Memorandum - vypracujeme podľa požiadaviek

Pracovným tokom každého podniku je zbierka cenných papierov rôznej povahy, určitým spôsobom systematizovaná. Jedným z dokumentov je poznámka.

Všeobecné charakteristiky a účel dokumentu

Na úvod treba poznamenať, že správapoznámka je obchodný dokument, ktorý má informatívny a zároveň poradný charakter. Je určený na poskytovanie vedúcemu podniku alebo bezprostrednému šéfovi. Tento dokument môže zostaviť ktorýkoľvek zamestnanec spoločnosti z dvoch dôvodov:

1. Na podnet zamestnanca.
2. Na pokyn vedenia.

V každom prípade takýto papier obsahujepodrobné informácie o konkrétnom individuálnom vydaní. V podstate ide o písomný názor zamestnanca. Existujú prípady, keď vedúci musí poznať úvahy svojich podriadených týkajúce sa okolností prípadu, aby mohol rozhodnúť. Potom musí zamestnanec vypracovať odôvodnenú odpoveď a nakoniec pridať svoj osobný názor vo forme konkrétnych návrhov a odporúčaní. Preto sa takáto nóta stáva už súkromným názorom konkrétnej osoby.

Nesmie sa zamieňať

Začať so zostavovaním toho alebo onohodokument, musíte presne vedieť, čo sa konkrétne vyžaduje. Niektoré typy obchodnej korešpondencie sú si navzájom veľmi podobné a môžu sa ľahko zameniť. Napríklad obchodné poznámky sú troch typov: úradné, memorandum a vysvetľujúce. Zároveň medzi nimi existujú tri významné rozdiely, ktoré neumožňujú informovanej osobe urobiť túto chybu. Tieto dokumenty sa líšia:

1.Adresátom, teda pre koho sú určené. Na rozdiel od servisnej správy sa v mene okamžitého nadriadeného orgánu vypracuje vysvetľujúca poznámka a správu možno navyše vypracovať priamo riaditeľovi podniku.

2.K téme a sémantickému zaťaženiu predkladaných informácií. Vysvetľujúca téma je zrejmá priamo z názvu. Kancelária je súčasťou obchodnej korešpondencie medzi štruktúrnymi zložkami spoločnosti. Téma správy sa môže líšiť:

• pravidelné podávanie správ;
• jednorazové poskytovanie informácií vo veci záujmu.

3.Ak sa úradné a vysvetľujúce údaje používajú na vnútorné použitie, memorandum môže byť interné aj externé. V prvom prípade je určený riaditeľovi spoločnosti av druhom prípade vyššiemu orgánu.

Kedy sa dokument zostavuje?

Poznámka je nevyhnutným opatrením.Zostavuje sa, keď sa súčasná situácia vymkne spod kontroly a ohrozuje spoločnosť vážnymi problémami. Inými slovami, situácia by mala byť kritická. V tomto okamihu zamestnanec upozorní vedenie na informácie a podrobne uvedie fakty, ktoré sú mu známe. Môže to predstavovať hrozbu pre implementáciu plánu alebo očakávaný zisk. Cieľom tohto dokumentu je pritiahnuť pozornosť manažérov na problém, ktorý sa objavil, a snaží sa situáciu napraviť. Každý špecialista svojím spôsobom predstavuje riešenie situácie. V prednáške podrobne popisuje svoju vlastnú verziu a v tejto súvislosti uvádza svoje vlastné úvahy. Pre ľahšie vnímanie informácií je tento dokument zostavený v úplne voľnej podobe. Tento štýl umožňuje absolútne každému zamestnancovi vyjadriť svoj názor na konkrétny osobitný problém bez strachu, že ho ostatní nepochopia.

Dôvody na zostavenie dokumentu

Existuje veľa dôvodov, pre ktoré môžu existovaťbolo vypracované memorandum. Samozrejme môžete vyrobiť vzorku alebo jedinečnú šablónu pre všetky možné prípady. Každá konkrétna príležitosť si však vyžaduje individuálny spôsob prezentácie. Dôvody môžu byť veľmi odlišné:

• meškanie do práce;
• absentérstvo;
• nesplnenie povinnosti;
• konflikt medzi zamestnancami;
• vyhlásenie o výsledkoch auditu;
• oznamovanie informácií o urobenej chybe;
• hrozba narušenia plnenia plánu;
• Informácie o neprijateľnom správaní zamestnancov.

Existuje veľa dôvodov a každý z nich vyžadujeindividuálny prístup a osobitné konania. Po prijatí informácií z prvej ruky ich musí šéf dôkladne preskúmať a urobiť kompetentné rozhodnutie. Často je potrebné získať ďalšie informácie od ostatných účastníkov problému. Budú nútení poskytovať manažmentu vysvetlenia týkajúce sa položenej otázky.

Ak niekto niečo porušil

Porušovanie výroby nie je neobvyklé.Bez nich nie je možný pracovný proces a komunikácia medzi ľuďmi. Najčastejšie ide o memorandum o porušení pracovnej disciplíny. Správanie zamestnancov na pracovisku je vždy nejednoznačné. Akákoľvek odchýlka od všeobecne uznávanej normy je zvyčajne vnímaná ako porušenie a bude zodpovedajúcim spôsobom potrestaná. Iba vedúci podniku má právo uložiť pokutu, takže ostatní zamestnanci vrátane bezprostredného nadriadeného ho môžu len informovať o tom, čo sa stalo, a ponúknuť vlastnú verziu vplyvu na nedbanlivého kolegu. Algoritmus na zostavenie takejto poznámky je nasledujúci.

1. Názov služby alebo oddelenia. Uvedené v ľavej hornej časti listu.
2. Adresát (vedúci spoločnosti). Označené vpravo hore.
3. Názov dokumentu. Je napísané tesne pod veľkými písmenami z červenej čiary.
4. Číslo dokladu.
5. Miesto zostavenia.
6. Názov.
7. Text dokumentu: celé meno a postavenie páchateľa, dátum porušenia, druh porušenia, príčina incidentu, návrh na nápravu.
8. Pozícia, celé meno a podpis zamestnanca, ktorý dokument vyhotovil.

Ak je kolega vinný

Poznámka pre zamestnanca môže byťzostavil vedúci alebo kolega. Dôvody na jeho prípravu sú najčastejšie negatívne: porušenie, nesprávne správanie, nedôstojné správanie. V tomto prípade je cieľom poznámky uviesť skutočnosť, čo sa stalo, a zabrániť tomu, aby sa to v budúcnosti opakovalo. Po prijatí takéhoto dokumentu musí manažér porozumieť situácii a urobiť rozhodnutie. V tomto prípade záleží na ňom, či bude zamestnancovi uložený nejaký postih.

Ak sa negatívna udalosť vyskytla prvýkrát, potommôžete sa obmedziť na výstražné a poučné konverzácie. Ak porušenie prešlo do systému, bude nasledovať trest v súlade s pracovnými zákonmi. Vedúci je povinný uložiť vízum, do ktorého bude rozhodnutie zaznamenané. Správy je možné vypracovať pre zamestnancov a aj z iných dôvodov. Vedúci oddelenia má napríklad právo vypracovať poznámku adresovanú riaditeľovi, aby odmenil podriadeného za svedomitú prácu alebo dobre odvedenú prácu. Princíp zostavovania je rovnaký, iba text je pozitívny.

Je ťažké napísať poznámku?

Napísanie poznámky nie je ťažké.V prípade potreby si môžete od sekretárky vždy vziať ukážku písma. Rukami mu prejde mnoho podobných dokumentov. Hlavnou vecou je jasne uviesť podstatu toho, čo sa stalo. Po prečítaní takéhoto dokumentu by mal mať vedúci jasnú predstavu o tom, čo chcel pôvodca tejto „správy“ povedať. Fakty by mali byť popísané v chronologickom poradí, krok za krokom, aby celkový obraz vznikol jasne a jasne.

Je tiež potrebné pripomenúť, že pre internépoužitie poznámky je spravidla spísané na bežnom hárku formátu A4 (alebo A5). Ak sú informácie poskytnuté vyššej organizácii, text by mal byť vytlačený na hlavičkovom papieri spoločnosti. Takýto dokument musí byť odovzdaný vedúcemu na podpis. V dôsledku toho ho podpíšu dvaja zástupcovia podniku: prvý - zostavovateľ a druhý - riaditeľ. Informácie môžu byť potvrdené dodatočnými informáciami. Obvykle sa poskytujú ako číslované prílohy k hlavnému dokumentu.

Aby boli veci správne

Aby boli informácie vypočuté, musíte vedieť, ako napísať poznámku. Takýto dokument sa zvyčajne skladá z troch hlavných častí.

1. Dôvod napísania takejto poznámky. Tu je potrebné jasne načrtnúť situáciu a uviesť všetky známe skutočnosti.
2. Názor pôvodcu na to, čo sa deje. Je potrebné komplexne analyzovať situáciu a ponúknuť vlastné riešenie problému.
3. Zhrnutie záveru a konkrétnych krokov.

Informácie by mali byť predložené vždy, keď je to možnéstručne a zrozumiteľne, aby pri čítaní adresát nestratil myšlienku. V opačnom prípade môžu byť uvedené skutočnosti nesprávne interpretované a prijaté rozhodnutie neprinesie požadované výsledky. V texte by ste nemali vyjadrovať svoje dohady ani skresľovať realitu. Je to proti pravidlám. Ak takáto potreba vyvstane, samotný adresát sa zaujíma o názor zostavovateľa, aby porozumel tomu, čo sa stalo, a urobil konečné rozhodnutie.

Postupnosť krokov

Na zváženie konkrétneho prípadu je možné použiť príkladdefault v službe. Priamy nadriadený vypracuje poznámku k zamestnancovi, ktorú predloží vedeniu podniku. Na začiatku je zamestnancovi poskytnutý čas na opravu chýb. V opačnom prípade vedúci príslušnej služby za prítomnosti 3 svedkov vyhotoví akt, v ktorom uvedie, že tento zamestnanec úlohu v navrhovanom časovom rámci nesplnil. Páchateľ potom musí k celému formuláru napísať vysvetlenie s uvedením dôvodov.

Zamestnanec to nesmie urobiť.V tomto prípade prichádza o poslednú šancu na svoju obranu. Vysvetlivka sa odovzdá vedúcemu na posúdenie. Svoje konečné rozhodnutie vyjadruje formou uznesenia. Informácie idú na personálne oddelenie, aby zostavilo inkasný príkaz. Stupeň trestu je určený v súlade so zákonom. Ak sa pochybenie ukázalo ako dosť vážne a navyše opakované, potom môže byť výsledkom prepustenie z práce podľa príslušného článku.