Канцеларијски менаџер - ко је ово? Службене дужности управника канцеларије

"Планктон", "менаџмент" - све ове непристрасне дефиниције односе се на рад канцеларијских радника. Али да ли је такав посао бескористан? Канцеларијски менаџер - ко је ово? Који је обим његових дужности?

Канцеларијски менаџер - ко је ово?

Професија канцеларијског менаџера се често меша са професијом секретара. Али ипак постоји разлика између ових специјалитета. Дакле, шеф канцеларије - ко је то?

Менаџер овог подручја је канцеларијаменаџер или администратор. Он регулише рад у канцеларији, што је важна информативна веза између запослених и претпостављених, клијената и запослених, итд.

Што је активнија активност неке организације, то има више проблема са свакодневним ситним организацијским питањима и документацијом. Њихова имплементација и обезбеђивање пословног менаџера.

Он следит за тем, чтобы все текущие документы, а такође су наредбе власти формулисане на одговарајући начин. Истовремено, руководећи налоги морају бити благовремено испоручени запосленима у компанији, морају се узети у обзир све жалбе посјетитеља, а предлоги запослених се дају властима.

Тако канцеларијски рад, као и комуникациони односи у компанији, делимично падају на плећа канцеларијских менаџера.

Место рада и плата

Менаџер канцеларије је потребан у било којој компанијикоја има канцеларију, руководиоца и најмање неколико запослених. У малим организацијама, листа одговорности таквог специјалисте је много мања него, на пример, у огромној корпорацији. У великој компанији може бити неколико менаџера канцеларија, а сваки од њих је додељен свом одељењу.

Испоставило се да је потражња за таквим специјалистимаприлично висока и вероватно ће наставити да расте. Али практично нема изгледа за напредовање у каријери. Поготово ако, осим канцеларијског менаџмента, особа више нема ниједну професију.

Због чињенице да дужности нису превише сложене,Конкуренција за једно радно место, бар у Русији, је прилично велика - 6 људи по слободном радном месту. Истовремено, плата је ниска по капиталним стандардима - 27 хиљада рубаља.

У културној престоници - Санкт Петербургу - плата сличнарадника је око 5-7 хиљада мање, а конкуренција је вишеструко већа. Што је даље на периферији земље, то је мања плата и више кандидата за позицију.

Потребни лични квалитети

Задаци које канцеларијски менаџер добија, као нпробично је потребна хитна и брза имплементација. Дакле, од кандидата за позицију се тражи, пре свега, да буде марљив, брз и тачан. Важна је и добра меморија и способност концентрације.

Особа на овој позицији мора бити пријатељска и дружељубива, јер у неким ситуацијама наступа као представник компаније пред клијентима.

Канцеларијски менаџер мора имати компетентан и логичан говор, као и добру пословну етику, јер је често укључен у организовање пословних преговора и корпоративних састанака.

Корисно знање, као добар телефонски бројНе би шкодили ни електричар или достава ручка. Заиста, у многим предузећима ред у канцеларији, као и ситост запослених, контролише и менаџер.

Неопходне вештине канцеларијског менаџера

1. Први услов за таквог запосленог је:Поуздано познавање рачунара и Интернета. Ако ће, поред Ворд-а и Екцел-а, апликант бити добар у Пхотосхоп-у или „Оффице Пицтуре Манагер-у”, ово је још један разлог да запослите њега, а не неког другог.
2. Велика брзина штампања. Способност брзог куцања текстова је једна од главних ствари за менаџера канцеларије.
3. Вештине административног менаџмента стечене на претходним пословима су потребне ако се особа запосли у великој компанији.
4. Вештине управљања канцеларијом. Одржавање документације је једна од главних обавеза ове врсте специјалисте, тако да је немогуће без основног знања.
5. Самоуверено коришћење канцеларијске опреме. Факсови, штампачи, скенери – све ово треба да буде у надлежности управника канцеларије.
6. Вештине компетентне и дипломатске комуникације. Менаџер канцеларије мора не само да комуницира компетентно, он мора бити у стању да реши конфликтне ситуације ако је потребно.
7. Познавање страног језика. У великим међународним компанијама, менаџер канцеларије мора да говори барем основни енглески.

Опште одредбе описа послова

Опис посла менаџера канцеларијеодобрава генерални директор предузећа. У различитим компанијама може се разликовати по неким тачкама, али генерално се његове главне одредбе не мењају. Неопходно је да се пре потписивања уговора о раду упознате са упутством за рад, како се касније не бисте жалили да обављање одређених послова није било у вашим плановима.

Опште одредбе могу укључивати:

• ко је одговоран за запошљавање менаџера канцеларије;
• ко има право да га разреши дужности;
• коме се запослени јавља?
• који одговара управнику канцеларије;
• који обавља послове управника канцеларије у његовом одсуству и др.

Менаџери канцеларија обично одговарају извршном директору. Администратори канцеларије су подређени куририма, возачима, чистачима итд.

Такође, општим одредбама се може прецизирати који запослени са којим нивоом квалификација може бити ангажован за позицију која се описује.

Директне одговорности

Следећа тачка у упутству описује одговорности управника канцеларије.

За биографије за пријаве за посао, честоподносиоци захтева уписују у посебну колону које су дужности обављали на претходном канцеларијском послу. На овај начин послодавац добија више информација о вештинама кандидата.

Које ставке могу бити укључене у директне одговорности менаџера канцеларије?

1. Надгледање телефонских позива.Запослени мора да одговара на долазне позиве, да одговара на питања противника колико је у стању, а такође и да обавести своје надређене о информацијама које су му затражене.
2. Надзор документације. Чување и евидентирање докумената, контрола преписке, извршење налога и др. Ово су директне одговорности канцеларијског менаџера.
3. Репродукција докумената. По посебним упутствима шефа, запослени обавља послове копирања и умножавања.
4. Састављање писама, молби – тј. одржавање преписке са партнерима, клијентима или добављачима на захтев непосредно надређеног.

Одговорности управника канцеларије могу укључивати најмање шест других врста послова. Али у свакој компанији, оптерећење за специјалисте у овој категорији се одређује појединачно.

Права менаџера канцеларије

Свака инструкција менаџера канцеларије укључује не само одговорности, већ и права.

1. Да пружи потпуну информацију. За обављање одређених послова, руководилац канцеларије има право да захтева да му се достави количина информација, укључујући и поверљиве информације, која му је потребна.
2. Предлози за рационализацију гласа. Ако су за организовање канцеларијског рада потребне иновације или додатни налози генералног директора, онда менаџер има право да предложи њихово увођење.
3. Захтевајте одговарајуће услове за рад. Ако се радне обавезе не могу обављати због недостатка потребних смештаја, руководилац канцеларије може захтевати да се оне креирају.
4. Деловати у границама надлежности. Након што је проучио опис посла, запослени има право да самостално одлучује и даје налоге, али само у оквиру своје надлежности.

Ово је приближан сажетак права која има менаџер канцеларије. Могу се допунити или смањити у зависности од специфичности установе.

Одговорност

Канцеларијски менаџер је професија која такођеподразумева извесну одговорност. Његов обим и казну за кршење правила утврђује сваки послодавац појединачно. Најчешће тачке одговорности у описима послова изгледају отприлике овако.

1. За занемаривање својих дужности. Закаснело извршење налога и сваки други немар је кривица запосленог и за то мора да одговара.
2. За откривање поверљивих информација.У уговорима о раду и описима послова морате пажљиво прочитати клаузуле о поверљивости информација. За откривање, најчешће можете изгубити посао.
3. За повреду делокруга надлежности. Неприхватљиве су радње које су ван оквира надлежности запосленог.
4. За кршење прописа о раду и др. За кршење прописа о раду, заштите од пожара или безбедности такође је одговоран запослени.

За и против професије

Ова професија, као и многе друге, има низ предности и мана. Дакле, које су предности рада за канцеларијског менаџера?

Рецензије радника који раде на овомефронт, односе се, пре свега, на велику потражњу за овом професијом: након што сте стекли одређено искуство у овој области, није тешко пронаћи више плаћену позицију. Оне административне и економске вештине које се стичу у процесу рада релевантне су у свакодневном животу. Поред тога, рад као менаџер канцеларије вам омогућава да развијете своје комуникацијске вештине.

Међу недостацима је повећана психолошкатерет који запослени доживљавају, јер током једног радног дана морају да реше много разноврсних питања. Поред тога, менаџери, поред својих директних обавеза, често оптерећују руководиоце канцеларија личним захтевима и додатним задацима.

Где студирати професију?

Менаџер канцеларије, ко је то, јасно је из наведеног. Међутим, где можете научити ову професију?

Посебан факултет који би припремаоНи на једном универзитету нема канцеларијских менаџера. Али често менаџер жели да ову позицију попуни особа са високим образовањем. Каква ће ово бити врста образовања није увек важна - главна ствар је да је кандидат дипломирани универзитет. У провинцијским градовима људи могу да заузму ову позицију и након 9 разреда образовања. Свака компанија појединачно одлучује какав јој је канцеларијски менаџер потребан.

Послодавца ће највише занимати остале карактеристике кандидата:

• да ли је раније радио у овој области;
• колико добро познајете рачунар?
• зна ли канцеларијски посао;
• говори језике итд.

Комуникацијске вештине особе се не могу занемарити. Ако је све у реду према овим показатељима повећавају се шансе за добијање посла.