Pre tých, ktorí musia pracovať s objemnýmitextových súborov, často vyvstáva otázka, ako vytvoriť obsah v programe Word 2007. Ručné skladanie obsahu je časovo veľmi náročné, navyše pri najmenšej zmene formátovania, objemu alebo zloženia textu je potrebné zosúladiť čísla strán v takomto obsahu. Medzitým je veľmi ľahké to urobiť automaticky.
Možnosti automatického obsahu
Automatický obsah v programe Word 2007 je zoznam nadpisov a podnadpisov. Tento zoznam sa líši od obvyklého v nasledujúcich schopnostiach a vlastnostiach:
- Zoznam zostavuje program, čísla strán sa pridávajú automaticky.
- Každý riadok zoznamu umožňuje prepojeniedynamicky preskočiť na príslušnú časť dokumentu. Kliknutím na nadpis a súčasným stlačením klávesu Ctrl sa presuniete do príslušnej sekcie.
- Zoznam môže reagovať na zmeny v dokumente.Ak sa kapitola, ktorá sa pôvodne začala na strane 56, presunula na stranu 57, na zmenu čísla stránky stačí aktualizovať obsah (kurzor v oblasti obsahu - pravé tlačidlo myši - „Aktualizovať obsah“). To isté platí pre názvy, počet a poradie častí, kapitol a odsekov.
Značenie položiek a podpoložiek
Pred vytvorením obsahu v programe Word 2007musíte pripraviť text označením nadpisov a podnadpisov. Fragmenty textu označené určitým štýlom alebo úrovňou môžu byť programom prečítané ako prvky obsahu.
Zvýraznite názov, prejdite na kartu„Domov“ v ponuke programu vyhľadajte skupinu „Štýly“. Vyberte štýl „Nadpis 1“. Označenie hotové. Rovnakým spôsobom označte všetky ostatné názvy kapitol alebo kapitol. Ak váš obsah zahŕňa dve alebo viac úrovní (zobrazenie nadpisov aj podnadpisov), vyberte a označte každú podnadpis postupne príslušnými štýlmi (Nadpis 2, Nadpis 3 atď.).
Alternatívnym spôsobom označenia je použitienástroj "Úrovne štruktúry" ("Odkazy" - "Obsah" - "Pridať text" - vyberte úroveň). Prvá aj druhá možnosť sa vo všeobecnosti používajú na rôzne účely a zvolená metóda nemá prakticky žiadny vplyv na to, ako vložiť obsah do „Wordu“.
Pri označovaní titulov kapitol, ich formátovanísa zmení podľa predvoleného nastavenia. Tieto nastavenia môžete zmeniť, ale je ešte jednoduchšie preformátovať už označenú hlavičku a potom pomocou nástroja Format Painter (karta Domov, skupina Schránka) zmeniť vzhľad všetkých ostatných hlavičiek. Mimochodom, pomocou tohto nástroja môžete označiť aj nadpisy: stačí označiť a naformátovať jeden nadpis a všetky ostatné označiť podľa jeho vzorky.
Ďalšie výhody automatického obsahu
Po označení dokumentu to bude možnésledovať jeho štruktúru pomocou možnosti „Schéma dokumentu“. Umožňuje nielen zreteľne znázorniť zloženie textu, ale tiež sa v ňom veľmi rýchlo pohybovať.
Prejdite na kartu „Zobraziť“ v druhej skupine„Zobraziť alebo skryť“ vyhľadajte túto možnosť a začiarknite políčko. Naľavo od dokumentu sa zobrazí ďalšia oblasť, v ktorej sa prejavia nadpisy všetkých úrovní. Po kliknutí na nadpis sa kurzor presunie na zodpovedajúcu časť dokumentu. Toto je veľmi pohodlná funkcia, ktorú možno len ťažko preceňovať pri práci s objemnými textami so zložitou štruktúrou. Rovnaká funkcia pomôže vylúčiť náhodné alebo chybné značenie.
Eliminujte náhodné alebo chybné značenie
Je veľmi dôležité skontrolovať, či dokument neobsahujeďalšie označené nadpisy (môže to byť tak, ak bol text vložený alebo vytvorený z viacerých dokumentov, ako aj v dôsledku „svojvôle“ programu, ktorá sa, bohužiaľ, niekedy stane). Pred vytvorením obsahu v programe Word 2007 je lepšie skontrolovať prítomnosť označených nadpisov.
Najjednoduchší spôsob identifikácie existujúcich v systéme WindowsV texte označené nadpisy - to je použitie možnosti „Schéma dokumentu“. Ak sa po otvorení tohto poľa nezobrazia žiadne nadpisy, text ich nebude obsahovať. Ak existujú a nezodpovedajú skutočnej štruktúre diela, označenie by sa malo odstrániť zmenou štýlu označeného fragmentu na „Normálny“ alebo použitím nástroja „Format Painter“, ktorý vezme text bežného textu. odsek ako ukážka.
Tvorba obsahu
Ako teda vytvoriť obsah v programe Word 2007? Proces pozostáva z dvoch fáz - prípravy textu a priameho vytvorenia automatického zoznamu s číslami strán.
Umiestnite kurzor na požadované miestospustiť obsah. Na karte Odkazy v skupine Obsah nájdite nástroj Obsah. Po kliknutí na toto tlačidlo sa vám zobrazí ponuka, v ktorej musíte kliknúť na kartu, ktorá sa nazýva aj „Obsah“ a volá rovnomenné dialógové okno. Je ľahké pochopiť jeho možnosti: s ich pomocou môžete upraviť vzhľad a funkčnosť budúceho obsahu (prítomnosť / neprítomnosť čísel strán, ich umiestnenie na pravom okraji alebo vedľa textu, počet úrovní, typ zástupný symbol atď.).
Tlačidlo „Parametre“ vám umožní kontroluschopnosť vytvárať obsah na základe zvolenej metódy rozloženia. Ak boli nadpisy označené štýlmi, mala by byť začiarknutá príslušná možnosť („Zhromažďovať obsah pomocou štýlov“), ak boli použité úrovne obrysov, potom by malo byť začiarkavacie políčko oproti možnosti „Zhromažďovať obsah pomocou úrovní obrysov“. Obvykle sú obe možnosti predvolene začiarknuté.
Formátovanie obsahu
Text obsahu je naformátovaný rovnakým spôsobom akonormálne, až na to, že ak zmeníte formát jedného nadpisu (riadku obsahu), program pravdepodobne vykoná rovnaké zmeny vo všetkých ostatných nadpisoch na rovnakej úrovni. Na jednej strane je to veľmi výhodné, na druhej strane to niekedy nie je potrebné. V takom prípade stačí stlačiť klávesy Ctrl a Z a tieto celkové zmeny sa odstránia a zostane jedna zmena.
Často vyvstáva otázka, ako sa zosúladiťobsah v „slove“. Najpohodlnejším spôsobom je použiť posúvače na pravítku. Umiestnite kurzor na riadok úrovne obsahu, ktorú chcete zmeniť, a posuňte posúvače a spolu s nimi aj text, ako to vyžaduje návrh dokumentu. Ak potrebujete zmeniť celý obsah, vyberte celú oblasť a pomocou posúvačov upravte zarovnanie.