As atividades das empresas e organizações estão sujeitas asujeito a certas leis. Violá-los é inaceitável. Isto levanta alguns problemas, que podem ser evitados através de um procedimento especial – aprovação de documentos. Este é um processo que visa identificar deficiências em um projeto e eliminá-las. Sua ordem geralmente é determinada por uma regra separada. Vamos descobrir tudo.
O que é aprovação de documento?
Só em casa todos os problemas podem ser resolvidos conversandocom entes queridos, numa empresa, esse procedimento acarreta infrações puníveis com multas e, às vezes, medidas mais graves. A questão é que agora a especialização restrita é aceita. Um contador, por exemplo, conhece muito bem a sua parte da lei, mas se confunde com documentos pessoais. Mas o trabalho de qualquer organização é um processo bastante complexo, regulado por uma série de regulamentos, ordens e outros documentos. Nenhum dos especialistas conhece todas as suas nuances, e nem deveriam saber. Afinal, todos cumprem suas funções conforme prescrito na descrição do cargo. E muitas ordens ou ordens de superiores estão relacionadas com vários setores de atividade ao mesmo tempo. É por isso que precisamos de um processo de “combinação do conhecimento” de especialistas restritos. Foi inventado e chamado de endosso de documento. Este é um procedimento para realizar uma avaliação pericial de um projeto por especialistas, incluindo comentários e sugestões.
Organização do trabalho
Qualquer atividade de unidades estruturaisas empresas são regulamentadas por documentos. No nosso caso, é emitida uma ordem para endossar documentos. O procedimento é realizado com base no texto deste artigo. O pedido deve conter o procedimento de aprovação e a relação dos cargos aos quais o projeto é submetido para exame ou familiarização. Sem realizar o procedimento especificado no pedido, o documento não é assinado pelo patrão, pois pode conter erros. Em regra, o departamento jurídico em conjunto com o chefe de gabinete está envolvido na elaboração da minuta deste documento. É preciso levar em conta todas as nuances das atividades da organização e não perder nada. A lógica da ordem é a seguinte: a administração emite ordens sobre pessoal e atividades principais. Você deve revisar exemplos de cada um desses tipos e determinar a quais cargos eles se aplicam. Este último decorre das descrições de cargos. Vejamos um exemplo.
Endosso de ordens de pessoal
Olharemos do ponto de vista mais filisteu.Quando uma pessoa é contratada, são determinados o escopo do trabalho, os pagamentos, a ordem de instrução, a subordinação e muito mais. Um especialista separado é responsável por cada uma das etapas listadas. O oficial de pessoal deve verificar as qualificações, o contador deve verificar o salário e a tabela tarifária, outro especialista deve dar instruções, o chefe determinará as responsabilidades. O exemplo é simplificado, mas já está claro que um funcionário não deve ser responsável por todos os dados listados contidos no projeto. Acontece que cada peça deve ser verificada por um especialista correspondente. Além disso, ele é responsável por incluir os dados corretos no projeto. Para tanto, os documentos são endossados na organização. Deve-se notar que os pedidos para atividades fim são ainda mais complexos. Mas a essência permanece a mesma. A validação de documentos é um procedimento de estudo e confirmação de sua veracidade pelos funcionários.
Ordem de conduta
Aqueles que nunca encontraram trabalhoaparato, eles dificilmente imaginam como é o processo de criação de qualquer papel importante. O projeto é elaborado por uma unidade ou especialista em nome dos superiores. Via de regra, esse trabalho recai sobre os ombros da pessoa cujas responsabilidades o incluem de acordo com as descrições de cargos. Em seguida, você precisa transferi-lo para outros especialistas. No exemplo acima, são eles: um contador, um advogado, o supervisor imediato e o responsável pelas precauções de segurança. Todos estudam cuidadosamente o projeto e tiram suas próprias conclusões. A concordância com o texto é confirmada por assinatura acompanhada de data. Havendo comentários, estes deverão ser formulados por escrito, indicando os bens legais e regulatórios violados pelo texto da minuta. Quando o especialista coleta todas as assinaturas, o papel é submetido ao tribunal do patrão. Ele decide o que fazer a seguir. Com base nisso, podemos dizer que a aprovação de documentos é um processo de divisão de responsabilidades entre especialistas de diversos setores.
Quando é realizada a aprovação?
Como já descobrimos, eles trabalham com o documentoos especialistas a que diz respeito. Isso é feito antes de ser assinado. Ou seja, especialistas verificam o projeto quanto à conformidade com a legislação e regulamentações locais. Este processo é chamado de reconciliação. Em regra, os especialistas assinam a primeira via do despacho no verso, salvo disposição em contrário do despacho. Este documento permanece na empresa e posteriormente é arquivado. Seu período de armazenamento é determinado pela nomenclatura das caixas. Por exemplo, as ordens de pessoal não podem ser destruídas durante setenta e cinco anos. Durante todo esse período eles podem ser solicitados e verificados quanto à legalidade. Você vê quão alta é a responsabilidade daqueles que concordam com o texto!
Endosso de documentos: amostra
No verso da minuta do documento é necessário destinar espaço para que os especialistas possam deixar seus dados. Esses incluem:
- cargo;
- assinatura;
- descriptografia do nome completo;
- data de.
Se os comentários forem volumosos, você deve fazeruma nota indicando que seu texto está anexado em documento especial. Muitas vezes, todas as questões controversas são resolvidas durante o processamento do projeto. Mas acontece que você tem que “corresponder”. Em seguida, o direito de tomar a decisão final é dado à administração, que deve estudar os comentários e, se necessário, ouvir as explicações dos especialistas. O endosso de um documento é assim:
Chefe do Departamento Jurídico _________________ (Sergeev M.M.)
Data, assinatura
Visto de introdução
Existe outro tipo de trabalho com documentos emProdução. Chama-se familiarização. Este é um processo que envolve a obtenção de confirmação por escrito de que os funcionários compreenderam o significado de um pedido ou outro documento. O procedimento para endosso de documentos neste caso é diferente. Primeiro o gestor assina, só depois os especialistas competentes o conhecem. Além dos dados já indicados, esse tipo de endosso deve conter uma frase especial confirmando que a pessoa compreendeu o significado do trabalho. Por exemplo, você precisa escrever “Eu li o ato”. Em seguida, listam o cargo, assinatura e nome completo. e data. Assim, o especialista confirma que leu o documento e concorda com ele.
Pedidos complexos
Instituições governamentais se preparandoatos jurídicos regulatórios, também realizam endosso de documentos na organização. Só que muitas vezes é preciso muito mais tempo e esforço. O fato é que os documentos administrativos devem receber avaliação especializada de diversos departamentos, às vezes de instituições terceirizadas. O projeto é enviado em ordem para cada um. Após aguardar comentários, o executor envia os dois documentos ao próximo perito. E isso continua até que todos expressem sua opinião. Suas anotações precisam ser processadas, o texto corrigido e tudo feito novamente desde o início. A aceitação de documentos leva muito tempo. Porém, isso deve ser feito, uma vez que os órgãos governamentais emitem atos obrigatórios. E isso diz respeito à vida de muitas pessoas. A frivolidade e a pressa num assunto tão importante são inaceitáveis.
