Memorandum - Vi gjør i henhold til kravene

Arbeidsflyten til enhver bedrift er en samling av papirer av en annen karakter, systematisert på en bestemt måte. Et av dokumentene er et notat.

Generelle egenskaper og formål med dokumentet

Til å begynne med bør det bemerkes at notatetet notat er et forretningspapir som er informativt og samtidig rådgivende. Det er ment å presenteres for lederen av foretaket eller nærmeste overordnede. Dette dokumentet kan utarbeides av enhver ansatt i selskapet av to grunner:

1. Etter initiativ fra den ansatte selv.
2. Etter instruks fra ledelsen.

I alle fall inneholder slikt papirdetaljert informasjon om et spesifikt, separat tatt problem. Dette er faktisk den ansattes mening, uttrykt skriftlig. Det er tider når en leder trenger å kjenne sine underordnedes hensyn angående omstendighetene i en sak for å kunne ta en beslutning. Deretter plikter den ansatte å utarbeide et begrunnet svar, og avslutningsvis legge til sin personlige mening i form av konkrete forslag og anbefalinger. Følgelig blir et slikt notat den private meningen til en bestemt person.

Ikke å forveksle

Tar opp kompileringen av dette eller hintdokument, må du vite nøyaktig hva du må oppgi. Noen typer forretningskorrespondanse ligner veldig på hverandre og kan lett forveksles. For eksempel er forretningsnotater av tre typer: tjeneste, notat og forklarende. Samtidig er det tre vesentlige forskjeller mellom dem som ikke lar en kunnskapsrik person gjøre denne feilen. Disse dokumentene er forskjellige:

1.Av adressaten, det vil si av den de er ment for. I motsetning til et tjenestenotat, skrives et forklarende notat i nærmeste leders navn, og det kan i tillegg utarbeides et notat direkte til direktøren i virksomheten.

2.Om emnet og semantisk belastning av informasjonen som presenteres. Det forklarende emnet er tydelig direkte fra tittelen. Offisiell er en del av forretningskorrespondanse mellom strukturelle divisjoner i selskapet. Temaet for rapporten kan være annerledes:

• periodisk rapportering;
• engangsopplysninger om et spørsmål av interesse.

3.Hvis det offisielle og forklarende er til bruk i virksomheten, kan notatet være både internt og eksternt. I det første tilfellet er det ment for direktøren i selskapet, og i det andre for den høyere myndigheten.

Når dokumentet er utarbeidet

Notatet er et obligatorisk tiltak.Den er utarbeidet når dagens situasjon kommer ut av kontroll og truer virksomheten med alvorlige problemer. Med andre ord må tingenes tilstand være kritisk. På dette tidspunktet bringer den ansatte informasjonen til ledelsen og oppgir fakta kjent for ham i detalj. Dette kan være en trussel mot oppfyllelsen av planen eller mottak av forventet fortjeneste. Dokumentet tar sikte på å gjøre ledere oppmerksomme på problemet som har oppstått og forsøke å rette opp den situasjonen som har oppstått. Hver spesialist presenterer en løsning på situasjonen på sin egen måte. I notatet beskriver han i detalj sin versjon og gjør rede for sine egne betraktninger rundt dette partituret. For å gjøre det lettere å oppfatte informasjon, er dette dokumentet utarbeidet i en helt fri form. Denne stilen lar absolutt enhver ansatt uttrykke sitt synspunkt på et spesifikt, separat tatt problem, uten frykt for å bli misforstått av andre.

Begrunnelse for å utarbeide dokumentet

Det er flere grunner til at det kan være detdet ble utarbeidet et notat. Selvfølgelig kan du lage en prøve eller en unik mal for alle mulige saker. Men enhver anledning krever en individuell presentasjonsmåte. Årsakene kan være veldig forskjellige:

• å komme for sent på jobb;
• fravær;
• brudd på forpliktelser;
• konflikt mellom ansatte;
• presentasjon av resultatene av inspeksjonen;
• å gjøre oppmerksom på informasjon om feilen;
• trusselen om forstyrrelse av oppfyllelsen av den planlagte oppgaven;
• informasjon om uakseptabel arbeidsatferd.

Det er mange grunner og hver av dem kreverindividuell tilnærming og spesifikk saksgang. Etter å ha mottatt informasjon på første hånd, må sjefen undersøke den grundig og ta en kompetent avgjørelse. Det er ofte nødvendig å innhente tilleggsinformasjon fra andre deltakere i problemet. De vil måtte presentere sine forklaringer til ledelsen angående spørsmålet som stilles.

Hvis noen har brutt noe

Produksjonsbrudd er ikke uvanlig.Uten dem er arbeidsprosessen og kommunikasjonen mellom mennesker umulig. Oftest er det et notat om brudd på arbeidsdisiplin. Ansattes atferd på arbeidsplassen er alltid tvetydig. Ethvert avvik fra allment akseptert norm oppfattes vanligvis som et brudd og vil bli straffet deretter. Kun lederen av virksomheten har rett til å ilegge en straff, så resten av de ansatte, inkludert nærmeste leder, kan bare informere ham om hva som har skjedd og tilby sin egen versjon av påvirkning på en uaktsom kollega. Algoritmen for å kompilere et slikt notat er som følger.

1. Tjeneste- eller avdelingsnavn. Angitt øverst til venstre på arket.
2. Adressat (leder av selskapet). Angitt øverst til høyre.
3. Tittel på dokumentet. Det er skrevet rett under med store bokstaver fra den røde linjen.
4. Dokumentnummer.
5. Sted for kompilering.
6. Tittel.
7. Dokumenttekst: fullt navn og lovbryterens stilling, datoen for overtredelsen, typen overtredelse, årsaken til hendelsen, forslaget om gjenoppretting.
8. Stilling, fullt navn og signaturen til den ansatte som har laget dokumentet.

Hvis en kollega er skyldig

Et notat til en ansatt kan væresatt sammen av en veileder eller kollega. Oftest er årsakene til forberedelsen negative: krenkelse, feil oppførsel, uverdig oppførsel. I dette tilfellet er notatet rettet mot å angi det som skjedde og forhindre gjentakelse av dette i fremtiden. Etter å ha mottatt et slikt dokument, må lederen forstå situasjonen og ta en beslutning. I dette tilfellet avhenger det av ham om noen straff vil bli pålagt den ansatte eller ikke.

Hvis den negative hendelsen skjedde for første gang, dadu kan begrense deg til advarende og oppbyggende samtaler. Hvis bruddet har gått inn i systemet, vil straff følge i samsvar med arbeidslovgivningen. Lederen er forpliktet til å pålegge et visum hvor avgjørelsen skal nedtegnes. Det kan utarbeides rapporter for ansatte og av andre årsaker. For eksempel har avdelingsleder rett til å utarbeide et notat til direktøren for å belønne en underordnet for pliktoppfyllende arbeid eller godt utført arbeid. Prinsippet for kompilering er det samme, bare teksten er positiv.

Er det vanskelig å skrive et notat?

Det er ikke vanskelig å skrive et notat.Ved behov kan du alltid ta en prøve av skriving fra sekretæren. Mange lignende dokumenter går gjennom hendene hans. Det viktigste er å tydelig si essensen av det som skjedde. Etter å ha lest et slikt dokument, bør lederen ha en klar ide om hva opphavsmannen til denne "meldingen" ønsket å si. Fakta bør beskrives i kronologisk rekkefølge, trinn for trinn, slik at helhetsbildet kommer klart og tydelig frem.

Det må også huskes at for det indrebruken av notatet er vanligvis tegnet opp på et vanlig ark i A4 (eller A5) format. Hvis informasjonen er gitt til en høyere organisasjon, bør teksten skrives ut på selskapets brevpapir. Et slikt dokument må gis til lederen for underskrift. Som et resultat vil den bli signert av to representanter fra bedriften: den første - kompilatoren, den andre - direktøren. Informasjon kan bekreftes av tilleggsinformasjon. De leveres vanligvis som nummererte vedlegg med hoveddokumentet.

For å gjøre ting riktig

For at informasjonen skal bli hørt, må du vite hvordan du skriver et notat. Et slikt dokument består vanligvis av tre hoveddeler.

1. Grunnen til å skrive et slikt notat. Her er det nødvendig å tydelig skissere situasjonen og liste opp alle kjente fakta.
2. Opphavsmannens mening om hva som skjer. Vi må analysere situasjonen grundig og tilby vår egen løsning på problemet.
3. Oppsummerende konklusjon og konkrete steg.

Informasjon bør presenteres når det er muligkort og tydelig, slik at adressaten ikke mister tanken mens han leser. Ellers kan de oppgitte fakta bli feiltolket, og beslutningen som tas vil ikke gi de ønskede resultatene. I teksten skal du ikke uttrykke dine antagelser eller forvrenge virkeligheten. Dette er i strid med reglene. Hvis et slikt behov oppstår, vil adressaten selv interessere seg for kompilatorens mening for å forstå hva som skjedde og ta en endelig beslutning.

Sekvens av handlinger

Et eksempel kan brukes til å vurdere en konkret sakstandard på vakt. Et notat til den ansatte utarbeides av nærmeste overordnede for oversendelse til ledelsen i virksomheten. Til å begynne med får den ansatte tid til å rette opp sine feil. Ellers utarbeider lederen for den aktuelle tjenesten, i nærvær av 3 vitner, en handling som sier at denne ansatte ikke fullførte oppgaven innen den foreslåtte tidsrammen. Lovbryteren må da skrive en begrunnelse på hele skjemaet med begrunnelse.

Arbeidstaker kan ikke gjøre dette.I dette tilfellet mister han siste sjanse i forsvaret. Forklaringsnotatet overleveres leder for gjennomgang. Han uttrykker sin endelige avgjørelse i form av en resolusjon. Informasjon går til personalavdelingen for å utarbeide en inkassoordre. Straffgraden fastsettes i henhold til loven. Hvis mishandlingen viste seg å være ganske alvorlig, og i tillegg gjentatt, kan resultatet være oppsigelse fra jobb under den aktuelle artikkelen.