Värdet av en väl utformad personaldokumentationen är svår att överskatta. Personaldokument är en sammanställning av viktiga juridiska fakta på papper. Och varje misstag från en personalansvarig kommer att medföra negativa konsekvenser för både arbetstagaren och arbetsgivaren, varför det är så viktigt att följa KDP: s regler i personalen.
Vad är HR-administration?
KDP - vad är det?Detta är det aktivitetsområde som dokumenterar alla anställningsförhållanden och registrerar information om bemanning och personalrörelser, vilket resulterar i att alla personalförfaranden dokumenteras.
Vad är en KDP ur juridisk synvinkel?Alla HR-dokument har juridiskt (eller kommersiellt) värde. Genom att använda dem som skriftliga bevis kan du försvara din ställning i domstol. Så till exempel kan bemanningstabellen, personalbeställningar och lönelöner tjäna som grund för att erhålla eller bekräfta skatte- och vinstförmåner.
KDP - vad är det och vad är det för?De flesta av de korrekta HR-dokumenten innehåller extremt viktig information. Det är på grundval av denna dokumentation att det är möjligt att bekräfta vissa arbetstagares rättigheter, till exempel vid registrering av förtidspension på grund av arbete i branscher som är skadliga eller hälsofarliga.
KDP - vad är det för den sociala sfären?Dokumentär registrering av arbetsförhållanden spelar en viktig roll för att säkerställa pensions-, sociala och andra garantier som de anställda ger i enlighet med gällande lagstiftning. Alla lagar och andra författningar som är relaterade till arbetsrätten är nödvändiga för kvalitetsarbetet hos alla personalspecialister.
Underhåll av KDP - vad är det och vad är det?
Registrering av arbetsböcker och kontrakt är,naturligtvis, en mycket viktig del av arbetet för alla anställda vid personalavdelningen, men personalhantering är dock inte bara begränsad till dessa ögonblick. Alla dokument som måste finnas till hands med en personalansvarig kan delas in i två huvudblock.
Den första gruppen inkluderar både lagstiftning och stadgar som klargör normerna för arbetsskydd och arbetsrätt. Alla dokument av denna typ är bindande.
Den andra gruppen är dokumentation av rekommenderande karaktär: riktlinjer för HR-administration och ledningsarbete.
Det är viktigt för en personalarbetare att veta vilken avdokument är bindande för ett visst företag och träder i kraft endast under vissa omständigheter. Detta kommer att undvika negativa erfarenheter när det gäller personalinspektörer.
När du skapar personaldokumentation bör följande regler följas:
- interna dokument (deras utseende, förfarande för utveckling och godkännande) kan vara praktiska och begripliga specifikt för ett visst företag eller organisation;
- extern dokumentation är upprättad enligt allmänt vedertagna regler så att dessa dokument har rättslig kraft;
- lagring av personalregister utförs med hänsyn till arkivtjänstens regler och krav.
Utarbeta instruktioner för personalhantering
Instruktioner för KDP - vad är det?I själva verket är detta en detaljerad guide för att organisera och driva en personalavdelning eller tjänst. Organisationschefen utser en person som är ansvarig för utvecklingen av detta dokument. Som regel görs detta av chefen för personalavdelningen, en advokat eller en revisor. Dessutom kan organisationens chef själv utarbeta instruktioner om KDP (detta praktiseras ofta i små företag). När instruktionen är klar måste den godkännas av direktören eller chefen, samt attesteras av alla intresserade tjänstemäns underskrifter. Alla anställda bekanta sig med instruktionerna under en personlig signatur.
De viktigaste frågorna som regleras av detta dokument:
- lista över obligatoriska personaldokument från organisationen;
- förfarandet för att utarbeta dokument som reglerar arbetsförhållanden;
- regler för upprättande av personaldokumentation;
- förfarandet för dokumentflöde i personalavdelningen;
- kontroll över utförande av dokument;
- förfarandet för att överföra ärenden från OK till arkivet.
Organisation av KDP
Baserat på de rättsliga rättsakterna, metodologiska rekommendationer, kan du utarbeta följande schema för att organisera hela HR-administrationen i företaget:
1. Utveckla dokument som är bindande för företaget (föreskrifter, instruktioner, interna regler, föreskrifter om arbetsskydd och brandsäkerhet).
2. Justera bemanningsbordet.Som regel har organisationen redan en utvecklad bemanningstabell och anställda som utför vissa uppgifter, men inte alltid är arbetsböcker och anställningsregister upprättade korrekt. Du kan kontrollera bemanningstabellen genom att begära information om anställdas löner och namnen på deras befattningar inom redovisningsavdelningen. Antalet anställda finns där. Du bör också kontrollera riktigheten i företagets anställda och ta reda på vilka dokument som saknas.
3. Kontrollera konsistensen av informationen i bemanningstabellen och i anställningsavtal.
4. Kontrollera korrektheten i registreringen av OK-beställningar.All personalverksamhet (anställning, flyttning till annan befattning, löneökning) måste registreras i dokumenten i lämpligt urval. De måste undertecknas av både chefen för organisationen och den anställde. Alla brister bör åtgärdas.
5. Kontrollera riktigheten i att fylla i arbetsböcker.
6. Upprätta personalens personliga filer om de inte har förvarats tidigare.
7. Förbered nödvändiga böcker och tidskrifter.
8. Gör ett semesterschema.
9. Grupppersonalfrågor.
10. Skapa en lista med fall.
Granskning av KDP
Personalrevision är genomförandet avomfattande analys av all personaldokumentation, verifiering av att den uppfyller kraven i gällande lagstiftning, lokala lagar och protokoll. En korrekt organisation av HR-administrationen är en brådskande fråga och ignorerar vilket kan medföra vissa risker.
I processen för personalrevision är det inte lätt att kontrollerakorrektheten i dokumentationen, men också att den följer gällande lagar. En granskning av personaldokument är ett effektivt verktyg för att lösa problem som uppstår i ett företags finansiella och ekonomiska verksamhet.
Vanliga misstag vid registrering av en KDP
En granskning av HR-dokumentation gör att du kan markeraett antal grundläggande misstag som upprepas många gånger i olika företag och organisationer. I små institutioner skapas många lokala protokoll, som faktiskt helt enkelt duplicerar varandra eller, ännu värre, motsäger varandra. Allt personalflöde måste vara enhetligt och minimerat.
Vanliga misstag är också:
- bristen på godkänd information om arbetssätt och vila i institutionen eller dess bristande överensstämmelse med de uppgifter som föreskrivs i anställningsavtalet,
- brist på förfarande för beräkning och utbetalning av löner;
- fel i bemanningstabellen;
- brist på tarifering för löner;
- brott mot anställdas rättigheter när man fastställer regler för att arbeta med personlig information och personuppgifter;
- ett felaktigt upprättat anställningsavtal.
Det här är inte hela listan. För att undvika misstag i personaldokumentationen är det nödvändigt att strikt följa standarder, lagstiftningsakter och metodrekommendationer.
