Memorandum - Vi gör enligt kraven

Arbetsflödet för alla företag är en samling papper av annan karaktär, systematiserad på ett visst sätt. Ett av dokumenten är ett memo.

Dokumentets allmänna egenskaper och syfte

Till att börja med bör det noteras att memoten anteckning är ett affärspapper som är informativt och samtidigt rådgivande till sin natur. Den är avsedd att presenteras för företagets chef eller den närmaste chefen. Detta dokument kan upprättas av alla anställda i företaget av två skäl:

1. På initiativ av den anställde själv.
2. Enligt ledningens instruktioner.

I vilket fall som helst innehåller sådant papperdetaljerad information om en specifik, separat fråga. I grund och botten är detta den anställdas åsikt, uttryckt skriftligen. Det finns tillfällen då en chef behöver veta sina underordnade överväganden angående omständigheterna i ett fall för att kunna fatta ett beslut. Då är arbetstagaren skyldig att ta fram ett motiverat svar och avslutningsvis lägga till sin personliga åsikt i form av specifika förslag och rekommendationer. Följaktligen blir en sådan anteckning en viss persons privata åsikt.

Inte att förväxla

Att ta samman sammanställningen av det här eller det andramåste du veta exakt vad du behöver tillhandahålla. Vissa typer av affärskorrespondenser är mycket lika varandra och kan lätt förväxlas. Exempelvis är affärsanteckningar av tre typer: service, memorandum och förklarande. Samtidigt finns det tre signifikanta skillnader mellan dem som inte tillåter en kunnig person att göra detta misstag. Dessa dokument skiljer sig åt:

ett.Av adressaten, det vill säga av den som de är avsedda för. Till skillnad från ett servicememo skrivs en förklarande anmärkning i den närmaste chefens namn och dessutom kan ett memo upprättas direkt till företagets direktör.

2.Om ämnet och semantisk belastning av den information som presenteras. Det förklarande ämnet är tydligt direkt från titeln. Officiell service är en del av företagskorrespondensen mellan företagets strukturella divisioner. Rapportens ämne kan vara annorlunda:

• periodisk rapportering;
• engångsinformation av en intressant fråga.

3.Om det officiella och det förklarande är för användning inom företaget kan memotet vara både internt och externt. I det första fallet är det avsett för företagets direktör och i det andra för den högre myndigheten.

När dokumentet upprättas

Notatet är en obligatorisk åtgärd.Det upprättas när den nuvarande situationen blir utom kontroll och hotar företaget med allvarliga problem. Med andra ord måste situationen vara kritisk. Vid denna tidpunkt anför medarbetaren informationen till ledningen och redogör för de fakta som är kända för honom i detalj. Detta kan vara ett hot mot uppfyllandet av planen eller mottagandet av den förväntade vinsten. Dokumentet syftar till att uppmärksamma chefer på problemet som har uppstått och försöka rätta till situationen. Varje specialist presenterar en lösning på situationen på sitt eget sätt. I anteckningen beskriver han i detalj sin version och beskriver sina egna tankar om denna poäng. För att underlätta uppfattningen av information är detta dokument upprättat i en helt fri form. Denna stil tillåter absolut alla anställda att uttrycka sin syn på en specifik, separat tagen fråga, utan rädsla för att missförstås av andra.

Skäl för att utarbeta dokumentet

Det finns ett antal anledningar till varför det kan finnasett memorandum upprättades. Naturligtvis kan du skapa ett exempel eller en unik mall för alla möjliga fall. Men varje givet tillfälle kräver ett individuellt sätt att presentera. Anledningarna kan vara mycket olika:

• att vara sen till jobbet;
• skolk;
• brott mot skyldigheter
• konflikt mellan anställda;
• presentation av inspektionsresultaten;
• informera om information om misstaget;
• hotet om störningar i genomförandet av den planerade uppgiften;
• information om oacceptabelt anställds beteende.

Det finns många anledningar och var och en av dem kräveren individuell strategi och specifika förfaranden. Efter att ha fått information vid första handen måste chefen undersöka den noggrant och fatta ett kompetent beslut. Det är ofta nödvändigt att få ytterligare information från andra deltagare i problemet. De måste presentera sina förklaringar för ledningen angående frågan.

Om någon har brutit mot något

Tillverkningsbrott är inte ovanliga.Utan dem är arbetsprocessen och kommunikationen mellan människor omöjliga. Oftast finns det ett memorandum om kränkning av arbetsdisciplin. Arbetstagarnas beteende på arbetsplatsen är alltid tvetydigt. Varje avvikelse från den allmänt accepterade normen uppfattas vanligtvis som ett brott och medför lämpligt straff. Endast företagsledaren har rätt att ålägga ett straff, så resten av de anställda, inklusive den omedelbara handledaren, kan bara informera honom om vad som hände och erbjuda sin egen version av inflytande på en försumlig kollega. Algoritmen för att sammanställa ett sådant memo är som följer.

1. Namnet på tjänsten eller avdelningen. Anges längst upp till vänster på arket.
2. Adressat (företagsledare). Indikerad längst upp till höger.
3. Dokumentets titel. Den skrivs strax nedan med stora bokstäver från den röda linjen.
4. Dokumentnummer.
5. Plats för sammanställning.
6. Titel.
7. Dokumenttext: fullständigt namn och gärningsmännens position, överträdelsedatum, typ av överträdelse, orsaken till händelsen, förslaget till återhämtning.
8. Position, fullständigt namn och signaturen för den anställde som upprättade dokumentet.

Om en kollega är skyldig

Ett memo till en anställd kan varasammanställs av en handledare eller kollega. Oftast är orsakerna till dess beredning negativa: kränkning, uppförande, ovärdigt beteende. I det här fallet syftar anteckningen till att ange det som hände och förhindra upprepning av detta i framtiden. Efter att ha fått ett sådant dokument måste chefen förstå situationen och fatta ett beslut. I det här fallet beror det på honom om någon straff kommer att åläggas den anställde eller inte.

Om den negativa händelsen inträffade för första gången, dådu kan begränsa dig till varning och uppbyggande konversation. Om överträdelsen har övergått i systemet följer straffet i enlighet med arbetslagar. Chefen är skyldig att införa en visum där beslutet kommer att registreras. Rapporter kan göras för anställda och av andra skäl. Exempelvis har avdelningschefen rätt att upprätta en anteckning riktad till regissören för att belöna en underordnad för samvetsgrant arbete eller ett väl utfört jobb. Principen för sammanställning är densamma, bara texten är positiv.

Är det svårt att skriva ett memo?

Det är inte svårt att skriva ett memo.Om det behövs kan du alltid ta ett prov från skrivandet från sekreteraren. Många liknande dokument passerar genom hans händer. Det viktigaste är att tydligt ange kärnan i det som hände. Efter att ha läst ett sådant dokument bör ledaren ha en klar uppfattning om vad upphovsmannen till detta "meddelande" ville säga. Fakta ska beskrivas i kronologisk ordning, steg för steg, så att den övergripande bilden framträder tydligt och tydligt.

Det måste också komma ihåg att för det internaanvändningen av anteckningen är vanligtvis ritad på ett vanligt ark i A4 (eller A5) -format. Om informationen lämnas till en högre organisation ska texten skrivas ut på företagets brevpapper. Ett sådant dokument måste ges till huvudet för underskrift. Som ett resultat kommer det att undertecknas av två företrädare från företaget: den första - kompilatorn, den andra - regissören. Information kan bekräftas med ytterligare information. De tillhandahålls vanligtvis som numrerade bilagor med huvuddokumentet.

Att göra saker rätt

För att informationen ska höras måste du veta hur du skriver ett memo. Ett sådant dokument består vanligtvis av tre huvuddelar.

1. Anledningen till att skriva en sådan anteckning. Här är det nödvändigt att tydligt beskriva situationen och lista alla kända fakta.
2. Upphovsmännens åsikt om vad som händer. Vi måste analysera situationen omfattande och erbjuda vår egen lösning på problemet.
3. Sammanfattande slutsats och konkreta steg.

Information bör presenteras när det är möjligtkort och tydlig, så att den som läser adressaten inte tappar tanken. I annat fall kan de angivna fakta tolkas felaktigt och beslutet kommer inte att ge önskat resultat. Du bör inte uttrycka dina antaganden eller förvränga verkligheten i texten. Detta strider mot reglerna. Om ett sådant behov uppstår kommer adressaten själv att intressera sig för kompilatorns uppfattning för att förstå vad som hände och fatta ett slutgiltigt beslut.

Sekvens av åtgärder

Ett exempel kan användas för att överväga ett specifikt fallstandardvakt. Ett memorandum till en anställd upprättas av den närmaste chefen för överlämnande till företagsledningen. Till att börja med får medarbetaren tid att korrigera sina misstag. I annat fall utarbetar chefen för den relevanta tjänsten i närvaro av tre vittnen en handling som säger att denna anställd inte slutförde uppgiften inom den föreslagna tidsramen. Gärningsmannen måste sedan skriva en förklaring på hela formuläret och ange skälen.

Den anställde kanske inte gör detta.I det här fallet förlorar han den sista chansen för sitt försvar. Förklaringen överlämnas till chefen för granskning. Han uttrycker sitt slutliga beslut i form av en resolution. Information går till personalavdelningen för att upprätta en inkassobeställning. Graden av straff bestäms i enlighet med lagen. Om missförhållandena visade sig vara ganska allvarliga och dessutom upprepade, kan resultatet bli uppsägning från arbetet enligt relevant artikel.