Ofta, särskilt i små organisationer,En kontorschef är en vanlig sekreterare. Denna position låter mycket mer solid, och det faktum att en kontorschefs uppgifter skiljer sig från en sekreterares (även om de verkligen har mycket gemensamt) oroar sällan någon i detta fall.
Vilka är de anställdas ansvar? Först och främst inkluderar kontorschefens uppgifter att arbeta med dokument. Den anställde accepterar den mottagna korrespondensen, registrerar den, överför den till mottagaren, skickar den vid behov till arkivet. Han accepterar också ansökningar från andra anställda, skickar dem vidare till VD för underskrift, certifierar dem med en försegling och ger dem tillbaka. Kontorschefens uppgifter innefattar att arbeta med intern dokumentation: skriva ut beställningar och deras utförande, lagring, sändning till arkivet och redovisning, arbete med utgående korrespondens. Om det behövs måste han kunna arbeta med all kontorsutrustning: fax, skanner, kopiator samt typ och skriva ut dokument. Förberedelse av lokaler för att hålla presentationer, hålla protokoll från möten, möta och ta emot gäster och kunder i företaget är också kontorschefens uppgifter.
Ofta måste en anställd ta itu medtraditionella sekreteraruppgifter: distribution av inbjudna kamrater eller chefer på hotell, bokningsrum, flygbiljetter och tågbiljetter. Beroende på företagets detaljer kan kontorschefen själv vara företrädare för sitt företag i affärsförhandlingar samt utföra en del av HR-chefens uppgifter: hitta nya anställda, skapa incitament och utbildningsprogram, ansöka om ett jobb. Ibland hanterar han implementeringen av informationsteknik, utvecklingen av nya program.
En kontorschefs ansvar handlar om att veta:
- Lagstiftningsakter och standarder som styr företagets juridiska, informations- och entreprenörsaktiviteter.
- Grundläggande ledning, marknadsföring, entreprenörskap och företag.
- Grunden för sociologi, psykologi, etik för företagskommunikation, arbete med personal och allmänheten.
- Förfarandet för att utarbeta affärsförslag, rapporter, planer, kontrakt och avtal.
- Grundläggande ledning, grundläggande ergonomi och arbetsskydd.
Utöver de listade uppgifterna, uppgifterKontorschefen innefattar att göra en inventering på kontoret och tillhandahålla de nödvändiga förnödenheterna för arbete (brevpapper, papper och andra tillbehör) som krävs för arbetet hos de anställda. Han är också skyldig att föra register över dessa material, se till att det utfärdas, bestämma förfarandet för mottagande, organisera och spåra betalning för leveranser. En kontorschefs uppgifter omfattar att övervaka kontorsutrustningens tillstånd, vilket inkluderar: omedelbart anropa en befälhavare för reparationsarbete, utbyte av förbrukningsvaror i rätt tid (till exempel patroner), om reparation är omöjlig, byte av kontorsutrustning.
Beroende på de regler som företaget antagit och desskontorschefens storlek accepterar antingen samtal och faxar själv, vidarebefordrar dem till rätt anställd, skickar fax och ringer upp klienter och partners eller kontrollerar sekretärernas arbete, inklusive övervakning av deras tal. Kontorschefens arbetsuppgifter inkluderar också att övervaka kontorets sanitära tillstånd, organisera schemalagda reparationer, ringa teknisk personal för att eliminera störningar (till exempel byta lampor eller strömbrytare).
I allmänhet kan listan öka ellerkrympa beroende på arbetsplatsen. Därför är det nödvändigt att fråga i intervjuskedet vad kontorschefen gör (arbetsuppgifter för en anställd i detta företag).
