Tipuri de nomenclatură a cazurilor, caracteristicile și scopul acestora

Organizarea fluxului efectiv de documente la întreprindere este imposibilă fără formarea condițiilor adecvate pentru aceasta. Unul dintre ei este nomenclatura cazurilor în formă electronică sau pe hârtie. Dacă un specialist, a cărui activitate este legată de documente, este întrebat: „Denumiți tipurile de nomenclatură a cazurilor”, atunci trebuie să le numească cu exactitate. Faptul este că acestor lucrători li se cere să cunoască clasificarea pentru a naviga rapid în matricea de documentație.

Nomenclatura cazurilor: concept, tipuri, conținut, semnificație

Înainte de a descrie ordinea creației, ar trebui să înțelegeți terminologia. Tipuri de nomenclatură de caz sunt categorii dezvoltate înforma stabilită a listelor sistematizate de nume de seturi de documente formate la întreprindere în cursul activităților sale, indicând perioadele de stocare. Sunt necesare pentru căutarea promptă a actelor necesare. Viteza de lucru cu hârtiile va depinde de calitatea nomenclaturii. Listele sunt utilizate pentru a distribui și grupa actele implementate în foldere, pentru a remedia indexarea și pentru a stabili perioade de păstrare. Acestea oferă crearea unui fișier de referință și acționează ca o sursă de informații contabile. În practică, așa tipuri de nomenclator de cazuri, ca tipic, aproximativ, individual. Întreprinderea este obligată să elaboreze independent o listă, ținând seama de specificul activităților sale.

cerinţe

Luand in considerare tipuri de nomenclatură de caz, caracteristicile și scopul acestora, actele normative definesc regulile aplicate în pregătirea lor. Atunci când formați liste, ar trebui:

1. Respectați unitatea abordărilor privind organizarea contabilității, descrierea, sistematizarea, căutarea și stocarea documentației.
2. Folosiți indexarea. Se asigură că modificările, corecțiile și completările sunt făcute la secțiunile relevante ale listelor.
3. Monitorizați stabilitatea indicilor.

Caracteristici generale

Luați în considerare pe scurt scopul și tipurile de nomenclatură de cazmenționat mai sus. Listele individuale sunt elaborate pentru o anumită organizație. Ele reflectă documentația utilizată în activitățile sale de zi cu zi. Într-o industrie, de regulă, sunt implicate întreprinderile care utilizează același tip de acte. Pentru unificarea și gruparea lor, standard și aproximative nomenclatura cazurilor. Acestea din urmă sunt de natură recomandativă. Tipic tipuri de nomenclatură sunt necesare cazuri. De obicei, acestea stabilesc o indexare unică pentru întreprinderile din întreaga industrie (sistem). Nomenclaturile tipice și aproximative sunt elaborate de organizații superioare. Ele servesc ca bază pentru formarea listelor individuale pentru anumite întreprinderi. La rândul lor, acestea sunt supuse acordului cu structurile superioare. Tipuri de nomenclatură de caz și designul acestora sunt conduse de persoane calificatespecialiști. Aceștia sunt implicați în compilarea listelor și organizarea muncii cu ei. Nomenclaturile formate trebuie convenite cu biroul și arhiva întreprinderii.

Punct important

La fiecare ar trebui să existe o nomenclatură a cazurilorîntreprindere, indiferent de existența unei liste standard sau aproximative. Pentru organizație, dezvoltarea unui document consolidat este considerată optimă. Include toate tipuri de nomenclator de cazuri diviziuni. Lista consolidată este coordonată cu arhiva corespunzătoare. După aprobarea sa de către șef, extrasele secțiunii sunt transferate la diviziile structurale pentru utilizare în muncă.

Specificitatea întocmirii

Este important ca producătorul de liste să știe mai mult decât doar care sunt tipurile de nomenclatură de caz, dar și compoziția, numărul de documente,utilizate în întreprindere. În activitățile lor, specialiștii folosesc prevederile privind organizarea, listele actuale și anul trecut de acte, tabele de personal, clasificatoare, inventare, fișe de referință etc. Schema de clasificare a nomenclaturii va depinde în primul rând de structura întreprinderii. Funcțiile pe care organizația le implementează sunt, de asemenea, de o mare importanță. În acest sens, atât diviziunile interne, cât și sarcinile manageriale pot acționa ca categorii de clasificare.

Tipuri de documente

Nomenclatura cazurilor trebuie să conțină toate actelereflectând activitățile întreprinderii. Documentele utilizate de asociațiile publice sunt incluse în listele organizației sub care au fost create. Nomenclatura poate include, de asemenea, cazuri neterminate care provin de la o întreprindere terță parte pentru o soluție, fișiere de referință. Publicațiile tipărite nu sunt incluse în listă. Acestea includ, în special, colecții de rezoluții, buletine, cărți de referință, jurnale abstracte, broșuri, indexuri și așa mai departe. Nu includeți alfabete și alte materiale auxiliare în nomenclatoare care nu reflectă direcțiile principale ale activității organizației.

Ordinea generală

Textul nomenclaturii cazurilor este întocmit în formă lista secțiunilor și subsecțiunilor clasificăriischeme. În acest caz, sunt indicate titlurile complexelor de documente. Informațiile necesare din documente sunt înregistrate sub formă de extrase. Ulterior, acestea sunt utilizate în formarea proiectului de nomenclatură. Lista poate arăta ca un tabel. De exemplu:

Nomenclatura cazurilor într-o școală corecțională de 8 tipuri

Definirea formulării pentru titluri

Se efectuează conform regulilor stabilite. În special, trebuie:

1. Într-o formă generalizată, reflectă clar conținutul cauzei, compoziția documentelor plasate în acesta, specia și apartenența funcțională.
2. Includeți elemente obligatorii într-o succesiune clară:

• Numele tipului sau subtipului. Aceasta poate fi corespondență, un jurnal, comenzi, protocoale și așa mai departe.
• Denumirea organizației / unității structurale. Aici sunt indicate informații despre dezvoltatorul / autorul documentului.
• Numele întreprinderii căreia îi vor fi adresate documentele sau de la care se așteaptă să primească actele plasate în acest caz.
• Scurtă descriere a documentelor.
• Numele teritoriului cu care este asociat conținutul actelor.
• Perioada (data) în care este plasată documentația în cauză. De asemenea, oferă informații despre disponibilitatea copiilor.

Acționează pe o singură problemă

La formularea titlurilor cazurilor în careexistă astfel de hârtii, dacă nu sunt conectate prin secvența de execuție, se folosește cuvântul „documente”, iar la final (între paranteze) sunt indicate tipurile lor principale. Acestea pot fi rapoarte, planuri etc. Formularea, de exemplu, poate fi după cum urmează: „Documente privind organizarea de seminarii privind arhivarea la întreprindere (liste de publicații educaționale și metodologice recomandate, liste)”.

Corespondenţă

Titlurile cazurilor în care este cuprins includtermen adecvat. După cuvântul „corespondență” indicați despre ce problemă și cu cine a fost efectuată. În titlul dosarelor, care conțin scrisori de la corespondenți omogeni, titlurile lor nu sunt date. În schimb, este indicată specia lor comună. Formularea, de exemplu, poate fi: „Corespondența cu sucursalele organizației cu privire la problemele raportării și planificării anuale”. Dacă cazul conține scrisori de la diferiți corespondenți, acestea nu sunt de asemenea listate. În acest caz, ar trebui indicat doar subiectul comunicării. De exemplu: „Corespondența cu privire la aspecte legate de adaptarea personalului”. Numele unui anumit corespondent este indicat numai atunci când dosarul conține scrisori numai către el și de la el.

Documente specifice localității

Dacă se formează cazuri din astfel de acte, atunci numele unităților administrativ-teritoriale corespunzătoare sunt indicate în rubrici. În acest caz, ar trebui luate în considerare o serie de nuanțe:

1. Dacă conținutul unui set de documente se referămai multe localități omogene, numele lor specifice nu sunt listate. În acest caz, este dat numele lor tipic comun. Formularea poate fi după cum urmează: „Documente privind organizarea interacțiunii dintre șefii Ministerului Apărării în lupta împotriva terorismului”.
2. Dacă conținutul se referă la o unitate administrativ-teritorială, numele acestuia este indicat în titlu.

în plus

În titlurile cazurilor, care vor include documentepentru planificare / raportare, sunt indicate datele privind perioada pentru care au fost compilate. Poate fi un sfert, un an, o jumătate de an. În cazul în care titlurile utilizate pentru a rezuma documente omogene, numele acestora din urmă sunt indicate la plural. De exemplu: „Comenzi de încurajare a angajaților organizației”.

Crearea volumelor

În cazurile în care se presupune că cazul va fisă fie format din mai multe părți (de exemplu, cu o cantitate semnificativă de documentație), în primul rând, este formulată o rubrică generală, iar după aceea (dacă este necesar) - nume pentru părțile sale. Acestea din urmă îndeplinesc o funcție de clarificare. De exemplu: „Memo pentru 2015”, „Volumul 1. Memo pentru prima jumătate a anului 2015”. În cursul formării și executării seturilor de documente, titlurile pot fi specificate. În același timp, este interzisă includerea în ele a formulărilor simplificate, nespecifice. În special, utilizarea cuvintelor precum „diverse”, „corespondență generală” și așa mai departe nu este permisă. Este recomandat să evitați utilizarea frazelor complexe și a cuvintelor introductive.

Comanda

Se poate face în două moduri:

1. În procesul formării nomenclaturii tuturororganizațiile de la începutul listei plasează titluri despre cazuri, inclusiv acte organizatorice și administrative. Mai mult, în ordinea descrescătoare a importanței lor, numele sunt indicate pentru alte categorii (contractuale, planificare și raportare etc.). Combinația de cazuri în structura secțiunilor, precum și atribuirea de nume către acestea din urmă, se realizează ținând seama de relația specifică și funcțională a actelor din cadrul acestora.
2. La formarea unei liste consolidate de numesecțiunile vor fi denumite în mod direct divizii, pe baza schemelor de clasificare din care sunt întocmite. Numele sunt aranjate conform tabelului de personal.

Determinarea calendarului

Este necesară prestabilirea perioadelorpentru a asigura organizarea monitorizării periodice a conformității acestora, ajustarea în timp util a modurilor de stocare. De exemplu, termenul se poate schimba de la temporar la permanent dacă există motive pentru acest lucru. Stabilirea perioadelor se realizează în conformitate cu informațiile din lista standard (departamentală) de documente create în cursul întreprinderii. Dacă nu există o astfel de listă, se folosește o nomenclatură aproximativă / tipică. Determinarea perioadelor de depozitare poate fi efectuată și în acord cu organismele autorizate ale Arhivelor Federale.

Atribuirea indexurilor

Se efectuează pentru prompt și fără eroriidentificarea cazurilor, precum și a documentelor incluse în acestea. Indicele este o denumire convențională care folosește cifre arabe. Poate include codul departamentului cu adăugarea numărului de serie al carcasei corespunzătoare (separat printr-o cratimă). De exemplu, departamentului de contabilitate i s-a atribuit codul 05. Documentul care deschide secțiunea este raportul anual. În consecință, indicele 05-01 este atribuit cazului care conține acest act ca parte a listei consolidate.