Jak napisać list biznesowy: zasady i rekomendacje

Неотъемлемым атрибутом любого бизнеса является korespondencja biznesowa. Pracownicy każdego przedsiębiorstwa komunikują się ze współpracownikami i klientami, dostawcami i konsumentami. Ogólnie rzecz biorąc, codzienna rutyna każdego biura z pewnością obejmuje udział w korespondencji.

Pomimo tego, że na co dzień większość zatrudnionychpracownicy w przedsiębiorstwach i organizacjach wysyłają i odbierają liczne wiadomości, nie wszyscy przy ich tworzeniu przestrzegają ustalonych norm i zasad. Okazuje się, że umiejętne i poprawne napisanie listu biznesowego nie jest takie proste. Istnieje wiele wymagań i szablonów używanych na świecie i związanych z przepływem pracy. Zawierają zasady pisania listu biznesowego, a także główne punkty dotyczące projektu.

Pisząc wiadomość do organizacji zewnętrznej lubtylko kolega z sąsiedniego działu, powinieneś trzymać się ścisłego stylu (z wyjątkiem przyjaznej korespondencji, dla której nie ma takich ograniczeń). Nie używaj słów, które są zbyt emocjonalne, nawet do opisania wagi transakcji lub ekscytacji testowanymi produktami. List biznesowy powinien być jasny, zwięzły i rozsądnie dyskretny.

Wiadomość powinna zaczynać się od adresata.Jeśli jest przeznaczony dla pracownika organizacji zewnętrznej, konieczne jest wskazanie jego nazwy, stanowiska odbiorcy, a także jego pełnego imienia i nazwiska. W przypadku, gdy dokument pozostaje w firmie wystarczy nazwisko z inicjałami (można też dodać zajmowane stanowisko).

Następuje list biznesowy do strony trzeciejwydanie na papierze firmowym (bez względu na to, czy będzie przesyłane w formie elektronicznej czy papierowej). Jeśli go nie ma, wystarczy wskazać dane nadawcy w „nagłówku” dokumentu.

Zanim zaczniesz komponować tekst, potrzebujeszzastanów się nad jego strukturą, nakreśl główne tezy i cele pisania. W takim przypadku proces pisania będzie znacznie łatwiejszy. List powinien być zakończony podpisem, który wskazuje nie tylko nazwę nadawcy, ale także stanowisko, a także nazwę firmy, którą reprezentuje.

Wysyłając ofertę do potencjalnego klienta lub partnera na koniec z pewnością należy wyrazić wdzięczność za współpracę i nadzieję na dalszą wspólną pracę.

Oprócz zasad stosowanych w korespondencji biznesowej,istnieją również wytyczne. Na przykład, każdy dokument adresowany do konkretnej osoby powinien zaczynać się słowami „szanowany”, pełnym imieniem i nazwiskiem, a nie inicjałami. Nie musisz używać skrótów w literach, na przykład pisz „uv”. lub zmniejszyć pozycję adresata, jego miejsce pracy.

Międzynarodowy jest uważany za najtrudniejszyobieg dokumentów, ponieważ każdy stan ma swoje własne niuanse komunikacyjne, a język, w którym trzeba korespondować z zagranicznymi partnerami, nie zawsze jest jasny dla pisarza, więc trzeba skorzystać z usług tłumaczy. Zanim skorzystasz z usług takiego specjalisty, powinieneś wyjaśnić, czy wie, jak napisać list biznesowy w języku angielskim, czy też mówimy o banalnym dosłownym tłumaczeniu. Jeśli planowany jest stały obieg dokumentów zagranicznych, lepiej zatrudnić pracownika znającego język obcy na tyle, aby napisać na nim list biznesowy.

Ogólnie o tym, jak dokument zostanie sporządzonya sposób jego sformalizowania zależy w dużej mierze od realizacji zadania. Dlatego w żadnym wypadku nie należy lekceważyć znaczenia etykiety biznesowej podczas komunikacji.