การจัดระเบียบการทำงานด้วยเอกสารบุคลากรมีผลกระทบเป็นพิเศษต่อคุณภาพของการทำงานของเครื่องมือการจัดการตลอดจนรูปแบบและวัฒนธรรมการทำงานของพนักงาน ยิ่งทำงานอย่างมืออาชีพมากเท่าไหร่องค์กรโดยรวมก็ยิ่งประสบความสำเร็จมากขึ้นเท่านั้น
โฟลว์เอกสารภายในขององค์กรใด ๆรวมถึงกิจกรรมต่างๆสำหรับการเตรียมการบำรุงรักษาการบรรจุการคัดลอกการถ่ายโอนข้อมูลทางธุรกิจ จากการปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าพนักงานประมาณเจ็ดสิบเปอร์เซ็นต์ของเวลาทั้งหมดใช้ไปกับกิจกรรมเหล่านี้ ควรกล่าวได้ว่าการจัดระเบียบการทำงานด้วยเอกสารมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ ปัจจุบันกิจกรรมนี้ถือเป็นหนึ่งในปัจจัยหลักในการแข่งขันขององค์กรยุคใหม่
การจัดระเบียบการทำงานกับเอกสารเกี่ยวข้องกับแนวทางพิเศษในการรับและประมวลผลข้อมูลทางธุรกิจการประสานงานของกระบวนการสร้างและเปลี่ยนแปลงการเผยแพร่ข้อมูล การจัดระเบียบที่มีความสามารถในการทำงานกับเอกสารช่วยลดเวลาในการค้นหาเพิ่มความถูกต้องทันเวลาของข้อมูลขจัดความซ้ำซ้อน
โดยคำนึงถึงการปฏิบัติเป็นเวลาหลายปีได้มีการพัฒนางานหลัก 3 ประเภทพร้อมเอกสารประกอบ: แบบผสมกระจายอำนาจและรวมศูนย์
ฟอร์มหลังให้ความเข้มข้นการดำเนินการจัดโครงสร้างต่างๆที่มีอยู่ภายใต้อำนาจของหน่วยธุรกิจเดียว หน่วยงานดังกล่าวอาจเป็นแผนกทั่วไปหรือแผนกบุคคลสำนักงาน ฯลฯ บุคคลหนึ่งซึ่งเป็นเลขานุการสามารถดำเนินการเก็บบันทึกได้เช่นกัน ไม่ว่าในกรณีใดความรับผิดชอบของแผนกหรือพนักงานหนึ่งคนจะรวมถึงการดำเนินกิจกรรมครบวงจรสำหรับการประมวลผลเอกสารตั้งแต่ช่วงเวลาที่ได้รับจนถึงการโอนไปยังแผนกเก็บถาวร กิจกรรมเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการรับการประมวลผลข้อมูลทางธุรกิจการลงทะเบียนการจัดเก็บการควบคุมการดำเนินการการส่งการอ้างอิงและการดำเนินการข้อมูลการจัดระบบก่อนที่จะโอนไปยังที่เก็บถาวร
การจัดระเบียบการทำงานแบบรวมศูนย์พร้อมเอกสารถือว่ามีเหตุผลมากที่สุดดังนั้นจึงเป็นที่นิยมมากกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งในธุรกิจขนาดเล็ก เมื่อใช้วิธีการจัดระเบียบเอกสารนี้ต้นทุนของกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลจะลดลงอย่างมาก นอกจากนี้องค์กรในการทำงานของพนักงานก็ดีขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ ด้วยรูปแบบของการจัดระเบียบการไหลของเอกสารนี้อุปกรณ์สำนักงานจึงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดจึงเกิดความสามัคคีในกิจกรรมระเบียบวิธีและการจัดการที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลเอกสาร
สิ่งที่ตรงกันข้ามกับระบบรวมศูนย์คือโครงการกระจายอำนาจ ในกรณีนี้สำหรับแต่ละแผนกจะมีการสร้างบริการของตนเองสำหรับการทำงานกับเอกสาร ในหน่วยงานเหล่านี้การดำเนินการทั้งหมดจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ ระบบการกระจายอำนาจเป็นเรื่องปกติมากขึ้นสำหรับสถาบันและองค์กรที่แตกต่างกันในอุปกรณ์ที่แยกส่วน นอกจากนี้ระบบการทำงานนี้ยังเหมาะสำหรับองค์กรเหล่านั้นที่เอกสารประกอบมีความแตกต่างกันในบางความจำเพาะ (เช่นมีความจำเป็นในการรับรองความปลอดภัยของข้อมูล)
แบบฟอร์มที่พบบ่อยที่สุดในขณะเดียวกันเป็นระบบผสม ในกรณีนี้การดำเนินการบางส่วน (ตามกฎการรับและการประมวลผลเอกสารที่ส่งและรับการจัดเก็บการจำลองแบบ) จะดำเนินการในหน่วยกลาง ในเวลาเดียวกันในแผนกโครงสร้างขององค์กรกิจกรรมต่างๆจะดำเนินการเกี่ยวกับการพิมพ์ (การสร้าง) การจัดระเบียบการจัดเก็บและการเตรียมการจัดส่งไปยังที่เก็บถาวร
การเลือกโครงการอย่างใดอย่างหนึ่งสำหรับการทำงานกับเอกสารจะดำเนินการตามโครงสร้างขององค์กรเอง
