Okresowa certyfikacja personelupozwala menedżerowi nie tylko poznać poziom wyszkolenia zawodowego i postawę pracowników, ale także ocenić, jak ich cechy osobiste i biznesowe odpowiadają zajmowanemu stanowisku.
Wbrew powszechnemu przekonaniu plik mainzadaniem certyfikacji nie jest kontrolowanie aktywności zawodowej pracowników, ale poszukiwanie rezerwy i odkrywanie potencjalnych możliwości, które zwiększą poziom efektywności każdego pracownika.
Koncepcja certyfikacji personelu
Ocena pracowników polega na przeprowadzeniu szeregu testów, wywiadów lub wywiadów.
Jednocześnie cele certyfikacji personelu nie sąograniczają się do oceny bezpośredniej. Ich główne znaczenie polega na identyfikacji pracowników, którzy mogliby lepiej radzić sobie na innych stanowiskach. Na podstawie wyników działań certyfikacyjnych kierownik podejmuje decyzję o przeniesieniu, awansie, kierunku szkolenia lub przekwalifikowaniu poszczególnych pracowników.
Znaczenie obiektywizmu dla uzyskania wiarygodnych wyników
Najważniejsza część procedury certyfikacjistaje się jej obiektywnością. Oznacza to, że przy ocenie pracowników stosuje się określone kryteria i metody, aby uniknąć wpływu czynników subiektywnych.
Nie oznacza to, że osobiste wrażenia są tylkoprzeszkadzają w pracy głowy podczas certyfikacji, ale mogą znacznie zniekształcić wyniki procedury. Jednostronne postrzeganie pracowników przeradza się w błędne decyzje personalne i błędy w zarządzaniu.
Powołanie certyfikacji pracowników przedsiębiorstwa
Certyfikacja personelu to często wielka szansaaby sprawdzić się dla tych pracowników, którzy „opierają głowę o sufit”. Opanowawszy swoją dziedzinę działalności i nie widząc możliwości dalszego rozwoju, pracownicy tracą motywację. Stają się nieefektywni i nieaktywni, a ich produktywność spada.
Wdrażanie zmian personalnych w oparciu o wyniki atestów pozwala na optymalne wykorzystanie zasobów pracy organizacji.
Celem działań certyfikacyjnych może być:
- Opracowanie nowych pakietów wynagrodzeń. Takie zmiany wpływają na interes materialny personelu (zmiana płac, system kar i nagród, wzrost motywacji).
- Podejmowanie decyzji zarządczych dotyczącychrozwój organizacji, optymalizacja polityki personalnej (powstaje informacja zwrotna, manifestuje się potencjał, pracownik ma możliwość rozwoju osobistego i zawodowego, otrzymuje informacje o tym, czego oczekuje od niego organizacja). Po otrzymaniu i przeanalizowaniu danych firma może dostosować swoje plany i efektywniej zarządzać zasobami ludzkimi.
- Odbicie rzeczywistego stanu przedsiębiorstwa naaktualny moment, wykrywanie ewentualnych problemów w sferze pracy. Biorąc pod uwagę ten cel, certyfikacja personelu to badanie i ocena dotychczasowych działań pracownika, ich wyników, występowania potrzeby szkoleń, a także identyfikacja istniejących problemów zawodowych i poszukiwanie sposobów ich eliminacji.
Główne elementy procesu certyfikacji
Biorąc pod uwagę cele, dla których prowadzona jest procedura certyfikacji, kierownik planuje:
- Ocena personelu.
- Ocena pracy pracowników.
Certyfikacja personelu to nauka o uzyskaniu stopnia naukowegogotowość pracownika do wykonywania określonych zadań zawodowych (takich, które wykonuje na swoim stanowisku pracy). Dodatkowo tego typu ocena polega na określeniu poziomu potencjalnych umiejętności pracownika, co jest niezbędne do przewidzenia jego rozwoju zawodowego.
Istotą mierników oceny pracy jestporównanie rzeczywistych wyników z przewidywanymi (sprawdź zawartość, jakość, ilość wykonanej pracy). Badanie planowanych wskaźników dla map technologicznych, planów i programów pracy organizacji pozwala na sformułowanie obiektywnej koncepcji rzeczywistej ilości, jakości i intensywności pracy.
W trakcie działań certyfikacyjnychmenedżerowie oceniają pracę nie tylko pracowników, ale także całego ich działu. W tym celu stosuje się specjalną procedurę, w której wykorzystuje się i wykorzystuje informacje z innych (powiązanych) działów, a także dane dostarczone przez zewnętrznych partnerów i klientów firmy.
Z reguły najbardziej wiarygodne, obiektywne ifirma może uzyskać użyteczne dane, korzystając z obu kierunków w przeprowadzaniu czynności certyfikacyjnych (ocena pracy, a także cechy i umiejętności, które wpłynęły na otrzymanie wyniku).
Ocena pracowników i wyników ich działań
Certyfikacja personelu w przedsiębiorstwie obejmuje cały szereg różnych procedur: mogą to być testy pisemne lub rozmowa kwalifikacyjna.
Podsumowanie wyników i ułatwienie ich analizykierownik wypełnia formularz oceny z dwiema sekcjami (opis cech pracownika i wyników jego pracy). Czyniąc to, wykorzystuje zarówno punktację, jak i pisemne wyjaśnienia, komentarze i uzasadnienia.
Zadania certyfikacji personelu sąoptymalne wykorzystanie zasobów pracy, dlatego tak ważne jest omówienie wyników procedur i ocen końcowych z samymi pracownikami. Po zapoznaniu się z tym, jak przeszli certyfikację, muszą podpisać odpowiedni dokument. Zaletą takiego systemu jest zdolność pracowników do wskazania, czy zgadzają się z wystawioną im oceną. Jeśli wystąpiły szczególne okoliczności, które uniemożliwiły pełne wykonywanie obowiązków, pracownik może je przynieść.
Jak często przeprowadzana jest certyfikacja
Większość odnoszących sukcesy firm preferujeprzeprowadza corocznie działalność certyfikacyjną. Niektórzy z nich przeprowadzają te kontrole częściej - co pół roku, często w połączeniu z uproszczoną procedurą oceny.
Również certyfikacja personelu organizacji możeobejmują okresowe nieformalne wywiady. Takim działaniom towarzyszy dyskusja na temat wyników pracy, a także przyczyniają się do bieżącej obserwacji procesu pracy. Przy dobrej formalizacji procedur oceny pracy kierownik może jeszcze częściej wprowadzać czynności oceniające: tygodniowe, miesięczne lub kwartalne. Oczywiście takich procedur nie można nazwać procedurami atestacyjnymi, jednak można je wykorzystać do monitorowania dynamiki wydajności personelu i całej jednostki.
Kto podlega certyfikacji i ocenie
Nadzór ze strony kierownika jest konieczny w przypadku pracowników, którzy właśnie zostali zatrudnieni lub otrzymali nowe stanowisko (przeniesienie, awans).
Na przykład firma McDonald's, słynąca ze strategii zarządzania, przewiduje obowiązkową certyfikację wszystkich menedżerów i specjalistów, którzy otrzymali awans (degradację).
Ponadto sześć miesięcy po przybyciu pracownika do organizacji lub przeniesieniu do nowej lokalizacji przechodzi również ocenę.
Psychologiczny aspekt oceniania
Oprócz monitorowania czynności roboczych i identyfikowaniapotencjalnych możliwości, istotą certyfikacji personelu jest adaptacja pracownika, który wpadł w nowe warunki. Uważne i regularne monitorowanie pomaga menedżerowi zobaczyć, jak szybko pracownik dostał się do pracy, jak skutecznie radzi sobie z obowiązkami i jakiej korekty zachowania potrzebuje.
Dla wielu korporacji „zasoby ludzkie”to dość kosztowna inwestycja, więc są zainteresowani szybkim zyskiem za swoje pieniądze. W tym celu stosuje się przetasowania personelu i eksperymenty. Działaniom tym nieuchronnie towarzyszy ścisła kontrola, ocena mocnych i słabych stron pracownika, a także zapewnienie niezbędnej pomocy w korygowaniu niedociągnięć. Jednocześnie sprawdzana jest trafność spotkania.
Wyniki oceny
Jeśli chodzi o sprawdzenie poprawności zadaniazwykły wykonawca lub menadżer niższego szczebla, wtedy konkluzja następuje po kilku miesiącach. Aby ocenić szefa średniego i najwyższego kierownictwa, analizują dane za rok.
W przypadku, gdy pracownik nie może sobie z tym poradzićpowierzone mu obowiązki, a jego działania nie mogą zostać dostosowane, menedżer jest zmuszony do zdegradowania lub nawet zwolnienia.
Dlaczego firmy są zainteresowane skróceniem okresu certyfikacji
Większość dużych korporacji ma własny kod,zbiór standardów, tzw. „reguł korporacyjnych”. Administracja nie może pozwolić nowemu pracownikowi na samodzielne i niekontrolowane opanowanie tych standardów. Jak wiadomo, niewiele firm amerykańskich czy krajowych może pochwalić się takimi samymi stabilnymi „normami grupowymi” zachowań pracowników, jak np. Japońskie.
W tym kontekście istota certyfikacji personelu(zwłaszcza jej regularność i wysoka częstotliwość) ma na celu zaszczepienie pracownikowi norm zachowania i podstaw pracy. Standardy ustalone w pierwszych miesiącach są konsolidowane i utrzymywane w ramach regularnych corocznych procedur oceny.
Jak wygląda certyfikacja pracowników w przedsiębiorstwie
Pomimo tego, że większość firm maW swoich procedurach przygotowania i prowadzenia działalności certyfikacyjnej istnieje kilka uniwersalnych etapów, które mają zastosowanie w prawie każdym obszarze produkcyjnym:
- Przygotowanie:na tym etapie przygotowywane jest zamówienie na ocenę, zatwierdzana jest komisja atestacyjna, przygotowywana jest dokumentacja i formularze, a pracownicy informowani są o tym, kiedy i jak będzie się odbywać procedura atestacyjna.
- Skład komisji jest tworzony i zatwierdzany.Zwykle w jej skład wchodzą: Dyrektor ds. Zasobów Ludzkich (Przewodniczący), Kierownik Działu Personalnego (Wiceprzewodniczący), Kierownik Wydziału w trakcie walidacji (Członek), Radca Prawny (Członek), Psycholog Społeczny (Członek).
- Główne działania, czyli bezpośredniocertyfikacja personelu: jest to praca polegająca na ocenie indywidualnego wkładu każdego pracownika, wprowadzanie danych do ankiet, a także analiza komputerowa otrzymanych informacji.
- Zakończenie certyfikacji:specjaliści podsumowują wyniki, podejmują osobiste decyzje, czy awansować pracownika, wysłać go na naukę, przeprowadzić lub zwolnić (jeśli pracownik nie poradził sobie z certyfikacją).
Ci liderzy nie są oceniani ispecjaliści, którzy pracowali na ich miejscu krócej niż rok, kobiety w ciąży, matki z dziećmi poniżej pierwszego roku życia i inni pracownicy należący do kategorii uprzywilejowanych.
