Cada organização, independentemente do seu tamanho,no processo de realização de atividades de quase qualquer tipo se depara com a necessidade de usar dinheiro. E se os pagamentos que não são em dinheiro geralmente são usados para pagar os materiais necessários ou serviços solicitados, o pagamento da viagem e algumas outras despesas ocorre com a ajuda do dinheiro. Para isso, é criado um caixa na empresa, e a contabilidade das transações em dinheiro deve ser mantida de acordo com os atos legislativos e regulamentares.
Organização de controle sobre fundosé conduzida pela área de contabilidade, com esforços no sentido de fortalecer a disciplina de pagamentos, bem como assegurar a correta utilização e distribuição dos recursos financeiros. Por sua vez, a contabilização de transações em dinheiro implica a documentação correta, completa e oportuna, bem como a legalidade das transações em dinheiro.
Sintético e mais aprofundadoa contabilidade analítica de transações em dinheiro e documentos monetários inclui a manutenção de contas relevantes. Por exemplo, em uma determinada conta número 50 (no plano de contas é chamado de "Caixa"), o saldo, o recebimento e a emissão de todos os caixa e documentos de caixa relativos a todo o caixa geral da empresa são refletidos. Se necessário, uma subconta com o número 50-1 é aberta, chamada "Caixa da organização", e uma conta separada deve ser aberta para cada moeda.
A conta 50-2 (nome - "Caixa operacional") é necessária se a organização realiza a movimentação de fundos nas caixas das áreas operacionais, escritórios de commodities e pontos de parada.
Subconta com o número 50-3, chamada "Dinheirodocumentos ", reflete os selos postais no caixa, passagens aéreas totalmente pagas, letras de câmbio, bem como selos fiscais estaduais no valor dos custos reais (reais) incorridos durante a compra. A análise, neste caso, envolve a contabilização de documentos monetários por seus tipos.
Todas as organizações operacionais de que precisamo dinheiro, via de regra, é recebido no caixa a partir de suas contas à ordem. Isso requer mais um documento da forma estabelecida - uma ordem de pagamento. O banco de serviço emite esses cheques para organizações na forma de livros contendo 25 ou 50 cheques.
Os pedidos em dinheiro têm seu próprio pedido de preenchimento,regulamentados pelos documentos regulamentares relevantes. Além disso, esses documentos podem ser elaborados manualmente e por meio de um computador.
O livro caixa é uma espécie de caixa registradora.Nele, a contabilização das transações em dinheiro é realizada em ordem cronológica, e a correção da conduta é controlada pelo contador-chefe. Só pode haver um desses livros em uma organização, e deve ser claramente numerado, cuidadosamente atado e lacrado sem falha. Rasuras e correções em documentos que suportam o processo contábil são inaceitáveis. Em casos excepcionais, as correções feitas devem ser autenticadas pelas assinaturas do caixa e, claro, do contador-chefe.
Eles podem lidar com a execução de documentos de dinheiroos seguintes empregados da empresa: contador-chefe, empregado contábil ou qualquer outra pessoa determinada pelo chefe de comum acordo com o contador-chefe, que deve constar do documento administrativo correspondente. Nos casos em que, por algum motivo (empresa de pequeno porte), não haja departamento de contabilidade e também contador-chefe, a execução dos documentos de caixa é feita pelo próprio gerente. A base para a preparação dos documentos de caixa são vários papéis: pagamento e liquidação de pagamentos, cheques, extratos, faturas.
Para o funcionamento normal da empresa,o controle estrito de todas as áreas de atividade é um pré-requisito. É por isso que a contabilização das transações em dinheiro requer atenção e sistematização especiais. Por sua vez, a correta papelada e a garantia da segurança dos fundos e documentos monetários garantem a satisfação de todas as necessidades urgentes da empresa relacionadas com o numerário.
