Uavhengig av type aktivitet, evtorganisasjonen jobber med mennesker. Lovlig registrering av ansatte er nødvendig i alle stadier av arbeidsforholdet. Personaldokumentene som er opprettet i disse sakene inkluderer mange forskjellige typer papirer, forskrifter og personopplysninger.
Arbeidsgiver er ikke bare forpliktet til å utføre kompetent oppførseldokumenter for registrering av personell, men også organisere lagring, overføring til arkivet og om nødvendig ødeleggelse. Alle disse handlingene må være i samsvar med gjeldende lovgivning.
Hva er inkludert i personaldokumentene
Alle stadier av bevegelse av ansatte må gjenspeiles i de relevante papirene. Personaledokumentene som gjenspeiler bevegelsen av personell inkluderer følgende:
- dokumenter knyttet til søk og rekruttering av personell;
- dokumenter som gjenspeiler de nåværende aktivitetene til ansatte;
- forskrifter for arbeidsprosessen og personalforhold;
- forskjellige ordre for personell, både utstedt i generell form og enhetlig;
- dokumenter som inneholder personlig informasjon om ansatte;
- arkivdokumenter om personell;
- personlige registreringsdokumenter og spørreskjemaer;
- andre typer personaldokumenter.
Regler for registrering av dokumenter på personell
HR og sekretariatforetak bør huske behovet for å utarbeide personlige dokumenter i samsvar med lovens krav. Reglene som er foreskrevet i foretakets forskrifter bør ikke motsi de høyere instruksjonene.
Riktig papirarbeid for personligsammensetningen av foretaket er angitt i de tilsvarende instruksjonene. Den med eksempler og lenker skal indikere alle nyansene ved å fikse arbeid med personell på papir. Denne normative handlingen er utstedt og godkjent av ledelsen i organisasjonen og har ubegrenset karakter.
Personlige dokumenter kan utarbeides som ielektronisk og papir. Hvis teksten er skrevet for hånd, er det nødvendig å overvåke håndskriftets nøyaktighet og prøve å ikke lage blots. Enhver korrigert feil må bekreftes av organisasjonens segl og bekreftes av hodens signatur.
Personaljournaler føres oftehemmelig, ettersom de inneholder personlig informasjon beskyttet av loven. Bare en strengt definert krets av spesialister har lov til å jobbe med dem.
Bestillinger til personell
I dokumentene til personaltjenesten skilles to typer ordre:
- ordre fra foretaket om hovedaktiviteten, men angående arbeidene til ansatte;
- ordrer til personellet i selskapet.
De er forskjellige i måten de er dekorert på, i rekkefølgengodkjenning, signering og publisering. I tillegg jobber ansatte ved HR -avdelingen oftest med personlige bestillinger. De lagres også der, atskilt fra andre dokumenter. Slike pålegg er inkludert i dokumentene om personellet i organisasjonen.
De fleste av de personlige bestillingene harenhetlige former. Det praktiske ved å jobbe med slike former innebærer deres enhet for selskapet. Den obligatoriske bruken av standardiserte skjemaer er imidlertid kun foreskrevet for offentlige etater og budsjettorganisasjoner. Bedrifter med en annen eierform må ikke følge disse reglene.
Blant personlige bestillinger er følgende vanligst:
- ansettelses- og oppsigelsesordre:
- flytting og overføringsordre;
- reisebestillinger;
- ordrer for alle typer permisjoner;
- forskrifter om sertifisering, opplæring og videregående opplæring m.m.
Enhver ordre på personalet gjøres oppmerksom på den ansatte det gjelder. Hvis den ansatte av en eller annen grunn ikke signerer dokumentet, blir det utarbeidet en handling om dette.
Alle personlige bestillinger må beståobligatorisk registrering i en spesialjournal. Samtidig får de et nummer som indikerer at de er registrert og at henrettelsen deres blir overvåket. En kopi av ordren må lagres i en personlig fil, originaldokumentet lagres separat i et år, hvoretter det enten sendes til arkivet eller ødelegges.
Selskapets personaldokumenter
I hver organisasjon, avhengig av skjemaeiendom og andre funksjoner, vil forskjellige dokumenter bli opprettet om personellet i foretaket. Listen deres bør gis i instruksjonene for gjennomføring av personaljournaler.
Oftest er disse:
- bemanning bord;
- liste over stillinger;
- arbeidsbøker og rene arbeidsbokformer;
- kopier av personlige dokumenter fra ansatte;
- personlige poster og personalfiler;
- jobb og andre instruksjoner og arbeidskontrakter til ansatte;
- pålegg eller instruksjoner om de ansatte i foretaket for hovedaktiviteten;
- dokumenter om arbeidet til sertifiseringskommisjonen;
- instruksjoner og andre dokumenter for opplæring og avansert opplæring;
- dokumenter om ferier, overføringer og forretningsreiser;
- forskjellige ordre eller bestillinger for personell;
- personalememoer, uttalelser og notater, etc.
Hvert selskap bestemmer uavhengig av hvilke typer personaldokumenter som kreves, samt metoden for opprettelse og lagring av dem.
Registrering av en personlig fil
Den viktigste og fullstendige medarbeiderinformasjonenblir lagt inn i hans personlige fil. Sammensetningen av dokumenter og spesifikasjonene ved anskaffelsen av dem bestemmes av hver organisasjon uavhengig og må foreskrives i et forskriftsdokument. Du kan arkivere kopier av papirene både i forover- og omvendt rekkefølge, eller danne dem i grupper.
Personlige saker kan håndteres som de flesteansatte i organisasjonen, og utelukkende på ledere og ledende spesialister. Imidlertid foretrekker de fleste organisasjoner i praksis å ha et sett med dokumenter og annen informasjon om enhver ansatt, uavhengig av hans stilling og status.
Kategorier av dokumenter og deres kopier for lagring i den ansattes personlige fil:
- et spørreskjema eller et personlig ark tjener til å kombinere grunnleggende biografisk informasjon;
- kopier av identitetsdokumenter og bekreftelse på utdannelse og kvalifikasjoner - pass, vitnemål, sertifikater og sertifikater;
- kopi av arbeidsboken;
- søknad om opptak, overføring og andre;
- kopier av alle bestillinger til den ansatte;
- kopi av arbeidskontrakten;
- andre personlige dokumenter.
Det opprettes en egen mappe for hver ansatt,der de oppførte dokumentene og deres kopier er arkivert. Personlige filer oppbevares atskilt fra andre personaldokumenter. De inneholder personopplysninger og bør derfor ikke være tilgjengelige for uautoriserte personer.
Personlig kort: hvordan få det riktig?
Det enhetlige personlige ansattkortet er obligatorisk for alle selskaper, uavhengig av eierform. Det er et grunnleggende dokument designet for å registrere de ansatte i organisasjonen.
Det personlige kortet inneholder all grunnleggende informasjon omansatt. Den fylles vanligvis ut for hånd, men det er tillatt å skrive inn den primære informasjonen ved hjelp av teknologi. Et personlig kort oppbevares hele tiden den ansatte jobber i organisasjonen. Når du fyller ut delen, er det lov å skrive ut og lime inn innsatsen.
Vær oppmerksom på når du fyller ut et personlig kortfor å kode lenker. De er angitt til høyre for tabellene, informasjonen som er enhetlig. Informasjonen i disse avsnittene må være i samsvar med klassifisere og andre forskriftsdokumenter.
Personlige kort lagres riktig separatfra andre personlige dokumenter, i en safe eller i et metallskap med lås. Dette dokumentet inneholder personlig informasjon og er underlagt streng regnskapsføring. Når en ansatt blir sagt opp, gjøres en tilsvarende oppføring, og det personlige kortet utstedes for arkivering.
Arbeidsbok: registrering og lagring
En arbeidsbok er et dokument som bekrefterarbeidserfaring, ansiennitet og ansattstilling. Vedlikeholdet er obligatorisk for alle. Hun starter opp i begynnelsen av arbeidsaktiviteten og følger en person videre til pensjonisttilværelsen.
Plikt til å anskaffe blanke skjemaer og innleggarbeidsbøkene ligger hos regnskapsavdelingen i organisasjonen. Dens ansatte oppbevarer dem i safe og gir dem ut til personalavdelingen på forespørsel. Dette er registrert i den tilhørende kontoboken. Administrasjonen anbefales ikke å godta fra ansatte blanke og blanke innlegg av arbeidsbøker av ukjent opprinnelse.
Arbeidsboken tegnes alltid bare for hånd.Notater er laget med en kulepenn med blått blekk. Hvis det har oppstått en feil, må den korrigeres og bekreftes med administrasjonens underskrift og organisasjonens segl. All informasjon som legges inn må være i samsvar med lov og forskrifter.
Arbeidsbøker lagres separat fra andredokumenter i safen. Det er forbudt å gi dem ut til ansatte og enda mer til tredjeparter. Hvis en ansatt i organisasjonen trenger å skaffe informasjon om postene i dette dokumentet, blir en kopi av alle sidene laget, deretter sys de, og hver side er sertifisert med et segl. Ved oppsigelse overleveres arbeidsboken til den ansatte samme dag.
Rask lagring av personlige dokumenter
Riktig oppbevaring av personaldokumenter- en av hovedoppgavene til ansatte i personaltjenester. Informasjonen i dem tilhører kategorien personlig og er ikke gjenstand for avsløring. I tillegg må slike dokumenter lagres og behandles i samsvar med spesielle vilkår.
Før du signerer en arbeidskontrakt fra fremtidenden ansatte må ta skriftlig tillatelse til å behandle personopplysninger. En kopi av dette dokumentet lagres i en personlig fil eller i en egen mappe.
Alle dokumenter knyttet til personopplysninger måholdt isolert fra vanlige papirer. Tilgang til dem er bare tillatt for spesialister fra personalavdelingen og den første lederen av organisasjonen. Det er strengt forbudt å utlevere personopplysninger om ansatte til tredjeparter og organisasjoner. Et unntak er retts- og påtalemyndighetene som har fremmet en formell, dokumentert forespørsel.
For å lagre personlige dokumenter, sminken egen nomenklatur av saker. Mapper og esker med dokumenter legges i skap. Det anbefales å isolere dem fra direkte sollys og høye temperaturer. For et stort antall dokumenter er det tilrådelig å tildele et spesielt rom.
Personlige filer, spørreskjemaer og personlige kort oppbevares i operativ lagring så lenge organisasjonen samarbeider med en bestemt ansatt. Etter oppsigelse blir de sendt til arkivlagring.
Personalordrer oppbevares i ett åretter publiseringen. Stillingsbeskrivelser og andre instruksjoner er ubestemt til de blir kansellert. Bemanningstabellen, samt ferieplanen, publiseres årlig og lagres i personalavdelingen eller i regnskapsavdelingen i ytterligere et år etter at handlingen er fullført.
Arkivering av personaldokumenter
Etter utløpet av den operative lagringsperiodenpersonaldata sendes til personaldokumentarkivet. Dette kan være en underavdeling av en organisasjon eller en tredjepart, oftest statlig eid, organisasjon.
Listen over dokumenter som er gjenstand for langsiktig arkivlagring er som følger:
- personlige filer, spørreskjemaer og personlige kort til pensjonerte ansatte;
- uberørte arbeidsbøker og innlegg;
- ordre og instruksjoner for personell med utløpt lagringstid;
- tidsskrifter for registrering av flytting av personaldokumenter;
- bemanning bord;
- ferieplaner;
- andre dokumenter, hvis behov for lagring er fastsatt av lovgivning eller kommisjonen.
Dokumenter i arkivet utarbeides av en ansatt ved personalavdelingen eller en sekretær. Det er mulig å lagre filer og andre papirer i lang tid både i organisasjonen selv og under en avtale i en spesialisert institusjon.
Dokumenter i en mappe for langtidslagringer dannet etter dato, fra den tidligste. Den fysiske sikkerheten til papiret bør overvåkes nøye og om nødvendig kopieres og sertifiseres. Alle arkene i saken er nummerert og sydd, hvoretter det blir laget en oversikt.
Dokumentmapper bør plasseres i strengegreit. I selve rommet er det nødvendig å opprettholde en optimal temperatur og lav luftfuktighet, og også unngå direkte sollys. Racks bør rengjøres regelmessig for støv, og rom med dokumenter skal behandles fra gnagere og andre skadedyr.
Ødeleggelse av personlige dokumenter
Til tross for langtidsoppbevaring, dokumenterpersonell kan bli ødelagt. Før denne prosedyren finner det sted et møte i en spesiell kommisjon, som samlet avgjør den videre skjebnen til personlige dokumenter.
Ødeleggelse skjer alltid strengt i henhold til beholdningen, i nærvær av alle medlemmer av kommisjonen. Dette kan være forbrenning, ødeleggelse ved sliping, pressing og andre metoder.
Sammensetningen av personlige dokumenter er mangesidig og variert. Ansatte i personaltjenester og ledelse av bedrifter bør vite hvordan de skal lage, lagre og ødelegge dem på riktig måte.
