Organisering av arbeid med personaldokumenterhar en spesiell innvirkning på kvaliteten på funksjonen til ledelsesapparatet, samt dannelsen og arbeidskulturen til de ansatte. Jo mer profesjonelt arbeidet utføres, jo mer vellykket virksomheten til bedriften som helhet.
Intern dokumentflyt for enhver bedriftinkluderer ulike aktiviteter for utarbeidelse, vedlikehold, fylling, kopiering, overføring av forretningsinformasjon. Som praksis viser, bruker omtrent sytti prosent av all tid de ansatte bruker på disse arrangementene. Det skal sies at organiseringen av arbeidet med dokumenter blir stadig viktigere. I dag regnes denne aktiviteten som en av hovedfaktorene i konkurransen til en moderne bedrift.
Organisering av arbeidet med dokumenter innebæreren spesiell tilnærming til mottatte og behandlede forretningsdata, koordinering av prosesser for dannelse og endring av formidling av informasjon. Kompetent organisering av arbeid med dokumenter reduserer søketiden, øker nøyaktigheten, dataenes aktualitet og eliminerer overflødighet.
Med tanke på mange års praksis er det utviklet tre hovedtyper av arbeid med dokumentasjon: blandet, desentralisert og sentralisert.
Sistnevnte form gir konsentrasjonen rekke tilgjengelige strukturerende operasjoner som drives av en enkelt forretningsenhet. En slik enhet kan være en generell eller personalavdeling, et kontor osv. En person, som er sekretær, kan også utføre journalføring. Uansett vil ansvaret til en avdeling eller en ansatt inkludere gjennomføring av en hel syklus av aktiviteter for behandling av dokumenter fra mottakstidspunktet til overføring til arkivavdelingen. Disse aktivitetene involverer mottak, behandling av forretningsinformasjon, registrering, lagring, kontroll over utførelse, sending, referanse og informasjonsoperasjoner, systematisering før overføring til arkivet.
Sentralisert organisering av arbeidet med dokumenteransett som den mest rasjonelle, og i denne forbindelse og mer å foretrekke. Dette gjelder spesielt i små bedrifter. Når du bruker denne metoden for å organisere dokumentasjon, reduseres kostnadene for informasjonsbehandlingsaktiviteter betydelig. I tillegg forbedres organisasjonen av ansattes arbeid betydelig. Med denne formen for organisering av dokumentflyt fungerer kontorutstyr mest effektivt, enhet oppnås i metodiske og ledelsesmessige aktiviteter knyttet til prosessering av dokumentasjon.
Det motsatte av et sentralisert system erdesentralisert ordning. I dette tilfellet dannes en egen tjeneste for arbeid med dokumentasjon for hver avdeling. I disse enhetene utføres alle operasjoner autonomt. Et desentralisert system er mer typisk for institusjoner og organisasjoner som er preget av et territorielt fragmentert apparat. I tillegg er dette arbeidssystemet også egnet for de bedriftene der dokumentasjon er preget av en viss spesifisitet (for eksempel er det behov for å sikre beskyttelse av informasjon).
Den vanligste formen i mellomtidener et blandet system. I dette tilfellet utføres en viss del av all operasjon (som regel for mottak og behandling av sendte og mottatte dokumenter, lagring, replikering) i den sentrale enheten. Samtidig i virksomhetens strukturelle avdelinger utføres aktiviteter med utskrift (oppretting), organisering, lagring og forberedelse for levering til arkivet.
Valget av en eller annen ordning for arbeid med dokumentasjon utføres i samsvar med strukturen til bedriften selv.
