Jebkura uzņēmuma darbplūsma ir dažāda rakstura dokumentu kolekcija, kas sistematizēta noteiktā veidā. Viens no dokumentiem ir memorands.
Dokumenta vispārīgie raksturlielumi un mērķis
- Pēc darbinieka iniciatīvas.
- Uz rokasgrāmatas norādījumiem.
Jebkurā gadījumā šāds papīrs saturdetalizētu informāciju par konkrētu, atsevišķu jautājumu. Būtībā tas ir darbinieka viedoklis, kas izteikts rakstiski. Ir gadījumi, kad vadītājam, lai pieņemtu lēmumu, jāzina savu padoto apsvērumi par lietas apstākļiem. Tad darbiniekam ir pienākums sastādīt argumentētu atbildi un noslēgumā pievienot savu personīgo viedokli konkrētu priekšlikumu un ieteikumu veidā. Attiecīgi šāda piezīme kļūst par konkrētas personas privātu viedokli.
Nevajag sajaukt
Veikts, lai apkopotu šo vai todokumentā, jums ir jāzina precīzi, kas jāsniedz. Daži darījumu korespondences veidi ir ļoti līdzīgi viens otram, un tos var viegli sajaukt. Piemēram, biznesa piezīmes ir trīs veidu: oficiāls, ziņojums un paskaidrojums. Tajā pašā laikā starp tām ir trīs būtiskas atšķirības, kas neļauj zinošai personai izdarīt šo kļūdu. Šie dokumenti atšķiras:
viens.Pēc adresāta, tas ir, tā, kuram tie ir paredzēti. Atšķirībā no dienesta piezīmes, paskaidrojuma raksts tiek uzrakstīts uz tiešā vadītāja vārda, turklāt piezīmi var noformēt tieši uzņēmuma direktoram.
2.Par uzrādītās informācijas tēmu un semantisko slodzi. Paskaidrojošā tēma ir skaidra tieši no nosaukuma. Ierēdnis ir daļa no biznesa korespondences starp uzņēmuma struktūrvienībām. Pārskata tēma var būt atšķirīga:
- periodiska ziņošana;
- vienreizēja informācijas sniegšana par interesējošu jautājumu.
3.Ja ierēdnis un paskaidrojums ir paredzēts izmantošanai uzņēmumā, tad piezīme var būt gan iekšēja, gan ārēja. Pirmajā gadījumā tas ir paredzēts uzņēmuma direktoram, bet otrajā - augstākai iestādei.
Kad dokuments ir sastādīts
Memo ir obligāts pasākums.Tas tiek sastādīts, kad pašreizējā situācija nonāk ārpus kontroles un uzņēmumam draud ar nopietnām nepatikšanām. Citiem vārdiem sakot, lietu stāvoklim jābūt kritiskam. Šajā brīdī darbinieks pievērš informāciju vadības uzmanībai un sīki izklāsta viņam zināmos faktus. Tas varētu būt drauds plāna izpildei vai paredzamās peļņas saņemšanai. Dokumenta mērķis ir pievērst vadītāju uzmanību radušajai problēmai un mēģināt labot radušos situāciju. Katrs speciālists savā veidā izklāsta situācijas risinājumu. Piezīmē viņš sīki apraksta savu versiju un izklāsta savus apsvērumus par šo partitūru. Informācijas uztveres ērtībai šis dokuments tiek sastādīts pilnīgi brīvā formā. Šis stils ļauj pilnīgi jebkuram darbiniekam izteikt savu viedokli par konkrētu, atsevišķi izskatītu jautājumu, nebaidoties, ka citi viņu nesapratīs.
Iemesli dokumenta noformēšanai
Tam var būt vairāki iemeslitika sastādīts memorands. Protams, jūs varat izveidot paraugu vai unikālu veidni visiem iespējamiem gadījumiem. Bet jebkurā gadījumā ir nepieciešams individuāls pasniegšanas veids. Iemesli var būt ļoti dažādi:
- kavēšanās uz darbu;
- kavējumi;
- pienākumu neizpilde;
- konflikts starp darbiniekiem;
- pārbaudes rezultātu prezentācija;
- informācijas paziņošana par pieļauto kļūdu;
- plānotā uzdevuma izpildes traucējumu draudi;
- informācija par nepieņemamu darbinieku rīcību.
Ir daudz iemeslu, un katrs no tiem prasaindividuāla pieeja un īpašas procedūras. Saņemot informāciju no pirmās puses, priekšniekam tā ir rūpīgi jāizpēta un jāpieņem kompetents lēmums. Bieži vien ir nepieciešams iegūt papildu informāciju no citiem problēmas dalībniekiem. Viņiem būs jāsniedz vadībai paskaidrojumi par uzdoto jautājumu.
Ja kāds ir kaut ko pārkāpis
Ražošanas pārkāpumi nav nekas neparasts.Bez tiem darba process un komunikācija starp cilvēkiem nav iespējama. Visbiežāk ir memorands par darba disciplīnas pārkāpšanu. Darbinieku uzvedība darba vietā vienmēr ir neskaidra. Jebkura novirze no vispārpieņemtās normas parasti tiek uztverta kā pārkāpums, un tā tiks attiecīgi sodīta. Tikai uzņēmuma vadītājam ir tiesības uzlikt sodu, tāpēc pārējie darbinieki, ieskaitot tiešo vadītāju, var viņu informēt tikai par notikušo un piedāvāt savu ietekmes variantu nolaidīgam kolēģim. Šādas piezīmes sastādīšanas algoritms ir šāds.
- Dienesta vai nodaļas nosaukums. Norādīts lapas augšējā kreisajā stūrī.
- Adresāts (uzņēmuma vadītājs). Norādīts augšējā labajā stūrī.
- Dokumenta nosaukums. Tas ir rakstīts tieši zem lieliem burtiem no sarkanās līnijas.
- Dokumenta numurs.
- Sastādīšanas vieta.
- Nosaukums.
- Dokumenta teksts: pilns nosaukums un likumpārkāpēja nostāja, pārkāpuma datums, pārkāpuma veids, incidenta cēlonis, ierosinājums atgūšanai.
- Amats, pilns vārds un darbinieka, kurš noformēja dokumentu, paraksts.
Ja kolēģis ir vainīgs
Paziņojums darbiniekam var būtsastādījis vadītājs vai kolēģis. Visbiežāk tā sagatavošanas cēloņi ir negatīvi: pārkāpumi, nepareiza rīcība, necienīga izturēšanās. Šajā gadījumā piezīmes mērķis ir norādīt notikušā faktu un novērst tā atkārtošanos nākotnē. Saņemot šādu dokumentu, vadītājam ir jāsaprot situācija un jāpieņem lēmums. Šajā gadījumā no viņa ir atkarīgs, vai darbiniekam tiks piemērots kāds sods vai ne.
Vai ir grūti uzrakstīt piezīmi?
Rakstīt piezīmi nav grūti.Ja nepieciešams, jūs vienmēr varat ņemt sekretāra rakstveida paraugu. Daudzi līdzīgi dokumenti iet caur viņa rokām. Galvenais ir skaidri pateikt notikušā būtību. Pēc šāda dokumenta izlasīšanas vadītājam vajadzētu būt skaidrai idejai par to, ko gribēja pateikt šī "ziņojuma" autors. Fakti ir jāapraksta hronoloģiskā secībā, soli pa solim, lai kopējais attēls veidotos skaidri un gaiši.
Lai viss būtu kārtībā
Lai informācija tiktu uzklausīta, jums jāzina, kā rakstīt piezīmi. Šāds dokuments parasti sastāv no trim galvenajām daļām.
- Šādas piezīmes rakstīšanas iemesls. Šeit ir nepieciešams skaidri izklāstīt situāciju un uzskaitīt visus zināmos faktus.
- Ierosinātāja viedoklis par notiekošo. Mums ir vispusīgi jāanalizē situācija un jāpiedāvā savs problēmas risinājums.
- Apkopojot secinājumu un konkrētus soļus.
Informācija jāsniedz, kad vien iespējamsīss un skaidrs, lai lasot adresātu nezaudētu domas. Pretējā gadījumā norādītos faktus var nepareizi interpretēt, un pieņemtais lēmums nedos vēlamos rezultātus. Tekstā nevajadzētu izteikt savus minējumus vai sagrozīt realitāti. Tas ir pretrunā ar noteikumiem. Ja rodas šāda vajadzība, adresāts pats interesēsies par sastādītāja viedokli, lai saprastu notikušo un pieņemtu galīgo lēmumu.
Darbību virkne
Darbinieks to nedrīkst darīt.Šajā gadījumā viņš zaudē pēdējo iespēju aizstāvēties. Paskaidrojuma raksts tiek nodots vadītājam pārskatīšanai. Galīgo lēmumu viņš pauž rezolūcijas veidā. Informācija nonāk personāla nodaļā, lai sastādītu pasūtījumu. Sodu pakāpi nosaka saskaņā ar likumu. Ja pārkāpums izrādījās diezgan nopietns un turklāt atkārtots, tad rezultāts var būt atlaišana no darba saskaņā ar attiecīgo pantu.
