Vad är pappersarbete och arbetsflöde?

Affärsframgång beror till stor del på dessrätt organisation. Både chefer och vanliga arbetare borde veta vad kontorsarbete är. Vilka funktioner har det, vilka typer finns det och vilka regleringsdokument som bör tas i beaktande när dokumentflödet organiseras?

Vad är kontorsarbete

Alla organisationer, oavsett formegendom och egenskaper, skapar en mängd olika papper under sin verksamhet. Dessa kan vara beställningar, brev och protokoll. Alla hänför sig till organisatorisk och administrativ dokumentation.

Kontorsarbete är skapandetorganisationens dokument, utförda enligt vissa regler och krav. Oftast tilldelar företag specialanställda som bara är anställda inom detta område. I små företag kan sekreterarfunktionen tilldelas nästan alla anställda.

Om du förstår kärnan i terminologin (vad ärkontorsarbete) kommer ordets ursprung att bli tydligt. Detta är först och främst fixeringen på materialbäraren av officiell information. Under denna process skapas ett organisatoriskt och administrativt dokument som senare initierar vissa åtgärder.

Uttrycket "kontorsarbete" själv uppträdde för ganska länge sedan, men först i mitten av förra seklet formaliserades det och infördes i regleringsdokument på statsnivå.

Kontorsarbete och arbetsflöde - vad är det?

Organisationen kan inte existera oavsettlagstiftning. Det har alltid kontorsarbete och arbetsflöde. Vad är det, vilka är funktionerna i överföringen av papper, hur man sammanställer dem korrekt? Dessa frågor löses av specialister: sekreterare, arkivister, personalavdelningsanställda.

Kontorsarbete innebär att fixa informationpå ett konkret medium, skapandet av en pappers- eller elektronisk handling. På grundval av detta är organisationens dokumentflöde byggt - förflyttningen av en order eller ett brev, från och med skapandet och slutar med exekvering och sändning till arkivet eller förstörelsen.

Beroende på platsen för affärspappermed avseende på anställda och ledning av organisationen är arbetsflödet uppdelat i externt och internt. Den fortsatta vägen för ordern, instruktionen, bokstaven beror på källan.

Organisationens interna dokumentflöde omfattar följande steg:

• skapa ett utkast till dokument;
• samordning;
• underteckna utkastet, anbringa datum och registreringsnummer; Från och med registreringen anses den vara officiellt publicerad och accepterad för utförande.
• föra innehållet till artisterna och kontrollera;
• genomförande av recept;
• körning av det körda dokumentet för efterföljande lagring, beroende på tidpunkt och behov;
• förstörelse av utgångna affärspapper eller deras registrering för arkivering.

Stegen för det externa arbetsflödet är i allmänhet lika, men det finns vissa skillnader:

• Dokument kommer till företaget utifrån.Dessa kan vara papper från högre och lägre organisationer, filialer, föreskrifter från officiella myndigheter, domstolsbeslut, brev från medborgare.
• Alla affärspapper som organisationen tar emot går igenom registreringsförfarandet utan att misslyckas. Hon bekräftar att de är under kontroll.
• Nästa steg är att arbeta med dokumentet, bekanta eller genomföra instruktioner.
• Vid behov ges ett officiellt svar.
• Det sista steget är registrering för långvarig eller arkivlagring och eventuell förstörelse.

Dessutom skiljer sig följande typer av arbetsflöden i förhållande till organisationens ledning:

• stigande - från underordnade till chefer (förklarande anmärkningar);
• fallande - från ledning till anställda (order);
• horisontellt - mellan lika (handlingar, protokoll).

Alla steg i dokumentets rörelse måste registreras i specialtidskrifter. De kan genomföras på flera sätt:

• dokument rörelse loggar;
• dokumentkort;
• elektronisk dokumenthantering är vanligast i de allra flesta organisationer.

Funktioner i domstolsförfaranden

Många undrar vad som är rättsligtkontorsarbete, och vad är dess skillnad från allmänheten. Ett rättsfall är en något annan uppsättning dokument och materiella bevis. Korrekt lagring och förflyttning av den säkerställer öppenhet i arbetet med det brottsbekämpande systemet. Rättsligt kontorsarbete, till skillnad från organisatoriskt, kan inte vara frivilligt. Det utförs av auktoriserade personer och kontrolleras strikt. För honom är alla stadier normativt och strikt definierade, upp till förstörelse.

Sekreterarfunktioner

De flesta av företagets anställda har en mycket vag uppfattning om vad pappersarbete och arbetsflöde är. För en sekreterare är detta en professionell aktivitet.

Företagssekretariatet utför huvudfunktionen i ledningsdokumentationen. Enligt arbetets form och egenskaper är organisationen av företagets kontorsarbete delad i följande typer:

• Centraliserat - alla sekreterare finns i en avdelning och rapporterar till chefschefen eller seniorsekreteraren.
• Decentraliserat - sekreterare och anställda som utför sina uppgifter är spridda över organisationens divisioner och rapporterar till olika chefer.
• Blandad - oftast i stora organisationer.

Funktionerna i dokumentflödet på företaget beror direkt på vilken form av sekretariatet som antas.

Instruktion för kontorsarbete

Oavsett storlek och form av ägande, ivarje organisation bör ha en normativ handling som reglerar förflyttning av dokument. Vad är en pappersinstruktion och hur man sammanställer den? Den här frågan oroar inte bara sekreterare utan också chefer.

Inställningar för registerhantering är internaen normativ handling från organisationen, godkänd genom en order eller order från ledningen, med obegränsad giltighet. Det stavade alla steg i att skicka dokumentet, listor över positioner vars underskrifter kan intyga äktheten av officiella papper ges, exempel på registrering, formulär och formulär ges.

Journalföring

I små organisationer med lågt arbetsflöde (mindre än 200 per år) uppstår inte frågan om vad som är journalföring. Allt bestäms av ansträngningarna från de anställda själva eller till och med ledaren.

Om skyldigheterna att föra register inte är detär direkt för den anställde och anges inte i hans anställningsavtal, då bör ett dekret utfärdas för att tilldela dessa funktioner. Detta dokument bör innehålla detaljerade ytterligare ansvarsområden, ansvarsområden och ersättning.

Funktioner för HR-administration

Om minst en anställd arbetar i organisationen,då kommer arbetsdokument säkert att skapas. Frågan om vad som är HR-administration är särskilt relevant för företag med ett litet antal anställda.

HR-administrationen tillhandahållerförflyttning av specifika dokument relaterade till arbetsaktiviteten för anställda i företaget. Vanligtvis utförs dessa uppgifter av anställda på en specialenhet - personalavdelningen. Deras funktioner inkluderar mottagning, bearbetning och lagring av personaldokumentation. Inklusive behandling av personuppgifter som klassificeras.

Personalens arbetsflöde hålls vanligtvis separat från det allmänna, i enlighet med reglerna för sekretess och lagringsfunktioner.

Optimering av kontorsarbete

Trots den snabba utvecklingen av digitalamånga organisationer har svårt att optimera arbetsflödet. De fortsätter att utföra papperskorrespondens på det gammaldags sättet och hålla de vanliga registreringsböckerna.

Detta beror på två faktorer:

• motstånd mot innovationer hos företagets anställda;
• brist på ekonomi.

Chefer bör komma ihåg att optimering av dokumentflöde med stora investeringar ger en märkbar ekonomisk effekt.