Adesea, în special în organizațiile mici,Un manager de birou este un secretar obișnuit. Această poziție sună mult mai solidă, iar faptul că atribuțiile unui manager de birou diferă de cele ale unui secretar (deși cu siguranță au multe în comun) rareori îngrijorează pe cineva în acest caz.
Care sunt responsabilitățile acestui angajat?În primul rând, atribuțiile unui manager de birou includ lucrul cu documente. Angajatul acceptă corespondența primită, o înregistrează, o transferă destinatarului, dacă este necesar, o trimite la arhivă. De asemenea, acceptă cererile de la alți angajați, le transmite CEO-ului pentru semnătură, le certifică cu un sigiliu și apoi le dă înapoi. Sarcinile managerului de birou includ lucrul cu documentația internă: tipărirea comenzilor și executarea acestora, stocarea, trimiterea în arhivă și contabilitate, lucrul cu corespondența de ieșire. Dacă este necesar, el ar trebui să poată lucra cu orice echipament de birou: fax, scaner, copiator, precum și să tipeze și să tipărească documente. Pregătirea spațiilor pentru desfășurarea de prezentări, păstrarea proceselor verbale ale întâlnirilor, întâlnirea și primirea oaspeților și clienților companiei sunt, de asemenea, sarcinile managerului de birou.
Adesea un angajat trebuie să aibă de-a facesarcini de secretariat tradiționale: distribuirea însoțitorilor sau directorilor invitați în hoteluri, rezervarea camerelor, biletele de avion și biletele de tren. În funcție de specificul companiei, managerul de birou însuși poate fi un reprezentant al companiei sale în negocierile de afaceri, precum și să îndeplinească o parte din atribuțiile managerului de resurse umane: găsirea de noi angajați, crearea de programe de stimulare și formare, aplicarea unui loc de muncă. Uneori se ocupă cu implementarea tehnologiei informației, dezvoltarea de noi programe.
Responsabilitățile unui manager de birou implică cunoașterea:
- Acte și standarde legislative care guvernează activitățile juridice, informaționale și antreprenoriale ale companiei.
- Bazele managementului, marketingului, antreprenoriatului și afacerilor.
- Bazele sociologiei, psihologiei, eticii comunicării în afaceri, lucrul cu personalul și publicul.
- Procedura de elaborare a propunerilor de afaceri, rapoarte, planuri, contracte și acorduri.
- Bazele managementului, bazele ergonomiei și protecției muncii.
Pe lângă sarcinile enumerate, sarcinilemanagerul de birou include un inventar în birou și furnizarea de rechizite necesare pentru muncă (papetărie, hârtie și alte accesorii) care sunt necesare pentru munca angajaților. De asemenea, este obligat să țină evidența acestor materiale, să asigure emiterea acestora, să stabilească procedura de primire, să organizeze și să urmărească plata pentru consumabile. Atribuțiile unui manager de birou includ monitorizarea stării echipamentelor de birou, care include: apelarea promptă a unui comandant pentru lucrări de reparații, înlocuirea la timp a consumabilelor (de exemplu, cartușe), dacă reparația este imposibilă, înlocuirea echipamentelor de birou.
În funcție de regulile adoptate de companie și de aceastadimensiunea managerului de birou fie preluează și trimite faxuri el însuși, le transmite către angajatul potrivit, trimite faxuri și apelează clienți și parteneri, fie controlează activitatea secretarilor, inclusiv monitorizarea culturii discursului lor. De asemenea, atribuțiile managerului de birou includ monitorizarea stării sanitare a biroului însuși, organizarea reparațiilor programate, apelarea personalului tehnic pentru eliminarea defecțiunilor (de exemplu, înlocuirea lămpilor sau comutarea comutatoarelor).
În general, această listă poate crește saumicșorați în funcție de locul de muncă. Prin urmare, este necesar să întrebați la etapa interviului ce face managerul de birou (sarcinile de serviciu ale unui angajat din această companie).
