Pentru a desfășura în mod corespunzător lucrările de birou,trebuie să știți ce este o nomenclatură. Conform definiției, o nomenclatură este o listă a pieselor, materialelor și structurilor care au fost utilizate în producție, care a fost compilată conform unui anumit sistem. Când o astfel de listă este compilată, fiecărui material menționat i se atribuie un cod condițional de numere, litere sau o combinație alfanumerică - numărul articolului.
În documentație, nomenclatura cazurilor estesistematizate prin lista de conținut de documente de afaceri (sau cazuri), care sunt executate în procesul de activitate al oricărei organizații. Nomenclatura stabilește cât timp trebuie păstrate lucrările și în ce ordine trebuie prelucrate. De exemplu, în școlile gimnaziale (gimnaziile), jurnalele școlare sunt păstrate de profesorul principal încă 5 ani după absolvire.
Funcții principale
Sarcina principală în întocmirea nomenclaturii cazurilor estepentru a face munca aparatului administrativ mai perfectă, mai productivă, pentru a scăpa de cafeaua birocratică. Soluții operaționale și de calitate pentru multe probleme, activitățile întregii organizații depind adesea de ordinea în care sunt conținute documentele, cât de ușor pot fi găsite la cerere, cât de bine sunt clasificate și sistematizate. Clasificarea corectă permite nu numai să lucreze rapid cu documente, ci și să faciliteze lucrul cu arhive și în arhive.
Luați în considerare exemplele ce conțin nomenclatura cazurilor și în ce domenii este cel mai eficient.
- Sistematizarea documentelor - când au fost documenteleutilizate în orice caz (întocmirea contractelor, încheierea tranzacțiilor, completarea unui dosar penal, raportul de planificare al unui departament etc.) și apoi au ieșit din uz activ, conform nomenclaturii, acestea sunt stocate în organizații într-o anumită ordine. Aceasta se aplică atât documentelor pe hârtie cât și documentelor electronice stocate într-o bază de date computerizată.
- Conținutul informațiilor pentru cât timpdocumentul este salvat pentru cât timp poate fi valabil. Fiecare caz inclus în nomenclatură are termenele specificate pentru păstrarea documentelor incluse în aceasta. Cu cât documentul este mai valoros și mai important, cu atât va fi salvat mai mult. Adică, atunci când lucrează cu documente într-o chestiune, evaluarea lor are loc imediat - un fel de examinare a valorii. Ajută la colaborarea cu cazul în sine.
- Fixarea cazurilor de indexare.Nomenclatura cazului este adesea folosită în procesul de înregistrare a documentelor, iar indicele nomenclaturii cazului devine o parte integrantă a numărului de înregistrare a documentului. Acest lucru poate fi observat în compilarea inventarului, când un inventar este luat la locul de muncă sau într-o instituție.
- Servește ca referință în studiul structurii organizatorice a instituției etc.
- În documente este considerată baza pentru inventarierea cazurilor cu o perioadă permanentă sau temporară de păstrare și contabilitate a documentelor.
- Este utilizat ca un exemplu, o schemă pentru crearea unui fișier card și o referință pentru documentele utilizate.
Deci, cunoștințe bune despre ceNomenclatura și abilitățile de a lucra cu aceasta sunt necesare în orice organizație sau instituție, într-o întreprindere. Nomenclatura ar trebui să se aplice tuturor activităților documentare ale instituției.
Clasificarea nomenclaturii
Nomenclatura are propriile standarde și cerințe de proiectare, acestea nu pot fi încălcate. Acestea sunt prezentate în manuale speciale de instruire și instrucțiuni pentru munca de birou.
Se obișnuiește să distingem trei tipuri de nomenclatură de afaceri:
- tipic;
- aproximativ;
- individual, conceput pentru o anumită organizație.
Ce este o nomenclatură tipică, este clar din nume - acestea sunt documente de reglementare, ele stabilesc compoziția cazurilor utilizate în organizații de același tip.
Nomenclatura aproximativă este destinatăstabilirea compoziției aproximative a cazurilor care sunt începute în activitatea de birou a organizației unde se distribuie această nomenclatură. Astfel de eșantioane de muncă de birou nu sunt normative, ci de natură consultativă. O caracteristică distinctivă este că indicii sunt indicați în documentele de acest tip.
Nomenclaturile clericale tipice și exemplare sunt dezvoltate de organizații superioare pentru organizațiile lor subordonate.
Nomenclatura individuală - dezvoltatăspecific pentru o anumită organizație și luând în considerare specificul activităților sale. Un eșantion tipic sau aproximativ este de obicei luat ca eșantion și se fac modificările necesare.
