Често, посебно у малим организацијама,Обична секретарица назива се канцеларијски менаџер. Ова позиција звучи много солидније, а чињеница да се дужности управника канцеларије разликују од дужности секретара (иако сигурно имају много тога заједничког) у овом случају ретко кога забрињава.
Које су одговорности овог запосленог?Пре свега, дужности управника канцеларије укључују рад са документима. Запослени прихвата примљену преписку, региструје је, преноси адресату, по потреби шаље у архиву. Такође прихвата пријаве других запослених, прослеђује их извршном директору на потпис, оверава их печатом, а затим их враћа. Дужности управника канцеларије укључују рад са интерном документацијом: штампање налога и њихово извршење, чување, слање у архиву и рачуноводство, рад са одлазном преписком. Ако је потребно, требало би да буде у могућности да ради са било којом канцеларијском опремом: факсом, скенером, копирком, као и са врстама и штампањем докумената. Припрема просторија за одржавање презентација, вођење записника са састанака, састајање и пријем гостију и клијената компаније такође су дужности управника канцеларије.
Често се запослени мора носити са тимтрадиционалне секретарске дужности: расподела позваних пратилаца или менаџера у хотелима, резервације соба, авио-карата и карата за воз. У зависности од специфичности компаније, сам менаџер канцеларије може бити представник своје компаније у пословним преговорима, као и обављати део дужности менаџера људских ресурса: проналажење нових запослених, креирање програма подстицаја и обуке, пријављивање за посао. Понекад се бави применом информационе технологије, развојем нових програма.
Одговорности управника канцеларије укључују познавање:
- Законодавни акти и стандарди који регулишу правне, информативне и предузетничке активности предузећа.
- Основи менаџмента, маркетинга, предузетништва и пословања.
- Основи социологије, психологије, етике пословне комуникације, рад са особљем и јавношћу.
- Поступак за састављање пословних предлога, извештаја, планова, уговора и споразума.
- Основе менаџмента, основе ергономије и заштите рада.
Поред наведених задатака, дужностиуправник канцеларије укључује инвентар у канцеларији и обезбеђивање потрепштина потребних за рад (канцеларијског материјала, папира и осталог прибора) потребних за рад запослених. Такође је дужан да води евиденцију о овим материјалима, осигурава њихово издавање, одређује поступак пријема, организује и прати плаћање залиха. Дужности управника канцеларије укључују надгледање стања канцеларијске опреме, што укључује: благовремено позивање мајстора на поправке, благовремену замену потрошног материјала (на пример кертриџа), ако је поправка немогућа, замену канцеларијске опреме.
У зависности од усвојених правила у предузећу и његовихвеличина управника канцеларије или сам прихвата позиве и факсове, прослеђује их правом запосленом, шаље факсове и позива клијенте и партнере или контролише рад секретара, укључујући праћење културе њиховог говора. Такође, радне одговорности управника канцеларије укључују надгледање санитарног стања саме канцеларије, организовање заказаних поправки, позивање техничког особља ради отклањања кварова (на пример, замена лампи или прекидача).
Генерално, ова листа се може повећати илисмањити у зависности од места рада. Због тога је потребно у фази разговора питати шта менаџер канцеларије ради (радне дужности запосленог у овој компанији).
