีการควบคุมนั่นคือขั้นตอนการประมวลผลเอกสารตามลำดับพิเศษ เนื่องจากกระบวนการบันทึกข้อมูลสามารถทำได้หลายวิธีจึงมีเอกสารที่แตกต่างกันมากในการปฏิบัติกิจกรรมการจัดการ - วัสดุที่เขียนด้วยลายมือกราฟิกการพิมพ์ภาพถ่ายและวิดีโอ

การจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการเป็นขั้นตอนที่มีการควบคุมซึ่งรับประกันการบังคับใช้กฎหมายซึ่งเป็นคุณภาพที่อยู่ในรายการของกฎหมายปัจจุบัน

วันนี้ต่างๆเครื่องมือจัดทำเอกสาร: ตั้งแต่แบบธรรมดา (เช่นดินสอและปากกาลูกลื่นธรรมดา) ไปจนถึงเครื่องกลไฟฟ้าที่ซับซ้อนมากขึ้น (ซึ่งรวมถึงเครื่องบันทึกเทปกล้องวิดีโออุปกรณ์โฟโน ฯลฯ ) และคอมพิวเตอร์อัตโนมัติ วิธีการจัดทำเอกสารขึ้นอยู่กับวิธีการที่ใช้ อาจเป็นข้อความอิเล็กทรอนิกส์ฟิล์มและภาพถ่าย

กิจกรรมการจัดการมักใช้เอกสารข้อความที่เขียนด้วยมือหรือสร้างด้วยคอมพิวเตอร์ ดังนั้นจึงเรียกว่าเอกสารการจัดการ

การจัดทำเอกสารเป็นสิ่งที่ต้องทำเสมอผู้ให้บริการเฉพาะของข้อมูลใด ๆ ที่มีรายละเอียดพิเศษซึ่งจะถูกระบุ การจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการทำให้เกิดวิธีการและเหตุผลในการควบคุมกิจกรรมของเจ้าหน้าที่แต่ละคนและการกระทำทางการเงินหรือองค์กรของทั้งองค์กร

เอกสารประกอบอาจแตกต่างกันไปตามฟังก์ชันการทำงานวัตถุประสงค์เนื้อหาระดับความลับและความพร้อมใช้งานของข้อมูล ปัจจัยที่อยู่ทำให้สามารถแบ่งประเภทออกเป็นระหว่างองค์กรและภายนอกได้ ประการแรกซึ่งไม่เกินกรอบของสถาบันหรือองค์กรเดียวและดำเนินการระหว่างผู้เข้าร่วมเรียกว่าบริการ เอกสารที่สอง - เอกสารภายนอก - ดำเนินการระหว่างองค์กรประเภทต่างๆเจ้าหน้าที่แต่ละคนที่ไม่ได้อยู่ใต้บังคับบัญชาโดยตรง

เอกสารทางเทคนิคดำเนินการด้วยการปฏิบัติตามมาตรฐานที่กำหนดขึ้นซึ่งแตกต่างกันไปสำหรับเอกสารทุกประเภท นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับกิจกรรมการจัดการใด ๆ เพราะด้วยวิธีนี้เอกสารจะได้รับการบังคับทางกฎหมายซึ่งทำหน้าที่เป็นหลักฐานที่น่าเชื่อถือที่สุดเกี่ยวกับความถูกต้องของข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารนั้น

การจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการกำหนดความรับผิดชอบเฉพาะในเจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานจัดการที่ดำเนินการดังกล่าว ดังนั้นในระหว่างการสร้างเอกสารทางการใด ๆ ต้องปฏิบัติตามบรรทัดฐานทางกฎหมายในปัจจุบันกฎการลงทะเบียนซึ่งมีอยู่ทั่วประเทศ นอกจากนี้เอกสารแต่ละฉบับจะต้องมาพร้อมกับรายละเอียดขององค์กรซึ่งมีนัยสำคัญตามกฎหมาย ได้แก่ ชื่อและการถอดรหัสลายเซ็นและตราประทับของฝ่ายบริหารหรือแผนกบางแผนกขององค์กรวันที่รวบรวมและหมายเลขในสมุดทะเบียนตราประทับการอนุมัติ ฯลฯ สุดท้ายการจัดทำเอกสารกิจกรรมการจัดการจะต้องจัดทำเอกสารอย่างเคร่งครัดภายในความสามารถของตนเอง

เอกสารยังแตกต่างกันในระดับความถูกต้อง ร่างหรือสำเนาจากเอกสารหลักมีเพียงข้อความบางส่วนและไม่มีผลบังคับทางกฎหมายเช่นเดียวกับต้นฉบับ เอกสารที่มีข้อมูลและรายละเอียดข้างต้นที่ยืนยันความแข็งแรงและความน่าเชื่อถือถือเป็นของแท้